Cómo cumplir con la normativa mediante la automatización
El número de nuevas leyes sobre cumplimiento ha aumentado en los últimos cinco años. Estas leyes impactan a varios sectores, no solo a las finanzas, la educación, los seguros, la atención médica y más. Estas industrias almacenan y trabajan con datos de clientes altamente confidenciales que requieren un manejo cuidadoso. Los flujos de trabajo obsoletos y los procesos manuales son propensos a errores humanos, una posible brecha de seguridad en el mundo actual. Para cumplir con estos requisitos reglamentarios, cada vez más empresas recurren a la tecnología de automatización para obtener ayuda. En este artículo, exploraremos cómo la automatización ayuda a las empresas como la suya a cumplir con las normativas.
¿Cómo puede la tecnología de automatización ayudar a su empresa a cumplir con las normativas?
Las soluciones automatizadas como los sistemas de gestión documental (DMS), la automatización robótica de procesos (RPA) y la gestión de procesos de negocio (BPM) ayudan a implementar una estrategia de cumplimiento más sólida dentro de las organizaciones. DMS ayuda a crear, cargar, almacenar y enviar documentos con facilidad.RPA se basa en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para automatizar tareas altamente repetitivas que normalmente realizan los humanos.BPM es un método utilizado por las empresas para optimizar sus procesos de negocio principales, también conocidos como flujos de trabajo. BPM se puede implementar en las instalaciones, como software, a través de la nube o como una solución híbrida según las necesidades de la empresa. Afortunadamente, existen plataformas integrales que tienen opciones híbridas para reemplazar o integrar fácilmente con todas estas tecnologías. El resultado es una empresa más ética y eficiente con operaciones comerciales más fluidas, seguridad de datos fortalecida, reducción de costos administrativos y cero multas y repercusiones legales. Aquí hay algunas de las muchas capacidades que la plataforma adecuada producto híbrido todo incluido puede transformar la forma en que su empresa aborda el cumplimiento:
Identificación y autenticación de usuarios
Información segura en una base de datos centralizada
Acceso restringido a usuarios para adaptarlo a diferentes niveles de autorización de seguridad
Asignación de roles basada en la descripción del puesto
Notificaciones push en tiempo real de elementos de acción
Seguimiento de errores y auditoría sencilla con el sistema de informes
Debido a la flexibilidad de esta solución empresarial a gran escala, el protocolo de seguridad se mejora enormemente gracias a los informes de actividad generados por el software de automatización. Estos informes proporcionan una vista macro de la actividad del usuario, las cuentas y las responsabilidades, lo que indica brechas y errores rápidamente a medida que ocurren.
Mitigar el riesgo con tecnología de automatización
Otorgar a las partes interesadas el mismo acceso para editar informes que determinan una auditoría puede salirse de control. Hacer cumplir la seguridad en torno a un proceso manual es casi imposible, sin embargo, varias organizaciones todavía utilizan Hojas de cálculo de Microsoft Excel para almacenar datos relacionados con el cumplimiento. Por ejemplo, la industria fiscal tiene que cumplir con el gobierno para informar los documentos fiscales con precisión. Según un informe de 2018 por Tiplati y Gatepoint Research, “el 30% de las empresas no validan los formularios fiscales en absoluto, mientras que el 45% lo hace manualmente”. Ingresar datos en una hoja de cálculo por varias personas es propenso a errores humanos. Y pequeños errores pueden resultar en retraso en la ayuda financiera para la universidad o un incidente como el Brecha de seguridad de Capital One debido a la falta de operaciones estandarizadas y estrechamente integradas. La falta de procesos adecuados, las medidas de seguridad y los repositorios centrales en su lugar pueden resultar en ciberataques, fugas de información y acciones legales. Más aún, si su empresa carece de la infraestructura de TI para detectar estos errores en tiempo real, podría violar las regulaciones internacionales, federales y estatales. Entonces, ¿cómo puede su empresa evitar situaciones de riesgo utilizando la tecnología? La respuesta es adoptar una solución de automatización en la estrategia de TI de su empresa. Al automatizar el flujo de información entre las partes, los datos se transfieren de forma segura, rápida y se garantiza que cumplan con los cambios de políticas en constante evolución. La mayoría de las empresas hoy en día utilizan un estrategia de nube de múltiples capas en sus pilas tecnológicas. Si bien la versatilidad y la fortaleza de la nube producen naturalmente más seguridad, todavía depende del cliente verificar los permisos, especialmente si se utiliza una solución de nube híbrida. Lo que sucede en la nube debe transferirse al componente local, de lo contrario, el control y la seguridad están en juego.
Las mejores prácticas para crear una empresa lista para el cumplimiento
Existen varias formas de habilitar el cumplimiento a nivel organizacional. Estas son algunas consejos probados y verdaderos para ayudarle a implementar una sólida estrategia de cumplimiento:
Enviar un enlace a la versión de trabajo del documento para su revisión, no el documento en sí, a la confusión al limitar el acceso a versiones anteriores de un documento.
Automatizar la retención con eliminación automática o elija enviar una notificación por correo electrónico antes de presionar el botón Eliminar.
Verifique los límites de retención de documentos. Mantener documentos más allá de su período de retención requerido crea riesgo de incumplimiento y violaciones de privacidad.
Mueva sus documentos a la nube con la plataforma adecuada. Un proveedor de nube confiable a nivel empresarial es Amazon Web Services, que cumple con un amplio conjunto de estándares de cumplimiento internacionales y específicos de la industria. La nube también proporciona seguridad incorporada.
El cumplimiento no tiene por qué ser una carga. Al aprovechar la tecnología de automatización a través de software RPA, IA, DMS y BPM, su empresa puede operar con total integridad. El resultado es una forma más sólida y sistematizada de hacer negocios. No sacrifique la ética empresarial, el tiempo y el dinero a expensas de no planificar los cambios regulatorios. Nunca más se pierda una fecha límite con nuestra plataforma BPM inteligente, disponible en las instalaciones, en la nube o como solución híbrida. Obtenga más información en www.processmaker.com.
Acerca de ProcessMaker:
ProcessMaker es un software de gestión de procesos de negocio y flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocio la colaboración con TI para automatizar procesos de negocio complejos que conectan personas y sistemas empresariales existentes. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuida en 35 países de cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos de negocio centrales, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
