Las solicitudes de autorización son necesarias en casi cualquier organización por diversas razones. Las solicitudes de autorización de viajes aprueban los viajes de negocios, las solicitudes de autorización de gastos de capital aprueban el gasto de recursos y las solicitudes de autorización de contratación aprueban la adición de personal, por ejemplo.
No hay dos procesos de solicitud de autorización iguales, pero los procesos tienden a compartir similitudes. Con los procesos de autorización, hay varios roles primarios comunes involucrados: • El iniciador - quién solicita la autorización de un gasto, viaje, etc. • El preparador - quién prepara la solicitud de autorización. Este puede ser o no el iniciador. • El aprobador - quién revisa la solicitud, se asegura de que cumpla con las políticas, identifica cualquier problema y otorga o deniega la aprobación de la autorización • Roles de supervisión - quién supervisa el sistema de solicitud de aprobación para garantizar que se utilice según lo previsto. Si su proceso de solicitud de autorización es engorroso, lento o ineficiente, hay varias maneras de abordar estos problemas. Aquí hay un proceso para administrar mejor las solicitudes de autorización. Evalúe su proceso actual Mapee el proceso actual de solicitud de autorización tal como es en realidad, no como desea que sea. Es importante ver todo el proceso honestamente, incluidas las ineficiencias obvias. Registre cada paso, incluidos pasos como "Colocar el formulario en el buzón de Hannah antes de las 4 p. m." Cuando los procesos en las organizaciones se desarrollan sin mucha planificación, tienden a adquirir ineficiencias y retenerlas, ya sea que sean necesarias o no. Conozca a fondo su proceso actual de autorización de solicitudes para tener una base con la que trabajar. ¿Cuáles son los problemas obvios? Algunos problemas con su proceso actual de solicitud de autorización se harán evidentes si ha mapeado el proceso honestamente. Quizás la solicitud deba pasar por dos capas de administración para su aprobación cuando una sería suficiente. O tal vez su proceso se basa en formularios en papel que ha estado utilizando durante tanto tiempo como cualquiera puede recordar. Tome nota de los problemas obvios en su proceso, así como de las formas en que podrían abordarse. Una de las formas más obvias de mejorar el proceso es hacerlo basado en red en lugar de basado en papel. Cuando los formularios son electrónicos, no se perderán ni se dañarán, se entregarán al destinatario correcto al instante y pueden ir acompañados de alertas por correo electrónico o texto, para que los destinatarios sepan de inmediato que se necesita su participación en el proceso.
