La gestión de activos es un concepto amplio que básicamente define cómo su empresa contabiliza varios tipos de activos, como computadoras, herramientas o vehículos de la empresa. Es importante realizar un seguimiento de cuántos activos posee su empresa, quién los utiliza, cuándo necesitan servicio y cuándo es necesario reemplazarlos.
Con una empresa de cualquier tamaño, la gestión de activos puede ser una tarea ardua, especialmente si todo se hace en papel o incluso en hojas de cálculo. Con el papel, tienes todos los problemas estándar de escritura ilegible, papeles perdidos o dañados, errores ortográficos y tener que archivarlo todo. Con las hojas de cálculo, la actualización puede ser una tarea ardua y no es raro que las hojas de cálculo se creen, se completen una vez y se olviden. Pero se puede utilizar un software de flujo de trabajo para encargarse de la gestión de activos de una manera que no implique montones de papeles o hojas de cálculo que nadie se moleste en mirar o actualizar. A continuación se presentan algunas formas en las que el software de flujo de trabajo puede ayudarle a mejorar radicalmente su proceso de gestión de activos. Gestión de hardware informático Intentar administrar el hardware de una computadora con una hoja de cálculo no sólo puede llevar mucho tiempo sino que también es inexacto y difícil de mantener actualizado. Si a más de una persona se le permite asignar equipos informáticos, todos tienen que actualizar el sistema, o de lo contrario pueden surgir grandes problemas. Por ejemplo, TI puede pensar que tiene una computadora portátil que puede asignarse a un nuevo empleado cuando, de hecho, la última ya estaba asignada y nadie se molestó en actualizar la hoja de cálculo. Sin embargo, con un proceso de flujo de trabajo para administrar activos informáticos, los recuentos de inventario se pueden actualizar automáticamente cada vez que se asigna un equipo. En cualquier momento, el personal puede saber cuántos activos tiene la empresa, a quién están asignados y cuándo es necesario actualizarlos o retirarlos. Gestión de software y licencias informáticas El hardware no es lo único que hay que gestionar. La gestión de licencias de software es igualmente importante. Si su empresa es auditada por una empresa de software y se descubre que tiene más instalaciones del software que licencias, podría enfrentar fuertes multas. Pero con el software de flujo de trabajo, puedes administrar las licencias de software de principio a fin. Cada vez que a alguien se le asigna una licencia de software, el recuento de licencias se actualiza para que la cantidad de instalaciones de software siempre coincida con la cantidad de licencias de software. Luego, si su empresa es auditada por una empresa de software, tiene los registros para demostrar que cumple. Gestión de herramientas para empleados
