Hace casi 2000 años los chinos inventaron el papel. En la década de 1440, Gutenberg inventó la imprenta, una de las invenciones definitorias de la humanidad. Antes de la imprenta, los europeos escribían en pergamino hecho de piel de animal, lo que era un proceso muy lento y costoso. Dado que el pergamino era tan caro, solo unos pocos sabían leer y escribir. Pero la imprenta permitió la producción en masa de productos de papel, lo que los hizo fácilmente disponibles para el público. Pero la gente siempre pensó que el uso del papel vería su fin. A finales del siglo XIX, Thomas Edison predijo que habría una oficina sin papel, pero pensó que las notas de oficina se grabarían en sus cilindros de cera. Pero en la década de 1970, con la invención de la computadora, el uso del papel en realidad se disparó, gracias a la impresora. El papel de todas las copiadoras, faxes e impresoras de Estados Unidos creó suficientes hojas de papel para cubrir todo el país cada 5 años. ¿Fue la oficina de papel realmente una predicción que vería la luz del día? No fue hasta 2013 que la idea de una oficina sin papel volvió a ser una posibilidad gracias a la distribución digital. Lo digital le está haciendo al papel lo que el papel le hizo al pergamino con la ayuda de la imprenta. Haciendo que el intercambio de ideas e información sea más rentable, especialmente cuando se trata de la oficina. En este artículo, exploraremos cómo pasar a lo digital aumenta la eficiencia de los empleados y reduce los costos generales.
¿Por qué pasar a lo digital?
Hay muchos beneficios en pasar a lo digital. Pasar a lo digital ofrece a los usuarios mejor seguridad y copias de seguridad, mayor eficiencia y una menor huella de carbono. Mayor eficienciaCon el negocio adecuado software de gestión de procesos y flujos de trabajo implementados, un sistema totalmente digital puede reducir significativamente los errores humanos. Un gran ejemplo se puede ver con los formularios que se escanean y procesan digitalmente en lugar de que alguien los ingrese en una base de datos. Los bancos están viendo un gran beneficio al pasar a lo digital. American Banker informa que un banco que cambió a un proceso totalmente digital ha visto una reducción significativa en los errores, “los errores han disminuido tanto que departamentos enteros que solían dedicarse a corregir errores y llamar a esos clientes para reparar errores han sido desmantelados y los representantes se están reubicando en otros trabajos”. Otro beneficio de pasar a lo digital es que los documentos ahora se pueden buscar fácilmente desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Adicionalmente, puede ayudar a las empresas a crear datos altamente estructurados que pueden alimentar algoritmos de aprendizaje automático que pueden mejorar los procesos comerciales. El personal también puede compartir archivos fácilmente con solo hacer clic en un botón. han demostrado que viajar más de 10 millas (aprox. 16 km) de ida y vuelta al trabajo se asocia con niveles más altos de azúcar en sangre. Ese mismo informe encontró que ese mismo trayecto de 10 millas también se asocia con niveles más altos de colesterol, depresión y ansiedad. Una oficina sin papel permite a los empleados acceder a archivos digitales dondequiera que haya una conexión a Internet. Esto conduce a una reducción de los desplazamientos y a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que resulta en un personal menos estresado. Tener archivos en papel significa tener que acarrear documentos que deben colocarse y archivarse en voluminosos archivadores. La gestión de archivos y papel es una tarea tediosa que no proporciona mucha satisfacción a los empleados. Un estudio de Harvard Business Review encontró que cuando los empleados dejaban tareas tediosas y meniales y abrían sus horarios para un trabajo de mayor valor, eran más productivos y, en algunos casos, sus ventas aumentaban.Pasar a lo digital significa mejor seguridad y copias de seguridad. Con los datos importantes guardados en la nube, las empresas no necesitan preocuparse por archivos en papel extraviados y/o dañados. El almacenamiento en la nube tiene fuertes salvaguardias para proteger la privacidad y el cumplimiento normativo. En promedio, un , madera y otros productos hechos de árboles. Esto equivale a aproximadamente 2.000.000.000 de árboles al año. La cantidad de madera y papel que desechamos cada año es suficiente para calentar 50.000.000 de hogares durante 20 años. Al eliminar la necesidad de papel en la oficina cada año, el 2.5 árboles, 938 galones de agua, 56 galones de aceite, 595 kilovatios de energía y 12.15 pies cúbicos de espacio de vertedero. Si bien el papel no desaparecerá pronto, pasar a lo digital puede no ser solo una opción para las organizaciones líderes muy pronto. Los millennials son ahora la mayor parte de la fuerza laboral y han identificado la sostenibilidad como un valor importante en su entorno de trabajo. Tómese el tiempo para observar su organización en su conjunto y planifique apoyar un entorno que fomente el paso a lo digital. Al final, pasar a lo digital tiene muchos beneficios tanto para las organizaciones como para los empleados.
