Cuando piensas en software de flujo de trabajo, es fácil pensar en el movimiento de la automatización de procesos. Después de todo, el flujo implica movimiento constante, y usted utiliza el software para moverse a través de los pasos de un proceso dado. Sin embargo, hay un elemento a menudo pasado por alto de la automatización de procesos utilizando software de flujo de trabajo: el proceso tiene que comenzar con algo.
En muchos casos, un flujo de trabajo comienza con alguien que completa un formulario. Podría ser un pedido, un cliente potencial, una solicitud de información, una cotización de seguro o una solicitud de hipoteca. Estos tipos de flujos de trabajo comienzan con la entrada de datos. A medida que esos datos se transmiten a través del proceso, suceden diferentes cosas según la información proporcionada. Si hay algún error o campo de datos faltante, podría resultar en una falla del proceso o un error en el resultado final.
El software de flujo de trabajo le ayuda a comenzar bien sus procesos al permitirle mejorar la productividad de la entrada de datos y reducir algunos problemas comunes cuando se trata de usar formularios como parte de su proceso empresarial.
Uso de software de flujo de trabajo para la validación
Uno de los campos más comunes en un formulario solicita la dirección postal del usuario. Desafortunadamente, este campo común es la fuente de muchos errores en el flujo de trabajo. Los problemas de entrada de direcciones pueden ocurrir debido a cualquier cosa, desde campos de ciudad y estado no estandarizados hasta ligeras variaciones en la ortografía de los nombres de las calles. Estos tipos de errores dan como resultado datos sucios que podrían causar problemas en todo el proceso. El software de flujo de trabajo puede conectarse al sistema de verificación de direcciones del Servicio Postal de EE. UU. para garantizar campos de dirección estandarizados.
También son posibles otros elementos de validación de formularios para garantizar la coherencia con:
- Menús desplegables dependientes
- Listas estandarizadas
- Llamadas de datos para buscar duplicados
- Establecer rangos o límites alrededor de ciertos campos
Registros y almacenamiento de datos con software de flujo de trabajo
Las entradas duplicadas consumen recursos, no solo espacio de almacenamiento en sus servidores de datos, sino también el tiempo que lleva encontrarlas y eliminarlas. Si no se eliminan las entradas duplicadas, podría tener problemas en el proceso. Sin embargo, hay ocasiones en las que los datos duplicados son inevitables; por ejemplo, puede haber múltiples sistemas que recopilan información. El software de flujo de trabajo adecuado le ayudará actuando como el sistema maestro de registro, lo que le permitirá tomar datos de múltiples sistemas y limpiar los datos antes de mover los registros a un almacén de datos para su uso en los diversos procesos.
