Cómo el mapeo de procesos mejora cada nivel de su organización
“Si no estás constantemente repensando lo que estás haciendo y tratando de adoptar tecnologías disruptivas —disruptivas, es decir, para ti mismo— serás interrumpido y desaparecerás”. Estas son las sabias palabras de Barry Appelman, ex Jefe de Desarrollo de Servidores en AOL. Barry ayudó a liderar el desarrollo y la expansión del infame AOL Instant Messenger, conocido por sus muchos fanáticos simplemente como “AIM”. En ese momento, AIM era considerado ridículo por los altos ejecutivos. Barry y su equipo recibieron muchas críticas, y la alta dirección y los inversores estaban preocupados por la “canibalización”, o la idea de dispararse en el pie con un producto increíble que vale mucho dinero comercializado gratis. “Si no te canibalizas a ti mismo, en tecnología, estás condenado. Alguien más lo hará”, dijo Barry a InVision. Firme en su creencia, Barry y sus seguidores a su alrededor revolucionaron la cultura de Internet tal como la conocemos hoy. En su apogeo, CRN informó que AIM tenía 36 millones de usuarios en todo el mundo. La visión de Barry resuena fuerte y clara no solo en la tecnología, sino en todas las industrias. Nos recuerda a Blockbuster yendo a la quiebra gracias a Redbox, y más tarde a Netflix. Toys R’ Us, una vez el minorista más grande de los Estados Unidos, ahora está en bancarrota. Estos casos les suceden a las empresas que no logran innovar sus procesos internos o la forma en que funciona un negocio desde adentro. La falta de reconocimiento de la dirección cambiante de la industria resulta en altos costos, disminución de ingresos, una caída en la experiencia del cliente y pérdida de oportunidades debido a un mercado volátil y competitivo, muy parecido a las empresas mencionadas anteriormente. ¿Cómo puede su organización mantenerse a la vanguardia de la competencia y mejorar su salud organizacional general? La clave está en el mapeo de procesos.
Gráfico lúcido define un mapa de procesos como “una herramienta de planificación y gestión que describe visualmente el flujo de trabajo. Usando software de mapeo de procesos, los mapas de procesos muestran una serie de eventos que producen un resultado final”. El término “mapa de procesos” también se conoce más comúnmente como un diagrama de flujo, modelo de proceso, diagrama de flujo de trabajo o diagrama de flujo de negocio, entre otros nombres similares. Esencialmente, los mapas de procesos muestran quién y qué está involucrado en un flujo de trabajo. Se pueden utilizar en cualquier negocio u organización para revelar ineficiencias o puntos débiles en los procesos de una empresa. Antes de que una empresa pueda automatizar y optimizar sus procesos, las organizaciones deben comenzar por comprender los procesos reales. Sin comprender el flujo de trabajo de un equipo, puede ocurrir una ruptura en la comunicación — un multimillonaria error para los estados de pérdidas y ganancias de la empresa, según uno Holmes Report.Los mapas de procesos pueden ayudar a su organización a comprender mejor sus procesos de negocio. Son una instantánea visual de información crítica sobre los flujos de trabajo de su negocio, lo que ayuda a sus empleados a obtener información sobre la función y el propósito de cada flujo de trabajo. Al mapear procesos, no solo ayuda a los empleados a comprender los detalles detrás de sus procesos, sino que también los empodera para reevaluar su eficiencia. Esto elimina la probabilidad de que la organización dedique demasiado tiempo a procesos rotos.
Los beneficios del mapeo de procesos
En la era de la disrupción digital, las organizaciones deben mantenerse ágiles y adaptables para seguir siendo competitivas. Para satisfacer las altas demandas del negocio, los mapas de procesos pueden mejorar una multitud de áreas para ayudar a las organizaciones a superar estos desafíos. 1. Los mapas de procesos mejoran la visibilidad Los mapas de procesos toman información confusa y dispersa sobre los flujos de trabajo y la centralizan en un área para que los usuarios la vean. La creación de mapas de procesos utilizando software de automatización de flujos de trabajo permite a las empresas crear paneles fáciles de leer para que los empleados comprendan lo que sucede dentro de un flujo de trabajo. Los empleados pueden ver todo, desde las tareas asignadas hasta el tiempo que se tarda en completarlas. Los gerentes incluso pueden profundizar para ver qué tareas se están retrasando y quién es responsable. Las notificaciones también se pueden configurar para alertar a los gerentes y empleados cuando las tareas se retrasan en sus fechas de vencimiento. Los mapas de procesos también proporcionan una representación visual del flujo de trabajo, lo que proporciona información crucial sobre información más profunda. En una plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM), los flujos de trabajo se pueden publicar, anular, registrar. También alimenta automáticamente datos a otras fuentes si es necesario para informes más detallados. Mantiene la forma en que sus empleados trabajan ordenada, accesible y en constante iteración para mejorar las ineficiencias. Si algo está roto, las plataformas de gestión de procesos hacen que esas ineficiencias sean obvias. Esto ayuda a sus empleados a corregir el rumbo rápidamente, sin la intervención del soporte de TI. 2. Puede cambiar y adaptarse rápidamente a los requisitos reglamentariosAcentuar informa que todas las empresas de todos los sectores están experimentando cambios drásticos debido a nuevas regulaciones, y hay más en vigor ahora que nunca. Específicamente para los sectores bancario, de la salud y gubernamental, el cumplimiento es un gran problema. Es obligatorio y cambia constantemente, lo que deja a las empresas que no prestan atención a los detalles en grandes problemas. Para evitar multas costosas, violaciones de seguridad o repercusiones legales, estas organizaciones han reconocido la necesidad de adoptar tecnología que les ayude a cumplir en todo momento. Los mapas de procesos ayudan a las organizaciones a realizar cambios para cumplir rápidamente con las nuevas regulaciones. Cada vez que se promulga una nueva regulación, los empleados pueden reunirse y reevaluar sus procesos existentes en su plataforma BPM. Los procesos pueden ajustarse o crearse nuevos para cumplir con los nuevos requisitos, lo que facilita la entrega al auditor que nunca antes con un sistema que el auditor puede entender visualmente. 3. Se extiende el valor de sus sistemas actuales Un beneficio interesante del mapeo de procesos es su capacidad para integrarse perfectamente en los sistemas tecnológicos existentes de una organización. Por ejemplo, digamos que una compañía de seguros tenía un proveedor anterior que era limitado en capacidad, no proporcionaba el nivel de visibilidad en toda la empresa según fuera necesario, y esas áreas débiles resultaron en tiempos de respuesta más lentos al cliente. Para una compañía de seguros, el proceso de reclamaciones generalmente experimenta el problema del tiempo de comunicación retrasado debido a una suite de gestión obsoleta y procesos basados en papel. Las plataformas de flujo de trabajo que utilizan mapeo de procesos ayudan a agregar la información en los sistemas antiguos y superponerla para proporcionar una experiencia más actualizada. La información más antigua en estos sistemas se beneficia de una mayor seguridad gracias a la tecnología actualizada, una interfaz de usuario amigable y ahorros de costos al no desechar las inversiones existentes por nuevas inversiones. Su organización continúa cosechando las recompensas de las inversiones de su presupuesto mientras automatiza las tareas a través del nuevo sistema. Las ventajas de visibilidad, responsabilidad y agilidad aún permanecen. Al implementar una plataforma de flujo de trabajo sólida y utilizar los mapas de procesos en su máximo potencial, su organización puede optimizar sus procesos internos. Mejores operaciones centrales a través de sistemas conectados mantienen su empresa ágil, flexible y en sintonía con las tendencias de transformación digital.
Una cultura más fuerte conduce a una organización más fuerte
Cambiar las actitudes existentes hacia la nueva tecnología es un desafío que casi todas las empresas enfrentan. La recompensa es alta para las organizaciones que eligen adaptarse en lugar de los mercados agresivos. Según McKinsey, “el cuartil superior de las empresas que cotizan en bolsa en la Organizational Health Index (OHI) ofrece aproximadamente tres veces los rendimientos a los accionistas que los del cuartil inferior”. Presentar el caso de la salud organizacional es fácil cuando todos están en la misma página hacia los objetivos organizacionales. Para alcanzar este estado de salud en un negocio se requiere una comprensión profunda de la forma en que cada empleado trabaja, trabaja en conjunto y trabaja hacia esos objetivos con los nuevos recursos disponibles para ellos. En este caso, el mapeo de procesos mejora directamente una organización en todos los niveles al ayudar a los empleados y a la gerencia a hacer el trabajo de manera más eficiente. Una organización puede dar grandes pasos hacia sus estrategias de crecimiento a largo plazo al eliminar el trabajo innecesario y reducir fatiga de decisión, ayudando a su empresa a tomar decisiones críticas con facilidad. La transformación digital es un proceso paso a paso, uno que requiere que todas las partes interesadas estén a bordo para mejorar la organización en su conjunto. Al trabajar juntos, todo el ecosistema empresarial funciona en sintonía, a tiempo y con mayor productividad que nunca. ¿Busca mejorar la salud de su organización con una plataforma de procesos todo en uno? Obtenga más información en www.processmaker.com.Acerca de ProcessMaker:Creador de procesos es un software de gestión de procesos de negocio y flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita que los analistas de negocio colaboren con TI para automatizar procesos de negocio complejos que conectan personas y sistemas de la empresa existentes. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuida en 35 países de cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos de negocio centrales, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
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