Muchas organizaciones creen que la gestión de documentos (DM) y la gestión de registros (RM) requieren los mismos procesos. Sin embargo, existen diferencias clave. Un el sistema de gestión de documentos está diseñado para facilitar la funcionalidad de los documentos vivos, que puede tener versiones. Hay varios estados de un documento, como borrador, enrutado para aprobación, aprobado y más. Con el sistema de DM adecuado, puede revisar y aprobar documentos y publicarlos para uso digital. Por otro lado, puede retirar un documento. Por lo tanto, está obsoleto y se llama registro o entidad estática. Un sistema de gestión de registros gestiona documentos o registros obsoletos, a veces también se les llama entidades no vivas. Se almacenan y atribuyen. Según las políticas de retención, puede destruirlos permanentemente. Un sistema de RM y DM necesita que los usuarios finales busquen, recuperen y vean contenido. Como puede ver, existen diferencias fundamentales y, al mismo tiempo, algunas superposiciones. A continuación, se muestra una lista de diferencias a considerar al expandir sus sistemas de RM y DM:
Gestión de documentos
La gestión de documentos rastreará el proceso del documento desde la creación hasta la finalización para garantizar la responsabilidad y la transparencia. También puede automatizar tareas como el enrutamiento, la aprobación y el aseguramiento de la calidad. Los pasos esenciales se describen a continuación, que incluyen:Creación: La versión inicial de un documento se crea a partir de una plantilla en blanco.Redacción: Un contribuyente crea el contenido del documento, que puede incluir texto escrito, formato, hipervínculos, formato y otros elementos basados en documentos. El proceso también puede incorporar varios contribuyentes que pueden trabajar sin sobrescribir otras contribuciones.Check-out y check-in: Un solo contribuyente puede hacer check-out del documento, mientras que otros usuarios tienen privilegios de "solo lectura". Una vez que el usuario ha logrado su objetivo, el documento se vuelve a registrar para que otro contribuyente lo haga check-out. Cada vez que un documento se registra y se actualiza, se crea una versión reciente con un seguimiento de los cambios realizados entre cada versión. Si una actualización realizada no funciona para el equipo, pueden revertir el documento a una versión anterior. Varios usuarios pueden trabajar en un documento en paralelo con bloqueos internos a nivel granular. Por ejemplo, dependiendo del sistema, se puede bloquear un documento a nivel de párrafo. Los documentos complejos pueden requerir un ensamblaje que incluya términos y condiciones para utilizar y revisar el documento. Dependiendo del documento, puede insertar un proceso de aprobación formal con una firma. Los contratos son un ejemplo. En otros casos, un documento se aprueba publicándolo sin necesidad de una aprobación formal. Un editor puede revisar el contenido en busca de ortografía, gramática, fluidez, información y más. El sistema de DM puede tener reglas de negocio que asignan un rol a un editor para completar una revisión antes de tomar los siguientes pasos. Después de la revisión, el creador del contenido puede realizar cambios adicionales. Después de que un documento ha pasado por cada paso, puede almacenarlo en un repositorio para que los usuarios finales accedan a él. Como resultado, un sistema de DM permite la creación de contenido con transparencia y responsabilidad.
