Desde el inicio de la pandemia de COVID-19, la estrés de adaptarse los flujos de trabajo manuales y anticuados a un entorno digital fueron sentidos tanto por educadores como por administradores. Cuando el viaje del estudiante se ve frenado por una administración de back-end lenta, los cuellos de botella resaltan oportunidades para crear una experiencia flexible y enfocada. Desde la escuela primaria hasta las experiencias universitarias, la educación necesita claramente una puesta a punto detrás de escena. La automatización de procesos robóticos (RPA) se está convirtiendo rápidamente en la herramienta elegida para automatizar flujos de trabajo anticuados y manuales hacia una cultura estudiantil digital primero. Exploremos las formas clave en que las instituciones educativas están elevando a una experiencia transparente, accesible y ágil a través de la RPA.
Por qué los flujos de trabajo heredados en educación son un gran obstáculo
La RPA aborda problemas de larga data con flujos de trabajo que persisten desde épocas antiguas según los estándares tecnológicos actuales. A simple vista, la RPA en cualquier industria se aprovecha para eliminar cualquiera de los siguientes:
- Tareas manuales
- Silos de datos
- Bottlenecks
Por ejemplo, muchos miembros del personal educativo sobrecargados todavía procesan y trasladan montañas de papeleo físico por los campus. Las solicitudes por sí solas pueden requerir aprobaciones manuales en varias fases de documentación estudiantil física, lo que roba tiempo al personal para seguir el progreso, detectar errores y conciliar discrepancias. En última instancia, las preocupaciones por el exceso de trabajo y los resultados retrasados a menudo provienen de una maraña de pasos ineficientes en muchos procesos del día a día. La RPA descarga las tareas humanas más adecuadas para máquinas automatizadas, otorgando a nuestros educadores y administradores espacio para reutilizar su tiempo perdido.
¿Cómo está interviniendo la RPA ante los desafíos en los flujos de trabajo educativos?
La automatización de procesos robóticos aumenta los esfuerzos humanos en lugar de reemplazarlos. Mientras su personal se enfoca en tareas complejas de resolución de problemas, la RPA proporciona atajos activados automáticamente dentro de sus flujos de trabajo digitales. Las reacciones sin intervención humana de la RPA, o automatizaciones, funcionan donde los humanos típicamente tendrían que:
- Puente entre sistemas dispares,
- Participar en tareas manuales monótonas o repetitivas, o
- Seguimiento del progreso de tareas y procesos.
En esencia, las acciones se realizan mientras la información se alimenta automáticamente entre el personal interdepartamental y los sistemas de trabajo para un uso flexible y en tiempo real. Lo manual se vuelve automático, y el tiempo, el enfoque y el dinero perdidos se pueden reutilizar para tareas que su personal desea completar con más frecuencia pero para las que no tiene recursos disponibles. En última instancia, la RPA ayuda a las instituciones educativas a ser digitales, visibles y ágiles.
¿Qué califica a las tareas para el uso de automatización de procesos robóticos en educación?
Las tareas que están listas para su uso en sistemas RPA suelen obstaculizar al personal humano mediante:
- Acciones repetitivas,
- Que ocurren con frecuencia,
- Requiriendo que los humanos conecten sistemas digitales, y
- Tareas de varias etapas.
Como hemos cubierto anteriormente, elegir las tareas incorrectas puede limitar el éxito de su Orquestación de RPA. Afortunadamente, tanto los flujos de trabajo académicos como los no académicos están cargados de tareas que cumplen estos criterios.
¿Qué partes de los flujos de trabajo de los educadores puede mejorar la RPA?
La RPA aborda muchos de los flujos de trabajo más pequeños en la academia que van más allá de las tareas dirigidas a los estudiantes. Los educadores equilibran una montaña de tareas por estudiante, desde verificaciones de plagio hasta el mantenimiento del plan de estudios. La RPA brinda a los educadores de todos los niveles educativos las herramientas para acelerar estas tareas con menos errores y un mínimo esfuerzo manual.
Calificaciones y Rendimiento Estudiantil
Verificación cruzada de plagio se ha simplificado con herramientas de software modernas — pero aún exige que los maestros ingresen manualmente las tareas para un veredicto por estudiante.
- La alternativa: En cambio, la RPA puede vincular la finalización de otras tareas del flujo de trabajo de calificación para activar automáticamente la etapa de verificación cruzada. Los indicadores para una mayor investigación pueden entonces activar una búsqueda de espacios abiertos en los calendarios de los profesores, y luego enviar solicitudes de citas por correo electrónico a los estudiantes relevantes.
Monitoreo del rendimiento estudiantil solo puede ser tan efectiva como la velocidad del proceso de toma de decisiones de un maestro. Si los educadores evalúan y compilan manualmente informes sobre todos sus estudiantes, las decisiones lentas seguramente seguirán.
- La alternativa: Con la RPA, los datos de todas las tareas estudiantiles gestionadas digitalmente se pueden alimentar en un solo panel en tiempo real. Los educadores son libres de segmentar su vista de las calificaciones a nivel individual, de sección y de curso. Además, las alertas de caídas de rendimiento y los boletines periódicos se pueden generar instantáneamente para su entrega automática por correo electrónico a estudiantes y padres.
Gestión de Cursos y Contenidos
Asistencia de período de clase sigue siendo otra rutina esencial pero tediosa que mantiene a muchos educadores atados a las llamadas impersonales de “pluma y papel”.
- La alternativa: Al adoptar un enfoque digital, la asistencia impulsada por RPA abre la puerta a una experiencia estudiantil más atractiva. Para combatir las caídas de asistencia durante la era pandémica, la automatización del seguimiento de las tendencias de asistencia también permite que la RPA active una amplia gama de esfuerzos de alcance virtual. Attendance Works señala que los maestros pueden brindar controles de apoyo para ausencias y reforzar los regresos a clase con mensajes de “bienvenida” e incentivos.
Gestión de contenido de tareas pueden plantear problemas por sí solos si el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) de una institución no ayuda a los estudiantes a mantener organizados sus archivos. Cuando los estudiantes pierden tiempo clasificando el desorden del almacenamiento de archivos en busca de recursos de aprendizaje clave, la calidad de su trabajo y su impulso pueden caer por debajo de las expectativas.
- La alternativa: Como se señaló en una publicación de 2021 del Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos, los bots de RPA pueden integrarse con el LMS para organizar y gestionar archivos de recursos. Cualquier cosa, desde notas hasta preguntas de ejercicios de estudio e instrucciones de proyectos, puede ser manejada con soporte de RPA para eliminar la fricción entre el acceso a archivos y la toma de acciones.
¿Qué partes de los flujos de trabajo de los administradores puede mejorar la RPA?
La administración tiene toneladas de tareas amigables con la RPA que alimentan la experiencia estudiantil, tanto directa como indirectamente. En muchos departamentos, los administradores gestionan y apoyan colectivamente a educadores, estudiantes y personal administrativo dedicado. La RPA tiene como objetivo liberar a estos equipos de la sobrecarga de papeleo y la falta de visibilidad de la información al empoderar su toma de decisiones.
Admisiones
Decisiones de inscripción de estudiantes giran en torno a la clasificación de capas de papeleo crítico. Con papel físico, un solo documento faltante puede rápidamente atascar toda una línea de registro. Sin embargo, los retrasos y el estrés plagan el proceso incluso cuando toda la documentación está presente.
- La alternativa: Una vez que los formularios se digitalizan, la RPA puede insertar la información enviada directamente de los documentos a los almacenes de datos de admisiones. Al establecer desencadenantes de validación basados en la elegibilidad, la RPA puede decidir inscribir y alertar instantáneamente a los estudiantes, o marcar una solicitud de inscripción para una revisión manual adicional.
Human Resources
Control de acceso de empleados durante la incorporación y desvinculación mantienen seguras las instalaciones y los sistemas del campus. Sin embargo, las omisiones en el acceso a espacios físicos y digitales podrían otorgar acceso no deseado o incluso perjudicial a personas no autorizadas.
- La alternativa: En lugar de gestionar el acceso manualmente, RR. HH. puede seleccionar permisos dedicados para distintos grupos de acceso. Luego, la RPA puede proporcionar o revocar automáticamente estos permisos preestablecidos al contratar o rescindir el contrato.
Entrevistas de contratación de profesores necesitan una gran cantidad de verificación y cotejo de candidatos para tomar decisiones en cada etapa. Sin automatización, RR. HH. pierde un tiempo valioso al revisar manualmente las preguntas de preselección, las referencias y otra información.
- La alternativa: Los robots son más eficientes en la tarea repetitiva de hacer coincidir a los candidatos adecuados para los puestos vacantes. Una vez que RR. HH. establece los criterios para promociones y rechazos, la RPA puede clasificar a los candidatos para cada etapa de la entrevista.
Asistencia de empleados puede complicar los costos para una institución educativa si los tiempos y los beneficios de pago apropiados se calculan mal. Dado que fraude de nómina educativa puede ocurrir con más frecuencia de lo informado, las instituciones pueden no tener suficientes salvaguardias para prevenirlo.
- La alternativa: Los relojes de fichar biométricos vinculados a RPA pueden limitar el fraude mediante reconocimiento facial y de huellas dactilares, lo que resulta en datos de tiempo más precisos. Un bot de RPA puede luego aprovechar los datos de tiempo para aplicar cualquier pago de horas extras, sin preocuparse por errores.
RPA se encuentra con BPM: Lo que esto significa para educadores y administración
Mientras que la RPA adopta y vincula tareas para una menor carga de trabajo manual, la gestión de procesos de negocio (BPM) mantiene los flujos de trabajo transparentes y centralizados para evitar que se vuelvan inmanejables.Plataformas de software BPM como ProcessMaker puede integrarse con RPA para ayudar a los flujos de trabajo de las instituciones educativas mediante:
- Planificación,
- Mapeo,
- Evaluación,
- Implementación, y
- Iteración de procesos.
Al conectar sistemas con interfaces de programación de aplicaciones (API), ProcessMaker está equipado con la clave universal para los principales líderes de RPA como Automation Anywhere. En lugar de dejar a los equipos con toneladas de automatizaciones aisladas para mantener, ProcessMaker es un centro de flujo de trabajo flexible que simplifica cómo se programan y mantienen las tareas. Más importante aún, el software BPM permite que los cambios y las nuevas iniciativas de automatización se completen internamente, incluso por su personal no técnico. Por ejemplo, Tulsa Community College lucharon por gestionar manualmente las aprobaciones basadas en papel antes de ProcessMaker. Sabían que el traslado de documentos entre campus, edificios y oficinas era un cuello de botella claro. ProcessMaker les ayudó a cambiar a la gestión de aprobaciones con formularios digitales y a utilizar las ventajas de la RPA. En última instancia, el software BPM de ProcessMaker funciona como una solución de flujo de trabajo flexible de arrastrar y soltar que desbloquea un viaje educativo más eficiente, para estudiantes, personal y profesores por igual.
