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Cómo los campus universitarios pueden dejar de usar papel con la automatización de procesos digitales
¿Su escuela todavía utiliza documentos en papel y entregas físicas? ¿Ha planteado estas preocupaciones a sus superiores con poca promesa de cambio, pero claramente necesita pasar al formato digital en su campus universitario? Si respondió sí a estas preguntas, no está solo. Las universidades de todo el país sienten la presión de adaptarse, pero llevar a cabo tales cambios es arriesgado. De hecho, según EdTechMagazine, las industrias como la educación superior que implementan la transformación digital de TI son propensas a altas tasas de fracaso. Este obstáculo, además de los desafíos de toda la industria, está haciendo que las escuelas cierren a tasas alarmantes. Los expertos predicen que las escuelas que no se adapten tecnológicamente a las demandas de hoy no competirán con las escuelas que lo harán, o ya lo están haciendo. ¿Todavía no puede hacer que su campus universitario pase al formato digital? En este artículo, analizamos las barreras para la transformación digital, los beneficios de la automatización de procesos digitales en la educación superior, junto con las predicciones para 2020 para ayudar a convencer a su escuela de hacer el cambio.
Barreras para la transformación digital
No es ningún secreto que las universidades de todo el país enfrentan desafíos para mantener sus puertas abiertas. Entre los mayores factores que afectan a los campus universitarios hoy en día se encuentra la tasa de disminución de la matrícula. Un reciente report del National Student Clearinghouse Research Center mostró que las matrículas universitarias disminuyeron un 1,3% en otoño de 2019. Eso son 231.000 estudiantes, para que se haga una idea. Para remediar este problema, las universidades están recurriendo a la tecnología para atraer al mejor talento al campus. Herramientas como digital process automation (DPA) y plataformas de software como la gestión de procesos empresariales inteligentes (iBPM) se utilizan en otros sectores como las finanzas para ayudar a modernizar los flujos de trabajo. La educación superior está empezando a ponerse al día con estas tecnologías, adoptándolas como su solución. Pero no todo el mundo puede hacer el cambio de inmediato. Algunas barreras comunes para la disrupción digital incluyen lo siguiente:
Curva de aprendizaje de nuevas tecnologías. A medida que la tecnología mejora, los estudiantes esperan que sus escuelas se adapten. Muchas escuelas todavía operan con soluciones puntuales obsoletas y no están preparadas para manejar la curva de aprendizaje que implica la automatización inteligente.
Recortes presupuestarios. Desafortunadamente, muchas escuelas se ven obligadas a hacer ajustes drásticos debido a recortes drásticos en sus presupuestos. El coste de formar e implementar nuevo software es demasiado alto (y demasiado arriesgado) para algunas universidades.
Demasiada dependencia de sistemas heredados. No es raro que las escuelas conserven sus inversiones existentes durante años. El cambio digital es tradicionalmente lento en la educación superior. En una industria todavía en gran medida manual, el personal puede ser menos propenso a desechar soluciones heredadas por un nuevo sistema debido al coste y la resistencia al cambio.
Procesos empresariales obsoletos. No solo el software heredado en sí, sino la dependencia de métodos de trabajo manuales y basados en papel frena a muchas universidades.
¿Cómo puede la automatización de procesos digitales (DPA) ayudar a mi universidad?
Una nueva tecnología llamada automatización de procesos digitales revolucionó rápidamente las organizaciones más grandes del mundo. Es un paso adelante con respecto al software tradicional de gestión de procesos empresariales (iBPM) que se ve hoy en día. Según G2 Crowd, para que un producto cumpla con la categoría de automatización de procesos digitales, debe presentar los siguientes atributos:
Proporcionar capacidades de automatización robótica de procesos y de procesos digitales
Facilitar funciones integrales de gestión de casos
Incorporar cierto nivel de automatización inteligente
Proporcionar capacidades de desarrollo de aplicaciones y flujos de trabajo de bajo código
Los estrictos criterios anteriores significan que la DPA no solo puede automatizar flujos de trabajo manuales, sino que también puede crear intuitivamente aplicaciones y flujos de trabajo con poca intervención de código, además de utilizar la automatización robótica en el mismo producto. ¿Qué significa esto para la educación superior? La capacidad de pasar al formato digital ¡y más! Las posibilidades para que las universidades mejoren sus campus utilizando la automatización de procesos digitales son infinitas. A continuación, hemos enumerado cinco de los principales beneficios que las universidades ven al implementar una iBPM con DPA: 1. Reducción de costes. Para Lehman College, la escuela pudo ahorrar más de $20,000 al automatizar su proceso de transferencia de créditos, anteriormente manual y basado en papel, gracias a las iBPM. 2. Mejora de la experiencia del estudiante. La digitalización de los flujos de trabajo hace que todo se mueva de manera más fluida y mucho más rápida, música para los oídos de una generación nativa digital. Cuando el acceso a documentos, ayuda financiera y otras respuestas a consultas es perfecto, los estudiantes están más contentos. Esto ayuda a retener talento y atraer nuevo talento en el futuro debido a un viaje estudiantil positivo.3. Unidad de sistemas heredados. Con las iBPM y los productos DPA adecuados, las escuelas pueden centralizar sus inversiones existentes en un solo lugar. Las plataformas de automatización de procesos orquestan personas, trabajo y sistemas en una plataforma centralizada y dejan el papel atrás, preservando el dinero gastado y mejorando las capacidades de estas soluciones heredadas para que sean mejores que nunca por sí solas.4. Mayor eficiencia administrativa. ¿A quién no le gusta hacer clic en un botón y que el trabajo se haga por ellos? Eso es exactamente lo que sucede cuando la automatización de procesos ocurre para el personal universitario. Un campus universitario se convierte inmediatamente en un smart campus con flujos de trabajo digitales implementados. Su universidad hará más cosas en menos tiempo, lo que generará ahorros.5. Mejora de la coordinación interdepartamental. Una de las mejores partes de la automatización de procesos es su capacidad para mejorar la fluidez de los departamentos. Crear eficiencia en todo el campus es una de las mayores luchas de una universidad más grande. Pasar al formato digital facilitará una mayor comunicación y productividad en todo el campus, ayudando a los departamentos a trabajar mejor juntos para alcanzar los objetivos universitarios.
Educación superior en 2020
Debido a los cambios en la demografía y la cultura en torno a la educación postsecundaria en los Estados Unidos, las universidades deben anticipar las consecuencias inevitables del cambio. Expertos financieros de Bloomberg dicen que las tasas de inscripción en el jardín de infancia han ido disminuyendo constantemente desde 2014, la segunda mayor caída después del baby boom. ¿Qué significa eso para las universidades? Para 2026, las universidades comenzarán a sentir los efectos de la disminución de las tasas de natalidad y de inscripción escolar. Otro dato interesante es que, si bien se prevé que las tasas de inscripción en colegios comunitarios y en instituciones de educación privada disminuyan rápidamente en los próximos años, la inscripción de las universidades de élite se mantiene igual. Esto se debe en gran medida al viejo dinero de la inscripción intergeneracional, la investigación y las universidades de la Ivy League que obtienen amplias fuentes de financiación, y la continua atracción de estudiantes debido a su prestigioso estatus.
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(Sourced from Bloomberg) Tenga en cuenta que estas universidades también necesitarán actualizar tecnológicamente sus sistemas debido a los desafíos de la industria, pero es mucho más probable que sobrevivan gracias al apoyo financiero, donantes privados y financiación pública (ya que muchas lideran la investigación mundial en medicina e inteligencia artificial).
Summary
Si bien las barreras para la disrupción digital son válidas y rampantes, los beneficios son increíbles. Las universidades que adoptan la tecnología de automatización de procesos pueden esperar ver ahorros de costes, mayor eficiencia operativa, personal más feliz y una mayor retención y atracción de estudiantes. Pasar al formato digital ofrece a las universidades la oportunidad de seguir siendo competitivas ante las inminentes demandas de la industria. Si su universidad todavía está indecisa sobre hacer el cambio, considere las valiosas ventajas anteriores para ayudar a su junta a tomar la decisión correcta.
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