¿Cómo mejoran los chatbots de IA sus flujos de trabajo existentes?
Hay tantos procesos comerciales que gestionar y tantas tareas que gestionar en un día determinado. Dirigir un negocio, grande o pequeño, es un desafío inmenso. Afortunadamente, puedes usar chatbots para ayudar con el servicio al cliente, nutrir leads, gestionar y automatizar procesos internos, y más. Ya sea Spotify o Sephora, un número creciente de marcas están aprovechando el potencial que ofrecen los chatbots. Lo mejor de todo es que los chatbots están en gran medida automatizados, por lo que puedes ejecutar todo lo anterior sin gastar recursos adicionales.
¿Por qué chatbots?
Los chatbots son potentes herramientas impulsadas por IA que pueden ayudar automáticamente a prospectos y clientes y ayudarte a gestionar tus procesos internos. Además, los chatbots se pueden conectar a plataformas de mensajería existentes. Si un cliente envía una pregunta o solicitud a tu organización en Facebook, el chatbot puede responder a la consulta sin necesidad de escalarla a tu equipo de éxito del cliente. Del mismo modo, los chatbots pueden recordar automáticamente a los empleados eventos importantes (como una reunión) o ayudarles a gestionar procesos de negocio y proyectos. Echemos un vistazo a algunas de las ventajas clave de usar un chatbot para mejorar los flujos de trabajo existentes.
Reduce la carga de tu equipo de atención al cliente: Los chatbots se pueden utilizar para responder preguntas, lo que significa que tu equipo de atención al cliente tiene una tarea menos que gestionar. Muchos equipos de atención al cliente luchan por mantenerse al día con el diluvio de preguntas que llegan cada día. A menudo, muchas de las preguntas son simples, como “¿Qué métodos de pago aceptan?” El chatbot adecuado puede responder a tales preguntas con facilidad. Esto permite que tu equipo de atención al cliente se centre en problemas más complicados, como quejas de clientes, pedidos perdidos y similares.
Optimiza tus procesos internos: Muchas empresas utilizan chatbots para asegurarse de que sus procesos comerciales internos sean más eficientes. Los chatbots pueden administrar calendarios, buscar documentación e incluso facilitar la gestión de activos, como las redes sociales. Los departamentos de RR. HH. también están utilizando chatbots para manejar solicitudes internas. Los gerentes pueden usar bots para enviar mensajes y supervisar al equipo.
Responde a las solicitudes más rápidamente: Los chatbots se pueden configurar para responder a solicitudes y preguntas en cuestión de segundos. Si un cliente envía una pregunta o hace una queja, puedes responder de inmediato, demostrando que estás escuchando. Del mismo modo, si un empleado tiene preguntas sobre políticas de RR. HH. o necesita un documento específico, un chatbot puede ayudar en la búsqueda.
Aumenta la interacción con clientes y empleados: Muchos chatbots están programados para ser juguetones y amigables con sus clientes. Si uno de tus empleados usó el chatbot para localizar un documento y en respuesta el chatbot dice “¡es genial!”, puedes programar el chatbot para responder con “¡tú también eres genial!”. Pequeñas cosas como estas pueden mejorar la moral de clientes y empleados por igual.
Recopila datos y perspectivas: Vivimos en un mundo impulsado por los datos. Las mejores empresas recopilan datos de tantas fuentes como sea posible, tratando de descubrir información clave. ¿Un documento técnico en particular fomenta las inscripciones? ¿Un mensaje de ventas específico está disfrutando de una alta tasa de conversión? Los chatbots también pueden generar datos de usuario, como el comportamiento de compra, quejas comunes y más.
Mantente operativo 24/7: Según el Informe de Chatbots de 2018, el 64% de los encuestados informaron que el servicio 24 horas era la mejor característica del chatbot. Muchas empresas operan ahora a nivel mundial, pero las diferentes zonas horarias pueden ser un problema de gestionar. Del mismo modo, incluso los clientes de una misma área tienen horarios muy diferentes. Algunos pueden ser nocturnos, otros madrugadores. Los chatbots funcionan 24/7, lo que significa que tu empresa también lo hace.
Logra todo lo anterior mientras ahorras dinero: Los chatbots te ayudarán a reducir cargas de trabajo, aumentar conversiones y mejorar la satisfacción del cliente, entre otras cosas. Y al automatizar el trabajo y reducir la cantidad de tiempo que tu personal tiene que dedicar a manejar tareas, podrás ahorrar dinero.
¿Perderé el contacto con clientes y empleados?
Algunas empresas temen que al usar chatbots, pierdan el contacto con sus clientes e incluso con sus empleados. Si reemplazaras a todo tu departamento de atención al cliente, podrías perder el contacto con los clientes. Del mismo modo, si los gerentes dejan de interactuar con los empleados y dependen completamente de los chatbots, podrían perder el contacto. Sin embargo, las empresas inteligentes no están utilizando chatbots para reemplazar personal y departamentos, sino para asistirlos. Si los empleados dedican menos tiempo a preocuparse por su calendario y próximos eventos porque un chatbot se mantiene al día, pueden centrarse en el trabajo de valor añadido. Del mismo modo, si tu departamento de atención al cliente no tiene que gestionar solicitudes sencillas, pueden trabajar directamente con clientes que se enfrentan a desafíos más complejos. Cuando utilizas chatbots, el resultado final serán clientes más felices y empleados más productivos.
Entonces, ¿cuándo se utilizan los chatbots?
Hay varios escenarios diferentes en los que los chatbots entran en juego:
Responder a mensajes de clientes
Proporcionar documentación, como informes de investigación
Tomar y rastrear datos de contacto,
Proporcionar detalles sobre el estado del pedido, el estado del proyecto, etc.
Mensajería a clientes después de un pedido o ticket de queja
Enviar recordatorios a los empleados sobre plazos importantes
Los chatbots están siendo adoptados por muchas de las marcas más grandes y empresas más competitivas. Si bien la tecnología, y en particular la IA que potencia los chatbots, está evolucionando, la tecnología está probada. Tus clientes disfrutarán de una mejor experiencia y tus procesos comerciales serán más eficientes. Lleva tiempo configurar correctamente un chatbot, pero el tiempo invertido se recompensa bien.
En conclusión
Debería estar claro a estas alturas, los chatbots ahorran tiempo y dinero al tiempo que mejoran los flujos de trabajo existentes, la experiencia del cliente y la productividad de los empleados. A medida que los mercados evolucionan, las empresas que no adoptan chatbots corren el riesgo de quedarse atrás de la competencia. Escrito por: Katherine Manning
