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¿No es hora de dejar atrás la aprobación manual de facturas?[ /caption] El proceso típico de aprobación manual de facturas puede ser lento y engorroso. Algunas facturas pueden pagarse de inmediato, pero otras pueden quedar rezagadas debido a problemas comunes con el proceso de aprobación de facturas. Por ejemplo, cuando hay numerosos puntos de contacto con el documento, incluida la preparación física del documento, el enrutamiento, la entrada manual de datos y la corrección de errores, es fácil perder oportunidades como los descuentos por pronto pago. Lo que es más, cuando la gerencia es invisible durante el proceso de aprobación de facturas, otros involucrados pueden estar completamente desconcertados sobre el estado actual de la factura. Un proceso de aprobación de facturas torpe contiene muchos costos ocultos, particularmente si hay varios pasos manuales involucrados. Cada vez que se manipula físicamente una factura antes de realizar el pago, aumenta el riesgo de error. Esto contribuye a mayores costos laborales, ciclos de procesamiento más largos e irregularidades en el flujo de caja. Pero cuando automatiza el proceso de aprobación de facturas, puede disfrutar de varios beneficios. Por un lado, un proceso automatizado de aprobación de facturas es más fácil de escalar sin tener que agregar personal. La correspondencia manual puede ser cosa del pasado, al igual que el enrutamiento físico de documentos en papel de escritorio en escritorio en busca de aprobación. Un proceso automatizado de aprobación de facturas ayuda a eliminar pagos duplicados, puede crear un rastro de auditoría automático y puede reducir significativamente las disputas de facturas. Aquí hay algunas formas de hacer que su ciclo de aprobación de facturas sea muy fácil.
Automatizar la correspondencia de facturas, órdenes de compra y recibos
Cuando se toma el tiempo para automatizar la generación de facturas, órdenes de compra y recibos, puede acelerar considerablemente el proceso de facturación. Su proceso puede diseñarse de modo que cada factura que llegue se compare con la orden de compra y el recibo correctos. Cuando las facturas coinciden, se pueden enrutar rápidamente a través de los pasos de aprobación necesarios directamente a su sistema financiero. La correspondencia manual de facturas, órdenes de compra y recibos se convierte en cosa del pasado, liberando tiempo del personal para tareas más importantes. [caption id="" align="alignright" width="400"]
Los extras como la aprobación y notificación por correo electrónico aceleran en gran medida el proceso de aprobación de facturas.[ /caption]
