Cómo implementar la automatización de procesos y la IA: Mejores prácticas y escollos a evitar
La automatización y la inteligencia artificial (IA) prometen acelerar la planificación, los informes, la generación de contenido, la resolución de problemas y más. Pero también hay errores comunes que hay que evitar si se quiere tener éxito. Aquí encontrará un plan sencillo para organizar sus iniciativas de IA, software de automatización y consejos prácticos para principiantes en automatización.
Cómo empezar con la IA y la automatización
La inteligencia artificial libera un suministro inagotable de herramientas informáticas en el mundo empresarial. Estas herramientas de IA generativa son los mismos tipos de descifradores de datos de alta velocidad que identifican planetas potenciales más allá de nuestro sistema solar y predicen los costos de vuelo dentro de 300 días y ahora están disponibles en ventas, contabilidad y marketing. Los ejemplos de ideas de IA son muy variados:
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Responda preguntas complejas de clientes
Borrador de subtítulos de redes sociales
Realice una investigación de clientes resumiendo frustraciones y deseos
Encuestar las actividades financieras para detectar fraudes
Predecir interrupciones en la cadena de suministro
No importa en qué parte de su organización desee utilizar tecnología de automatización e inteligencia artificial, hay cuatro pasos importantes para trazar su plan. A continuación te explicamos cómo empezar a utilizar la IA:
Paso 1: Identifique los procesos correctos para automatizar
El primer paso para implementar la automatización inteligente de procesos y la IA es identificar los procesos adecuados para automatizar. Las empresas deberían centrarse en tareas repetitivas basadas en reglas que puedan automatizarse fácilmente. Esto incluye ingreso de datos, procesamiento de facturas y consultas de servicio al cliente. Debe priorizar los procesos que tengan el potencial de ofrecer el mayor valor, ya sea en términos de ahorro de costos, construcción de marca o mejora de las experiencias del cliente.
Una vez que las empresas hayan identificado los procesos a automatizar, el siguiente paso es seleccionar las herramientas de automatización adecuadas. Hay muchas herramientas y plataformas disponibles para la hiperautomatización y la IA, y las empresas deben evaluar cuidadosamente sus opciones antes de tomar una decisión. Factores a considerar:
la facilidad de uso, escalabilidad y capacidades de integración de la herramienta. Esto incluye el nivel de soporte y capacitación que ofrece el proveedor.
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Paso 3: Construye un equipo fuerte
La implementación de la automatización de procesos de negocio (BPA) y la IA requiere un equipo sólido con diversas habilidades, incluida experiencia técnica, gestión de proyectos y perspicacia empresarial. Construya un equipo que incluya partes interesadas técnicas y no técnicas. Su equipo también debe brindar capacitación y apoyo para garantizarlo todos está en la misma página.
Por ejemplo, la IA desbloquea la resolución de problemas ultrarrápida—, pero solo si el personal sabe cómo solicitarle respuestas. Recuerde: las organizaciones son propensas a seguir el status quo. No todo el mundo es tan rápido con el disparador tecnológico; para algunos, algo nuevo requiere una mentalidad de 180°. Encuentre oportunidades para capacitar al personal sobre las ventajas de la IA hasta que su uso se vuelva habitual.
Paso 4: Medir el éxito
Para sus vanguardias tecnológicas—saltar al mundo de la IA generativa es muy divertido. Para garantizar que la automatización de procesos y la IA brinden los beneficios previstos, las organizaciones deben establecer métricas claras. Desalentar el uso de IA en la sombra.
Para alcanzar el éxito, cada empleado debe aprovechar sus ventajas. ¿Está buscando reducir costos, aumentar la productividad o alcanzar una puntuación NPS específica? Centrar los esfuerzos en objetivos clave y realizar un seguimiento continuo del progreso a lo largo del camino.
Errores de IA que hay que evitar
También existen varios errores comunes que las empresas deben evitar al implementar la automatización del flujo de trabajo y la IA. Estos incluyen:
Sobreautomatización: Tenga cuidado con la tentación de automatizar todo; específicamente, las actividades que definen su promesa principal. Sus clientes valoran las interacciones en persona, como las tareas que muestran sus diferenciadores competitivos. Estas son solo tres áreas que pueden no beneficiarse de las promesas de la IA— e incluso podrían correr el riesgo de dañar su reputación o sus índices de satisfacción del cliente. Deje que la automatización se encargue de tareas que consumen mucho tiempo, para que pueda concentrarse en asuntos más importantes en tiempo real.
Obscureciendo las contribuciones del personal: Los mejores talentos se quedan cuando se reconocen sus contribuciones. La IA puede nublar la conexión tangible entre la entrada y los resultados. A los expertos de la Universidad de Stanford les preocupa que pueda depender demasiado de la IA y las tecnologías avanzadas disminuir la motivación—ya que los miembros del equipo tienen menos responsabilidad sobre sus responsabilidades. Anime a los miembros del equipo a explorar el razonamiento detrás de las decisiones de la IA y recompense a quienes descubran errores.
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Subestimar la importancia del aporte humano: No olvides la importancia de incluir a los humanos en el proceso, conocido como automatización del circuito por parte de humanos. Los trabajadores humanos aportan talentos y perspectivas únicos que las máquinas no pueden replicar, como el razonamiento crítico, las habilidades blandas y la intuición.
Además, tenga cuidado de no automatizar tantos procesos que prive al personal de una valiosa capacitación en el trabajo. Reducir las tareas mundanas y repetitivas es una ventaja— siempre y cuando no agotes los roles de las experiencias que generan talento duradero. La IA está destinada a ayudar a las personas, no a reemplazarlas.
Acumulación de deuda técnica: Sin una estrategia en mente, las herramientas de IA también pueden acumular deuda técnica, especialmente si se implementan poco a poco. Las iniciativas de automatización inteligente deberían abarcar: orquestación de procesos—un enfoque de automatización que decreta que nada se ejecuta unilateralmente. Usted lleva a cabo todos los flujos de trabajo, aplicaciones, herramientas y tecnologías desde un centro de comando central, lo que evita que los departamentos se aferren a la IA ad hoc y acumulen más herramientas de las que pueden administrar.
Combinando la automatización de procesos y la generación de IA para lograr hiperproductividad
La combinación de automatización de procesos e IA representa una poderosa sinergia que potencia la hiperpoductividad en el lugar de trabajo. La automatización de procesos maneja eficientemente tareas repetitivas y basadas en reglas, garantizando la coherencia y reduciendo el error humano. La IA, por otro lado, aporta inteligencia y adaptabilidad a la ecuación. Al integrar la IA en la automatización, los sistemas pueden aprender y tomar decisiones basadas en datos, contexto y patrones. Este dúo dinámico optimiza los procesos refinándolos y ajustándolos continuamente para lograr la máxima eficiencia. Implementar la automatización de procesos y la IA puede ser una tarea compleja —¡incluso puede resultar abrumadora al principio! Sin embargo, organizar su plan de IA, seguir las mejores prácticas y evitar errores comunes sentará las bases para su éxito.
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