Las soluciones de automatización permiten a las organizaciones reemplazar procesos manuales ineficientes. Entre las más lentas y costosas se encuentran los procesos de aprobación. Estos incluyen tareas comunes en todas las industrias como la facturación y las órdenes de compra, así como cualquier proceso de aprobación específico de la organización. No solo son estas aprobaciones procesos de flujo de trabajo ineficientes, sino que conllevan costos ocultos considerables. En esta entrada de blog exploraremos algunos de los costos de los procesos de aprobación manuales con más detalle. Luego veremos los elementos importantes de un flujo de trabajo de proceso automatizado, cómo crearlos y proporcionaremos algunos consejos para elegir software de proceso de aprobación.
Los costos reales (y ocultos) de un proceso de aprobación manual
Los verdaderos costos de los procesos de aprobación manuales consisten en tres tipos diferentes de gastos: directos, indirectos y ocultos. Los gastos directos son costos fijos como suministros de oficina (es decir, bolígrafos, tóner), costos de envío e incluso costos de almacenamiento para asegurar registros voluminosos. Los gastos indirectos son los gastos intangibles del proceso de aprobación. Estos incluyen cosas como soporte administrativo para rellenar sobres y entrada de datos. Y luego están los costos ocultos de un proceso de aprobación. Por ejemplo, no es raro que los clientes paguen facturas manuales con retraso o que las órdenes de compra se retengan durante días o semanas sin la aprobación de un supervisor. Mientras tanto, las organizaciones pueden experimentar problemas de flujo de efectivo y no poder pagar otras facturas. O un proyecto puede retrasarse porque contabilidad no pudo obtener una aprobación para pagar a un proveedor. Muchas organizaciones carecen de una comprensión de los verdaderos costos de sus procesos de aprobación. La razón es que puede ser difícil determinar incluso los costos fijos. Por ejemplo, considere a un trabajador de oficina que realiza múltiples tareas. Para calcular los costos, necesitaríamos saber el porcentaje de su tiempo que se dedica a un proceso de aprobación específico. Podemos tener una idea general de los costos promedio de procesos de aprobación específicos observando algunas estadísticas. Considere que:
- Según datos de la APQC, lael costo promedio de cuentas por pagar por factura procesada es de $7.75, una cifra sesgada significativamente por las organizaciones de mejor rendimiento. Los de peor rendimiento gastan un promedio de $12.44 por factura procesada.
