Cómo está cambiando la educación gracias a la hiperautomatización
Los beneficios de la automatización para los colegios y universidades —eficiencia, ahorro de costos y una trayectoria estudiantil ganadora— han despertado un aumento en el apetito de la educación superior por la tecnología automatizada. Los administradores están en una búsqueda interminable de nuevas oportunidades de automatización, impulsando un cambio de mentalidad específico conocido como hiperautomatización. La hiperautomatización, también conocida como automatización inteligente o automatización de procesamiento inteligente (IPA), va más allá de simplemente corregir procesos manuales repetitivos. En cambio, la hiperautomatización es la infusión consciente y a gran escala de tecnología de automatización en cada paso que sustenta las operaciones del campus. Aquí hay siete tecnologías que impulsan este cambio:
Plataformas de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) con Flujos de Trabajo de Automatización
Plataformas de Integración (iPaaS)
Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático
Herramientas de Mapeo de Procesos
Plataformas sin código o con código bajo
Ya sea extrayendo números de solicitudes de ayuda financiera o cámaras en el aula que miden si los estudiantes están eufóricos o agotados por los cursos, la hiperautomatización ayuda a las universidades a procesar más datos y aprovecharlos de formas nuevas y convincentes. La hiperautomatización puede liberar a los educadores de la ardua documentación administrativa e inyectar al proceso de admisión información que un equipo de humanos nunca tendría la capacidad de recopilar. En esencia, la hiperautomatización ayuda a las escuelas a utilizar mejor los datos para crear nuevas oportunidades que empoderen al personal docente y dinamicen la experiencia de los estudiantes.
7 Tecnologías de hiperautomatización utilizadas en la educación superior
Los sistemas anticuados crean muros invisibles entre departamentos. Cuando las plataformas de admisión no pueden comunicarse con el software de ayuda financiera, esto aumenta el trabajo pesado para los humanos, que deben servir como conexión entre los dos. El personal asume tareas como copiar y pegar datos entre dos aplicaciones de software, entregar formularios de un lado a otro para firmar o activar acciones manualmente como permitir la inscripción a clases una vez que un estudiante paga la matrícula. La hiperautomatización reduce la pesada carga administrativa al eliminar la necesidad de un puente humano entre los sistemas y permite que las tecnologías interactúen entre sí libremente. Exploremos algunas de las principales tecnologías de hiperautomatización que respaldan los cambios radicales en la forma en que se administran las universidades.
El procesamiento inteligente de documentos permite que el software analice y organice contenido no estructurado. Este tipo de contenido no sigue una plantilla precisa como lo hacen los documentos estructurados. Un ejemplo de contenido estructurado es un formulario de solicitud que siempre contiene la fecha de nacimiento de un estudiante en el mismo campo confiable, en el formato 31/01/2003. Ese no es el caso en un correo electrónico. La fecha de nacimiento de un estudiante podría estar enterrada en algún lugar entre una maraña de oraciones, escritas como 31 de enero de 2003. IDP ayuda a las computadoras a comprender información que existe de manera más vaga. Las universidades utilizan IDP para “leer” contenido no estructurado como correos electrónicos, imágenes, archivos PDF y documentos escaneados. El software puede utilizar los datos para completar hojas de cálculo, validar entradas, completar plantillas o tomar decisiones rápidas en áreas como:
Revisión de transcripciones estudiantiles
GPA calificados para la posición atlética
Evaluación de los requisitos de admisión
Facturación
Informes de gastos
Automatización robótica de procesos (RPA)
Automatización robótica de procesos (RPA) es un maestro seguidor de reglas. Puede procesar datos estructurados y seguir un conjunto de reglas sobre cómo manejarlos. La mayor competencia entre los estudiantes entrantes ha presionado a las universidades para que eleven los estándares, lo que ha resultado en más puntos de datos entrantes por estudiante. RPA puede extraer datos de aplicaciones como GPA, puntajes de exámenes y actividades extracurriculares para ayudar al personal docente en la toma de decisiones. Para algunas instituciones de educación superior, el único límite en la cantidad de solicitudes que pueden aceptar es la cantidad de personal que tienen disponible para revisarlas. Ernst & Young estima que al utilizar RPA en admisiones, los colegios y universidades pueden respaldar un Aumento del 250% en el volumen de solicitudes. ¿dónde más encontrarás RPA en educación superior?
Presentación autónoma de solicitudes y anexos
Evaluación de solicitudes de ayuda financiera
Programación de cargas de cursos
Determinar si se cumplen los requisitos de graduación
Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Las universidades están repletas de procesos manuales basados en papel. Un informe reveló que los profesores de educación superior dedican el 30% de su tiempo a Trabajo ocupado no relacionado con la experiencia del estudiante. Las tareas mundanas no sólo son difíciles de realizar; también limitan el tiempo que los administradores tienen para centrarse en las necesidades de los estudiantes. Los flujos de trabajo automatizados separan al personal docente de estas tareas que consumen mucho tiempo y las organizan en una secuencia de tareas realizadas por trabajadores digitales. Los formularios ya no languidecen en la carpeta de tareas pendientes del escritorio de alguien, sino que existen digitalmente, por lo que son totalmente rastreables durante todo su proceso de aprobación. Las mejores universidades están utilizando ProcessMaker para la automatización del flujo de trabajo para ayudar a gestionar procesos como:
Desarrollo del personal
Solicitudes de ayuda financiera
Recaudación de fondos para exalumnos
Registrarse para clases
Marketing para futuros estudiantes
Evaluación de solicitudes de adición o eliminación
Plataformas de integración
iPaaS es un conjunto de tecnologías que vinculan varias herramientas que no son producidas por los mismos proveedores: como un CRM, herramientas de recaudación de fondos o servicios financieros. Así como un traductor ayuda a dos personas que hablan idiomas diferentes a comunicarse, los proveedores de iPaaS ayudan a conectar sistemas inconexos para que puedan compartir datos y realizar acciones coordinadas. Por ejemplo, una aplicación que los futuros estudiantes pueden usar para programar entrevistas con ex alumnos, usando iPaaS, puede conectarse con una nueva plataforma que agrega notas posteriores a la reunión a una aplicación y ayuda a sopesar los resultados.
Inteligencia artificial y aprendizaje automático (ML)
Estas dos herramientas pueden ayudar a los educadores a tomar decisiones más rápidamente y considerar información que sería demasiado exigente para que los humanos la evaluaran. El El Wall Street Journal destaca un departamento que florece con oportunidades para inteligencia artificial: admisiones. Utilizando IA, las universidades pueden examinar puntos de datos que existen fuera de una aplicación. El software puede evaluar una variedad de factores para sopesar el interés genuino de un estudiante en asistir a esa escuela. Por ejemplo, las herramientas de inteligencia artificial pueden calcular cuántas veces un posible estudiante hace clic en enlaces de correo electrónico, con qué rapidez responde a una invitación a una entrevista en persona o si confirmó su asistencia a un mezclador pero no asistió. Los modelos de IA pueden infundir al proceso de solicitud estos comportamientos más matizados para medir la probabilidad de que un estudiante se inscriba. Los modelos de IA también pueden presentar a los estudiantes horarios de cursos sugeridos y recomendar especialidades adecuadas. Algunas universidades utilizan IA para predecir qué estudiantes podrían abandonar los estudios y por qué, para que los administradores puedan intervenir con medidas correctivas como asesoramiento o ayuda financiera adicional.
Herramientas de Mapeo de Procesos
Comprender cómo fluyen los datos en toda la universidad es una de las piedras angulares de una estrategia de hiperautomatización eficaz. Herramientas de mapeo de procesos Ayudar a los profesores a comprender la ruta que sigue la información para llegar del punto A al punto B, de modo que puedan crear flujos de trabajo más efectivos y libres de redundancias y cuellos de botella.
Plataformas sin código o con código bajo
En el pasado, preparar un correo electrónico de marketing animado solía requerir una habilidad especial para codificar HTML. Ahora, puedes usarlo Plataformas sin código y de código bajo para arrastrar y soltar imágenes, vídeos y bloques de texto con unos pocos clics. El concepto es ahora una parte clave de aplicaciones más complejas, lo que reduce la necesidad de lenguajes de programación como Java y PHP. Puede apilar acciones de software como bloques para crear sus propios flujos de trabajo de pago y cadenas de aprobación sin experiencia avanzada en codificación.
Estado de vacunación
Recopilar tareas de forma remota
Implementar chatbots
Equipos o herramientas para reservar salas de estudio
