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En el mundo empresarial, pocas máximas tienen más peso que "una mala planificación conduce a una mala ejecución". Como bastión contra el fracaso de procesos, las organizaciones recurren a diagramas de flujo de trabajo para ayudar a planificar el éxito.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Piensa en un diagrama de flujo de trabajo como una lista de instrucciones de montaje que secuencian cada paso necesario para ir del punto A al punto Z. Un diagrama de flujo de trabajo arroja luz sobre cada acción involucrada en un proceso. En lugar de realizar negocios en el vacío, esta herramienta ayuda a mapear la secuencia de pasos discretos involucrados. Sirve como una ayuda visual que identifica a la persona, el equipo o la tecnología responsable que lleva cada tarea a su finalización. Una de las principales premisas de la gestión de procesos es un apetito continuo por la mejora, y los diagramas de flujo de trabajo son un componente clave de su éxito. La práctica requiere una kaizen mentalidad: una que está constantemente a la caza de formas de cambiar los procesos para mejor. Los diagramas de flujo de trabajo otorgan una visión cristalina de las tareas específicas involucradas en cada proceso, lo que te arma con la información necesaria para ajustar y adaptar continuamente en busca de la solución más optimizada. Entonces, ¿cómo empiezas a diseñar un diagrama de flujo de trabajo?
Los 6 pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo potente
Puedes comenzar tu primer diagrama de flujo de trabajo con estos seis sencillos pasos.
1. Selecciona el proceso
Comienza con un proceso que sea extremadamente importante para el funcionamiento de tu negocio. ¿Cómo puede una comprensión sólida del proceso aportar nuevo valor a tu organización? ¿Hay demasiados cuellos de botella para obtener la aprobación para lanzar nuevas iteraciones o parches de servicio? ¿Pierdes grandes acuerdos porque tu equipo de ventas está sobrecargado por demasiadas tareas manuales necesarias para finalizar un acuerdo? Tal vez tu departamento de RR. HH. está demasiado abrumado por tareas rutinarias que están perdiendo talento de primer nivel a un ritmo alarmante. Selecciona un proceso que sea fundamental para el éxito de tu oferta principal.
No puedes ir del punto A al punto Z sin saber dónde están. Definir el objetivo final es tan importante como el proyecto en sí: de hecho, muchos proyectos ni siquiera superan este paso crítico. Según una encuesta líder en gestión de proyectos, el 37% de los proyectos fracasan porque los equipos no definieron objetivos claros desde el principio.
3. Realiza una inmersión profunda en los pasos específicos involucrados en el proceso elegido
Comienza recopilando información de cada departamento e individuo involucrado en el proceso. Aprende los los entresijos del análisis de flujo de trabajo. Aquí, es fundamental que salgas de la alta dirección. Cuando Kellogg's quiso lanzar una nueva línea de snacks saludables para niños, no solo preguntaron a los investigadores de mercado, niños, padres y médicos. Entrevistaron a los conserjes de las escuelas, aquellos en las líneas del frente real de qué almuerzos eran más populares y cuáles terminaban en la basura. Amplía y recopila información de everyone, incluidos los miembros del equipo que están en el día a día navegando los procesos de primera mano.
4. Reformula tus hallazgos para centrarte en tus objetivos principales
Quieres que tu diagrama de flujo de trabajo sea completo, pero no dejes que se salga de control hasta convertirse en un laberinto de tareas difícil de descifrar. Consolida y prioriza tus hallazgos del paso 3 para asegurarte de que cada tarea contribuya a tu objetivo principal definido en el paso 1. No tengas miedo de eliminar redundancias, peso muerto o pasos innecesarios: cuanto más claro y optimizado sea tu diagrama, mayores serán las posibilidades de éxito.
5. Diseña el diagrama de flujo de trabajo
Si bien el reverso de una servilleta es un poco contrito, puedes diagramar el proceso en cualquier lugar. Usa lápiz y papel o recurre a un software de modelado de flujo de trabajo fácil de usar. Plataformas fáciles de usar como ProcessMaker facilitan la transferencia de tu concepto a un diagrama de flujo de trabajo completo. Las herramientas de bajo código y arrastrar y soltar hacen que sea sencillo para ti intercambiar el orden de las tareas, insertar ciertas acciones y redirigir los flujos del proyecto. Si tu flujo de trabajo requiere idas y venidas entre varios departamentos, o tareas que deben realizarse en paralelo, considera usar un diagrama de carriles. Si estás trabajando con una sección transversal de altos ejecutivos, gerentes intermedios y profesionales de TI, Business Process Modeling Notation (BPMN) es un léxico de símbolos estandarizados que puedes usar para garantizar que todos tengan una comprensión clara de tu viaje de proceso. Uno de los principales propósitos de un diagrama de flujo de trabajo es poner a todos en la misma página, así que asegúrate de que esté en un formato que todos puedan entender, compartir y revisar.
6. ¡Refina, refina, refina!
Ningún flujo de trabajo es para "ponerlo y olvidarlo". Es importante revisar constantemente tus procesos, estar atento a los cuellos de botella y encontrar formas de mejorar cómo fluyen las cosas. Aquí es donde puedes aprovechar al máximo una kaizen metodología; siempre hambrienta de encontrar el próximo obstáculo del proceso para allanar. Un diagrama de flujo de trabajo es una herramienta poderosa en tu arsenal de gestión de procesos. En lugar de ser víctima de una mala planificación, los diagramas de flujo de trabajo ayudan a sentar las bases para la eficiencia y el éxito de tu proyecto.
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