¿Cómo facilitar el cumplimiento de los expedientes del personal de los empleados?
Definimos el cumplimiento como algo que está en línea con todas las leyes relevantes y pautas específicas de una empresa. En términos generales, se puede lograr el cumplimiento si los archivos del personal empleado están completos, son seguros y se conservan adecuadamente. Antes de discutir estos tres aspectos del cumplimiento, es necesario tener en cuenta un primer punto interesante. Si las directrices de una empresa contradicen alguna ley, el cumplimiento es, por definición, imposible. Intentar alcanzar cualquier grado de cumplimiento de reglas dudosas es, en esencia, inútil. Pero lo contrario también es cierto. Muchos sistemas legales permiten que los empleados guarden documentos adicionales en sus archivos personales. Existen muchas regulaciones específicas de la empresa que permiten conservar documentos no controlados por la ley que son importantes para la organización. Ignorar estas regulaciones también hace imposible el cumplimiento. Las lecciones que se pueden extraer de esto son las siguientes:
El cumplimiento parcial no genera el valor total posible. Desechar todo lo que no exige la ley es posible destrucción de valor. Conservar lo que no está permitido por la ley expone a riesgos financieros.
Alcanzar el cumplimiento significa primero comprobar los estándares que tenemos. Las leyes y regulaciones deben ser compatibles para facilitar siempre su cumplimiento.
La respuesta a la pregunta: “¿Cuándo son compatibles mis archivos?” difiere de un país a otro y de una empresa a otra. Existen enormes diferencias entre los períodos de retención, los estándares de seguridad y lo que se debe conservar y lo que no en los archivos personales. Copiar la empresa vecina en su enfoque podría no generar el beneficio total de los archivos de personal que cumplen con las normas.
Integridad de los expedientes de personal
Hay muy poco que decir sobre la integridad en un contexto específico. En general, existen tres reglas de oro sobre lo que debe contener un expediente personal. Significado: No conozco ninguna situación en la que esto no se aplique, pero eso no significa que esto siempre sea suficiente para alcanzar la integridad.
Un contrato firmado por el empleado (o un gobernador cuando el empleado es incapaz, como los menores y los empleados con discapacidades mentales graves) y el (representante del) empleador
Una identificación válida
En su caso, un permiso de trabajo y residencia
El hecho de nombrar ya a estos tres trae consigo muchas diferencias entre países. Por ejemplo, ¿cuándo es incapaz el empleado? Qué discapacidad hace incapaz a alguien y hasta qué edad es incapaz. ¿Qué tipo de identificación está permitida? ¿Pasaporte y documento de identidad? ¿O también licencia de conducir? En ocasiones se aplican permisos de trabajo y residencia. Sin embargo, en la Unión Europea todos los habitantes de los países de la UE pueden trabajar en el país que quieran dentro de esta zona. Está claro que es casi imposible hacer una lista exclusiva que sea válida para todos los países, y mucho menos para todas las empresas. Pero estos documentos constituyen, en general, la base de un expediente personal. La investigación es clave para establecer un estándar sobre lo que hace que un expediente sea completo. Un primer buen paso es contactar con un abogado laboral y evaluar dentro de la empresa qué documentos son relevantes para almacenar. Debido a los cambios en las leyes y los requisitos de las empresas, es muy posible que lo que se cumple hoy esté incompleto mañana. La verificación de los estándares que establecemos debe seguir siendo un proceso continuo.
Una parte de la gestión adecuada de archivos de recursos humanos que a menudo se pasa por alto es la seguridad. Esto es en parte culpa de las leyes en torno a este tema, que se mantienen en términos generales. Por ejemplo: “Es responsabilidad de la empresa mantener la información personal adecuadamente almacenada y segura, y no será entregada a un tercero sin que este tenga una causa razonable para acceder a los archivos o sin el consentimiento del empleado”.Esta frase larga y retorcida, o una variación de ella, normalmente se contrae y ya da mucho espacio para la interpretación. ¿Qué es exactamente la información personal? La definición puede variar de una empresa a otra. Por ejemplo, ¿el salario es información personal? En las empresas transparentes se sabe quién gana cuánto dinero, ¿esto todavía hace que la información sea personal? ¿Qué es exactamente lo que está almacenado adecuadamente y es seguro? ¿Y cuál es una causa razonable para acceder a los archivos? La directriz descrita anteriormente deja tanto espacio para la interpretación y la negociación que no sorprende que se hagan fácilmente concesiones sobre este tema. Sin embargo, desde un punto de vista moral es el más importante. La seguridad es una parte cada vez más importante de la vida cotidiana y este desarrollo continúa en la gestión de documentos de RRHH. Pensada intensamente, la seguridad es un tema amplio que puede dividirse, aunque en términos generales, en tres temas separados: autorización, seguridad y accesibilidad.
Autorización
Siendo posiblemente la más obvia, la autorización juega el papel más importante en la percepción de seguridad. Pero esta parte específica podría estar subestimada. Cuando hablamos de autorización, se trata de quién puede acceder a los archivos y cómo se garantiza que quienes no pueden no accederán a los archivos. La autorización comienza con cómo determinar quién puede acceder a los archivos. ¿Qué roles dentro de una empresa pueden ver los archivos de personal, se les permite ver el archivo completo y agregar o eliminar documentos? Estas preguntas básicas son fundamentales para la seguridad ya que determinan cuándo una empresa viola la promesa de almacenar documentos de forma adecuada y segura. Como regla general, y no sólo en esta materia, menos es más. Cuanto menos personas tengan acceso a los archivos, más seguridad podrá ofrecer. Para llegar a esto es necesario separar quién quiere tener acceso a los archivos y quién necesita tener acceso a los archivos. Muchos empleados afirman ser estos últimos, pero definitivamente son los primeros.
Seguridad
La seguridad en sí misma es un tema difícil. Un almacenamiento seguro protege contra intrusos, garantiza que la calidad de los archivos se degenere lo menos posible con el tiempo y, en última instancia, protege contra las consecuencias de desastres naturales o provocados por el hombre. La respuesta a cuándo un almacenamiento es lo suficientemente seguro no sólo es subjetiva sino que también depende de muchos factores, como la ocurrencia de desastres y el tipo de almacenamiento de archivos de personal que se utiliza. La administración de papel se puede realizar a puerta cerrada, con una cantidad determinada de llaves, y ofrece un enfoque de seguridad estable, aunque un tanto anticuado. Al mismo tiempo, los archivos de papel se deterioran más fácilmente con el paso del tiempo y en circunstancias como la humedad. Las administraciones digitales, por ejemplo en la nube, generan desafíos completamente nuevos, al tiempo que resuelven otros. Las soluciones similares a nubes protegen contra sucesos más graves, como desastres, pero dificultan la protección contra intrusos.
Accesibilidad
No piensas inmediatamente en la accesibilidad cuando hablas de seguridad. Incluso es discutible si este es el lugar adecuado para mencionarlo. Sin embargo, existe una fuerte conexión entre ambos, que a menudo se pasa por alto. La accesibilidad puede ser el contrapeso en materia de seguridad, que debe equilibrarse con la seguridad y la autorización. No es difícil pensar en soluciones que sean una autorización segura y correctamente organizada, pero que sigan siendo completamente inaccesibles. O soluciones que son muy accesibles, pero no seguras y complicadas para organizar la autorización. Especialmente en las grandes corporaciones, la accesibilidad es una característica importante que puede impulsar u obstruir los procedimientos de trabajo adecuados. Hay muchos ejemplos de personas que necesitan acceso a archivos de personal, entre ellos: gerentes, personal de recursos humanos, a menudo el departamento de nóminas y el empleado del que se tratan los archivos. Este último aspecto se olvida fácilmente, pero en la mayoría de los países el empleado del que trata el expediente puede tener una visión completa de su propio expediente personal, sin reservas. Para todas estas personas, y a menudo más, es necesario encontrar formas adecuadas de acceder a estos archivos. La dificultad en materia de seguridad es que a menudo puede parecer un equilibrio entre usabilidad y protección. ¿Cómo se puede determinar qué es razonable, suficiente protección y usabilidad adecuada? Lamentablemente, es imposible dar una respuesta concreta que cubra todos los casos posibles. Sea razonable, pero estricto. Mantener estándares altos, pero no imposibles. No existe nada 100% seguro ni 100% accesible.
Retención de registros para expedientes de personal
La tercera y última parte del cumplimiento es la conservación de registros de los expedientes del personal. Cuando la integridad es el tema más frecuentemente abordado y la seguridad el más fácil de pasar por alto, la gestión de la retención puede ser la más difícil de organizar adecuadamente. Desde la distancia parece un proceso sencillo, básicamente tirar cosas a la basura. Pero hay muchos peros, si y y que hacen que sea mucho más difícil alcanzar el cumplimiento. El primer problema es, como era de esperar, descubrir qué se puede almacenar durante cuánto tiempo. A diferencia de otros aspectos del cumplimiento, en casi todos los casos éste tiene un estándar establecido por ley. Para la mayoría de los tipos de documentos se ha determinado que se pueden conservar durante mucho tiempo. Incluso para los tipos de documentos que no se mencionan específicamente, se da alguna indicación sobre el tiempo que se puede conservar un documento. El segundo y mayor problema es ejecutar el proceso de retención. Podría resultar sorprendente saber que las empresas más pequeñas enfrentan exactamente los mismos problemas que las grandes. En el caso de un par de documentos, no es demasiado difícil recordar cuándo hay que tirarlos, pero el número de documentos aumenta a un ritmo alarmante con cada nuevo empleado. Cada empleado tiene, en promedio, al menos diez páginas en su expediente y más de diez empleados se vuelve casi imposible de manejar ya, especialmente si se considera que los tiempos de retención varían enormemente, desde dos semanas hasta más de veinte años. Sin embargo, aún no se ha visto una empresa en la que la administración de un papel tenga un proceso de retención bien organizado. El problema mencionado anteriormente hace que sea casi imposible seguir este proceso sin invertir grandes cantidades de FTE en él. Las soluciones digitales tienen más probabilidades de tener éxito. Un procedimiento en gran medida automatizado, que elimina el factor humano. El tercer y último problema es la destrucción de documentos. Cuando se encuentra un documento y se determina que debe ser destruido, la destrucción en sí sigue siendo crucial para lograr su cumplimiento. Una vez más, es necesario hacer una separación entre las administraciones digitales y en papel. Una administración digital es relativamente fácil para la destrucción de documentos. La eliminación completa de un archivo se produce de forma continua. Es cierto que es diferente a simplemente presionar el botón de eliminar y el archivo desaparece, pero el principio es el mismo. La administración del papel ofrece una situación más desafiante, porque la destrucción también puede tratarse como un término subjetivo. Un documento roto ya puede considerarse destruido, pero aún así es legible. Como regla general, la destrucción de documentos debe garantizar que los documentos permanezcan privados hasta que se destruyan, lo que da lugar a documentos completamente ilegibles, no permite de ninguna manera que la información se copie de antemano y se ejecute dentro del tiempo establecido. Hay empresas que se especializan en este negocio y cumplen con todos estos estándares. Es comprensible que con tantas reglas, regulaciones y errores comunes, sea difícil alcanzar el cumplimiento. Pero como se dijo antes, el valor total se genera mediante el cumplimiento total.
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