Las soluciones de automatización permiten a las organizaciones reemplazar procesos manuales ineficientes. Entre las más lentas y costosas se encuentran los procesos de aprobación. Estos incluyen tareas comunes en todas las industrias como la facturación y las órdenes de compra, así como cualquier proceso de aprobación específico de la organización. No solo son estas aprobaciones procesos de flujo de trabajo ineficientes, sino que conllevan costos ocultos considerables. En esta entrada de blog exploraremos algunos de los costos de los procesos de aprobación manuales con más detalle. Luego veremos los elementos importantes de un flujo de trabajo de proceso automatizado, cómo crearlos y proporcionaremos algunos consejos para elegir software de proceso de aprobación.
Los costos reales (y ocultos) de un proceso de aprobación manual
Los verdaderos costos de los procesos de aprobación manuales consisten en tres tipos diferentes de gastos: directos, indirectos y ocultos. Los gastos directos son costos fijos como suministros de oficina (es decir, bolígrafos, tóner), costos de envío e incluso costos de almacenamiento para asegurar registros voluminosos. Los gastos indirectos son los gastos intangibles del proceso de aprobación. Estos incluyen cosas como soporte administrativo para rellenar sobres y entrada de datos. Y luego están los costos ocultos de un proceso de aprobación. Por ejemplo, no es raro que los clientes paguen facturas manuales con retraso o que las órdenes de compra se retengan durante días o semanas sin la aprobación de un supervisor. Mientras tanto, las organizaciones pueden experimentar problemas de flujo de efectivo y no poder pagar otras facturas. O un proyecto puede retrasarse porque contabilidad no pudo obtener una aprobación para pagar a un proveedor. Muchas organizaciones carecen de una comprensión de los verdaderos costos de sus procesos de aprobación. La razón es que puede ser difícil determinar incluso los costos fijos. Por ejemplo, considere a un trabajador de oficina que realiza múltiples tareas. Para calcular los costos, necesitaríamos saber el porcentaje de su tiempo que se dedica a un proceso de aprobación específico. Podemos tener una idea general de los costos promedio de procesos de aprobación específicos observando algunas estadísticas. Considere que:
- Según datos de la APQC, lael costo promedio de cuentas por pagar por factura procesada es de $7.75, una cifra sesgada significativamente por las organizaciones de mejor rendimiento. Los de peor rendimiento gastan un promedio de $12.44 por factura procesada.
- Según datos de laCenter for Advanced Procurement Strategy (CAPS), el costo promedio por orden de compra oscila entre $50 y $1,000 dependiendo de la industria y el sector.
Al observar estas cifras, es fácil ver cómo los procesos manuales ineficientes merman el resultado final de una organización. Afortunadamente, al automatizar los procesos de aprobación, las organizaciones pueden reducir significativamente sus costos.
Elementos importantes
Cada organización tiene sus propias necesidades y desafíos únicos. Hay varios componentes centrales de un proceso de aprobación automatizado:
- Envíos. El proceso de aprobación comienza con alguna forma de solicitud o envío (es decir, una orden de compra).
- Enrutamiento de aprobaciones. Decida quién es responsable de aprobar la solicitud y que los envíos se dirijan automáticamente a ellos.
- Permisos. Asigne niveles de autoridad para cada usuario y decida quién puede editar o aprobar los envíos.
- Fechas de vencimiento y notificaciones. Se deben establecer plazos para la aprobación y enviar notificaciones/recordatorios automáticamente para aumentar la eficiencia de un flujo de trabajo.
- Registros y bitácoras. A través de la automatización, las organizaciones pueden mantener registros del proceso de aprobación, mejorando la transparencia y el cumplimiento a través de una pista de auditoría.
Cómo diseñar un proceso de aprobación
El primer paso para diseñar un proceso de aprobación es mapear completamente el proceso.Mapeo de procesos de negocio se utiliza para crear representaciones visuales de un proceso específico, detallar las responsabilidades de tareas específicas e incluir orientación sobre cómo se puede medir el progreso. Tenga en cuenta que para los flujos de trabajo de procesos de aprobación, normalmente solo hay dos puntos finales: aprobación o rechazo. Sin embargo, normalmente hay muchos pasos que deben completarse para pasar del punto A al punto B. Enumere e incluya cada paso en su mapa entre el envío y la aprobación o el rechazo. Identifique a los interlocutores y sus responsabilidades. Especifique el interlocutor con autoridad para aprobar cada paso. Considere si las aprobaciones o rechazos automáticos son permisibles si un envío cae dentro de parámetros definidos. Las decisiones que requieren interacción humana deben tener vías claras. Por ejemplo, las solicitudes de compra por debajo de un cierto monto solo pueden requerir la aprobación de un gerente de sección. Para solicitudes por encima de ese monto especificado, puede dirigir automáticamente la solicitud a otro supervisor o departamento. Finalmente, considere cómo encaja su proceso de aprobación con otros procesos. En otras palabras, ¿cómo se lleva a cabo una solicitud una vez que recibe la aprobación? El software de gestión de procesos de negocio (BPM) facilita la visualización del panorama general y permite a las organizaciones optimizar todos sus procesos.
Automatización del proceso de aprobación con software de flujo de trabajo
La forma más eficiente de diseñar, probar e implementar un proceso de aprobación es con software de flujo de trabajo. Para sacar el máximo provecho de su software de proceso de aprobación, asegúrese de que ofrezca la siguiente funcionalidad:
- Personalización. El diseño de un proceso requiere pasos definidos y repetibles. Su software debe tener un diseño intuitivo que facilite la creación de un número ilimitado de pasos.
- Pruebas. Antes de implementar su flujo de trabajo de proceso de aprobación, su software debe permitirle validar el proceso para identificar rutas rotas o bucles de lógica interminables.
- Enrutamiento basado en aprobaciones. Dirija las solicitudes al interlocutor apropiado.
- Plantillas. Las plantillas facilitan la creación de flujos de trabajo para casos de uso específicos sin tener que empezar desde cero.
- Aprobación por correo electrónico. Permite a los interlocutores tomar decisiones rápidas para agilizar el proceso de aprobación.
- Notificaciones por correo electrónico. Notifica a los interlocutores sobre una nueva solicitud o la aprobación/denegación de un envío para permitir una acción inmediata.
- Mantenimiento de registros. Crea una pista de auditoría manteniendo registros detallados de las solicitudes de aprobación.
ProcessMaker es un software de flujo de trabajo de bajo código que le permite crear procesos de aprobación utilizando una de las muchas plantillas personalizables integradas o completamente desde cero. Organizaciones de todo el mundo han utilizado el software de ProcessMaker para mejorar la eficiencia de sus procesos de aprobación mientras reducen significativamente los costos. [cta title="Crear un flujo de trabajo de proceso de aprobación automatizado" link_text="Comience su prueba gratuita" link="/request-demo"]
