Incluso el más pequeño Escuela primaria y secundaria Los sistemas tendrían dificultades para funcionar eficientemente sin un sistema formal de préstamo, enajenación y transferencia de activos. Los sistemas escolares a menudo poseen cantidades significativas de equipos educativos costosos, y saber dónde se encuentra cada artículo en un momento dado es importante para prevenir robos, pérdidas o daños.
Al principio, los sistemas escolares rastreaban toda esta información en papel, y era arduo pero necesario. Con el tiempo, las hojas de cálculo fueron tomando el relevo, pero mantenerlas actualizadas, particularmente en varias escuelas físicas, es difícil. Hoy en día, las escuelas con los mejores sistemas de préstamo, enajenación y transferencia de activos utilizan software de flujo de trabajo, que es significativamente más eficiente y menos propenso a errores. Los sistemas escolares que asignan responsabilidad por los activos y utilizan un sistema formal para rastrearlos tienen un mejor control sobre los activos costosos que los sistemas escolares que no lo hacen. Generalmente, se realiza un inventario anual de activos para conciliar registros con activos físicos e informar activos excedentes, faltantes o dañados que han pasado desapercibidos. Activos que deben rastrearse en el sistema de préstamo, disposición y transferencia de activos Los equipos escolares típicos que deben rastrearse en un sistema de préstamo, disposición y transferencia de activos pueden incluir: • Proyectores aéreos • Televisores • Máquinas de DVD / VCR • Computadoras • Impresoras • Cámaras • Equipos de mantenimiento del paisaje • Vehículos propiedad de la escuela ¿Qué información se debe rastrear en un sistema de gestión de activos? En general, se adjuntan varios elementos de datos a cada activo escolar para que pueda rastrearse fácilmente. Estos elementos de datos pueden incluir: • Clase de activo (equipo informático, audiovisual, etc.) • Fecha de adquisición del activo • Código de ubicación • Número de código de barras • Descripción con número de serie • Costo de adquisición y cómo se pagó • Número de orden de compra • Código de condición del activo (excelente, bueno, regular, malo) Transferencia de activos en un sistema K-12 A veces, los activos se transfieren de una escuela de un sistema a otra, y el sistema de préstamo, enajenación y transferencia de activos también debe realizar un seguimiento de esto. Cada vez que se recoge un activo y se traslada de una ubicación a otra, la persona que lo autoriza debe completar un flujo de trabajo de transferencia. Crear un flujo de trabajo en línea simple para contabilizar las transferencias de activos puede ayudar significativamente a prevenir la "pérdida" de activos, mejorar la rendición de cuentas de los activos y facilitar el proceso de inventario anual.
