Cómo sacar el máximo partido a las funciones de formularios dinámicos y avanzados
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Cómo sacar el máximo partido a las funciones de formularios dinámicos y avanzados
Al elegir un software de gestión de procesos de negocio, muchas organizaciones buscan una solución que sea fácil de usar. Quieren una aplicación que ofrezca a sus usuarios finales una interfaz sin código para facilitar la creación de flujos de trabajo automatizados. Sin embargo, el hecho de que algunas de estas soluciones sean fáciles de usar no significa que no sean potentes. Aunque algunas organizaciones se basan únicamente en los conceptos básicos de creación de flujos de trabajo, creación de reglas y automatización de procesos, los verdaderos usuarios avanzados de estas soluciones saben que pueden agregar mucha más funcionalidad creando formularios avanzados con su software de gestión de procesos comerciales.
Piense en esto: las empresas desperdician, en promedio, dos horas a la semana buscando copias impresas de documentos que no fueron almacenados ni organizados adecuadamente. . Este estudio de Xerox también muestra que a medida que aumenta el tamaño de una empresa, también aumenta la cantidad de tiempo que los trabajadores pasan buscando manualmente copias impresas de los documentos. Se trata de una pérdida de tiempo que de otro modo podría dedicarse a procesar la información contenida en ese documento.
Algunos trabajadores manejan cientos de documentos cada día. Con una solución de gestión de procesos de negocio que le permite crear formularios avanzados, puede recopilar información a través de formularios y automatizar el flujo de trabajo que la información necesita para viajar.
Los usuarios también pueden crear formularios avanzados que les permitan recopilar información y hacer que adjunten otros documentos si es necesario. El punto clave es que toda la información permanece en un solo lugar y no se pierde tiempo buscándola porque está ahí, lista para pasar a la siguiente persona en el proceso. Una solución de gestión de procesos de negocio con un diseñador de formularios avanzado le brinda la poder para crear formas eso es precisamente lo que hacen.
Características de los formularios dinámicos y avanzados
Ahorrar tiempo puede ser un gran atractivo a la hora de crear formularios avanzados, pero no es la única característica que vale la pena considerar. Algunas de las cosas con las que puedes crear incluye:
Flujos de datos Estos son eventos desencadenados por componentes del formulario. Por ejemplo, seleccionar o cambiar una fecha puede desencadenar un evento. Quizás aparezca un calendario que muestre los horarios disponibles cuando se selecciona un día. Cuando un usuario interactúa con un botón de evento, también puede desencadenar un flujo de datos. Al hacer clic en “enviar” o “enviar” se transmiten los datos del formulario a la siguiente persona.
Además de verificar las tarifas de una póliza de seguro o un préstamo, el proceso de solicitud también puede activarse mediante un flujo de datos iniciado por un botón de evento. Cuando se hace clic en un botón, pueden aparecer múltiples opciones basadas en los datos ingresados en el formulario para que el usuario seleccione enviar su solicitud
Reglas de visibilidad Con formularios avanzados, tienes la capacidad de ocultar o mostrar información en un formulario. También puede habilitar o deshabilitar controles en un formulario cuando se ejecuta una regla de declaración en su formulario, lo que activa una regla de visibilidad. Por ejemplo, si su usuario final necesita ser mayor de 18 años y su fecha de nacimiento muestra que es más joven, puede ocultar el resto del formulario o incluso desactivar el botón de envío.
Reglas de validación Uno de los problemas con la entrada manual de datos es el error humano. Incluso las personas que no ingresan datos en formularios todo el día cometen errores al completar un formulario. Para evitar esto, tienes la posibilidad de agregar reglas de validación a tus formularios.
Por ejemplo, si necesita una dirección, puede verificar si se ha ingresado un código postal o estado legítimo. Las longitudes de los números de teléfono se pueden validar, al igual que casi cualquier cosa que requiera una constante para verificar.
Reglas de resultados Tal como lo indica su nombre, estas reglas dictan el resultado de los datos ingresados en un formulario. Una regla de resultado común es cerrar un formulario y moverlo a lo largo de la ruta del flujo de trabajo en función de los datos ingresados o una acción realizada.
Formularios avanzados incluir la capacidad de crear definiciones de datos basadas en criterios de búsqueda. Con estas capacidades, no solo tiene la posibilidad de recurrir a datos específicos de diferentes formularios y entradas, sino que también puede confiar en las definiciones para un mejor análisis.
Otro características de los formularios avanzados Lo que los usuarios suelen encontrar útil es la conciliación de datos y la capacidad de integrarse con otros sistemas a través del mapeo de datos. La conciliación de datos le permite moverlos, manipularlos y transformarlos para una mejor supervisión de la gestión. A través del mapeo de datos, tiene la capacidad de vincular datos entre diferentes sistemas y, utilizando su motor de reglas, puede transformar los datos mapeados para facilitar el análisis y la generación de informes.
Vea cómo se utilizan los formularios avanzados
Las capacidades de los formularios avanzados están limitadas únicamente por el alcance de tu creatividad. Aunque al principio puedan parecer complejos, ver cómo otros los usan para reducir el error humano en tareas manuales y repetitivas de ingreso de datos o cómo la automatización de procesos ayuda a reducir el tiempo perdido lo inspirará a aprovechar formularios avanzados.
Tomemos el ejemplo de una factura basada en formulario. Utilizando el flujo de datos y el generador de formularios adecuados, puede crear una factura que actualice dinámicamente el monto total adeudado en función de los cambios en los elementos agregados al documento. Para lograr esto, normalmente necesitarás un programador para escribir el código. Pero una solución con formularios avanzados te permite crearlos por tu cuenta sin necesidad de saber cómo escribir código.
Hay mucho más que puedes aprender sobre formularios avanzados y dinámicos. Consulte los seminarios web organizados por Decisions para ver cómo se utilizan los formularios dinámicos y avanzados. Estas demostraciones de seminarios web le brindan casos de uso reales que puede aplicar inmediatamente a sus formularios para que su negocio funcione mejor. También puedes leer algunas de nuestras publicaciones de blog para ver cómo crear formularios y trabajar con datos.
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