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Los formularios y los flujos de trabajo van juntos de forma natural. Puede acelerar ambos al hacerlo electrónico.[ 1] Automatización de flujos de trabajo no es un término comercial o de programación esotérico, es solo el proceso de automatización de completar una serie de pasos. Los flujos de trabajo pueden ser bastante simples, o pueden ser lo suficientemente complicados como para involucrar subprocesos y la aprobación de numerosas personas en el camino. Utiliza flujos de trabajo ya sea que los llame así o no, cada vez que valida el ticket de estacionamiento de un cliente, envía un informe para su aprobación o convierte los registros por hora en cheques de pago. Los flujos de trabajo a menudo se basan en formularios porque los formularios proporcionan un marco para la coherencia y la familiaridad. Sin embargo, los flujos de trabajo basados en formularios son mejores que los procesos en papel de muchas maneras, y una vez que desglosa un flujo de trabajo basado en formularios en sus pasos componentes, a menudo puede ver formas de hacerlos más eficientes. Si su empresa está interesada en mejorar los flujos de trabajo, aquí hay varias ideas sobre cómo hacerlo.
Centralizar el envío de formularios para cada proceso
Cuando los flujos de trabajo basados en formularios dependen del papel y las bandejas de entrada, los resultados pueden ser irregulares. Si un asistente administrativo está ausente y los formularios no se entregan a la persona adecuada, los flujos de trabajo pueden detenerse innecesariamente. Sin embargo, los flujos de trabajo electrónicos basados en formularios permiten que la persona que completa el formulario lo envíe automáticamente al destinatario correcto al instante, sin preocuparse por la entrega del correo interno o que un asistente recuerde entregar el formulario. Cuando tiene un punto de contacto único y automático para cada formulario, los flujos de trabajo se aceleran significativamente.
