Cómo crear un caso de negocio para la minería de procesos
Según una investigación reciente de Deloitte, la popularidad de minería de procesos está en aumento. Un enorme 63% de las empresas globales han comenzado a utilizarlo, mientras que la mayoría planea poner a prueba pronto la minería de procesos. Sin embargo, introducir nuevo software en su organización implica convencer a muchos departamentos y partes interesadas de que la minería de procesos bien vale el tiempo, el dinero y el esfuerzo. Es más, la minería de procesos es una compra en la que se aplican las mejores prácticas de software empresarial y abastecimiento de TI.
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El crecimiento de la minería de procesos, según Deloitte
¿Qué constituye un buen argumento comercial para el software empresarial?
En primer lugar, un excelente caso de negocio debería:
Sopese la relación costo-beneficio de construir versus comprar software
Considere el riesgo y la seguridad de la información
Comience con un resumen ejecutivo muy detallado y persuasivo
Sea libre de jerga y explique rápidamente a los inversores y partes interesadas
Genere confianza en toda la empresa de que el software aportará valor
Establecer una meta final y objetivos claros
Explique el propósito de implementar el software
Cómo crear un caso de negocio para la minería de procesos
Comience con objetivos claros. Identificar el problema que la minería de procesos podría resolver.
Cuantificar los beneficios esperados. Estimar los posibles ahorros de costos o mejoras de procesos que podría traer la minería de procesos.
Calcule el costo total de propiedad (TCO). Evaluar el costo de implementar la minería de procesos, incluyendo software, implementación, consultoría y costos de personal.
Definir el retorno esperado de la inversión (ROI). Compare los beneficios esperados con los costos estimados para determinar el retorno de la inversión.
Desarrollar un cronograma y un plan realistas. Desarrollar un plan para implementar la minería de procesos, incluyendo el cronograma y el presupuesto.
Obtenga la aceptación de las partes interesadas clave. Presentar el caso de negocio a las partes interesadas y obtener su aprobación.
Mejores prácticas para presentar un caso eficaz
No lo hagas solo
Escribir un excelente caso de negocio requiere el aporte de especialistas de varios departamentos. Por ejemplo, el equipo de finanzas puede crear una evaluación financiera para reducir riesgos, verificar costos y presupuestos y convencer a los inversores de cómo el software de minería de procesos puede ahorrar dinero. Recursos Humanos puede explicar el alcance del proyecto y responder cómo cambiará las operaciones diarias, a quién afectará y quién participará.
Prepárate para responder algunas preguntas difíciles
Al presentar su caso de negocio, los tomadores de decisiones y otros empleados inevitablemente le harán muchas preguntas. Tendrás que explicar el propósito del proyecto, quién trabajará en él y cómo el proyecto ayudará a alcanzar las metas y objetivos comerciales. Además, recuerda estimar el tiempo de finalización del proyecto y las métricas que utilizarás para medir el éxito. Aunque obtendrás esta información de departamentos especializados, debes poder comprenderla a fondo y explicarla en términos sencillos.
Presentar un caso realista
Un buen caso de negocio no se centra sólo en lo bueno. Debe resaltar cualquier riesgo y abordar las preocupaciones de las partes interesadas con respuestas convincentes y soluciones increíbles. Producir un caso detallado pero directo, respaldado por opiniones, evaluaciones y predicciones de expertos, es la clave del éxito.
Definiendo su caso para la minería de procesos
Una vez que sepas qué problemas quieres resolver con tu caso, debes definirlo. Este paso no consiste en elegir un caso de uso. Se trata de tener una idea de su alcance. Es posible que incluso te encuentres con casos de uso primarios y secundarios. Por ejemplo, no es raro que alguien seleccione descubrimiento de procesos como su caso principal y optimización de procesos como caso secundario. Algunos de los casos de uso más comunes son: Comprobación de la conformidadLa minería de procesos ayuda a identificar si los procesos cumplen con reglas legales en constante cambio. Si un proceso no cumple con la ley, su empresa puede enfrentar multas y una crisis de relaciones públicas en toda regla que podría resultar en el cierre de su negocio. Descubrimiento de procesos El descubrimiento de procesos permite a las empresas rediseñar procesos inútiles y anticuados. Esto es muy útil para aquellos que tienen flujos de procesos desconocidos o desviados en sus manos.Optimización de recursos La minería de procesos arroja luz sobre la distribución de recursos por tarea. Ver la calidad del resultado y el tiempo del ciclo ayuda a los tomadores de decisiones a lograr la excelencia operativa.Operación del tiempo del ciclo La optimización del tiempo de ciclo consiste en aprovechar al máximo el tiempo. Encontrar y abordar cuellos de botella ayuda a las empresas a acelerar los tiempos de espera y la producción sin dañar la calidad de su servicio o producto. Para ilustrar los beneficios de la minería de procesos, veamos su papel en la mejora del proceso de compra a pago. El P2P implica muchos procedimientos, solicitudes, proveedores, etc. Más pasos y personas involucradas significan más posibilidades de errores.
La implementación de la minería de procesos ofrece más visibilidad de los procesos de extremo a extremo para ayudar a descubrir la causa raíz de los problemas del proceso.
Ayuda a desbloquear nuevas oportunidades gracias a procesos automatizados.
Identifica comportamientos no deseados, procesos ignorados y procesos que causan cuellos de botella.
Ayuda a los equipos a hacer planes con datos visuales.
Como resultado, las empresas identifican áreas de desarrollo, ven la cantidad de tiempo que tardan las solicitudes en convertirse en pedidos e incluso el tiempo necesario para su procesamiento. Es más, requiere mucho tiempo y suele hacerlo tareas tediosas Por ejemplo, la aprobación de facturas se puede automatizar completamente.
El resultado final
Minería de procesos beneficios para las empresas grandes y pequeñas y las personas a las que les presente su propuesta probablemente ya lo sepan. Sin embargo, la decisión de un inversor de adoptar un nuevo sistema depende en gran medida de lo bien que pueda convencerlos de sus objetivos, asegurarse de poder abordar los problemas y ofrecer a los equipos una forma de trabajar más sencilla y eficaz. [cta title="Obtenga más información sobre una herramienta de inteligencia híbrida que combina minería de procesos y minería de tareas en un solo software" link_text="Obtenga más información" link="/resources/customer-success/documentos técnicos/el-poder-del-descubrimiento-usando-inteligencia-de-proceso-para-impulsar-un-mejor-flujo-de-trabajo"]
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