Durante al menos 30 años, la llamada oficina sin papeles ha estado "a la vuelta de la esquina". Pero como muchos de ustedes pueden atestiguar, ha sucedido lo contrario en muchas empresas, con la proliferación de papeleo. Varios factores contribuyen al aumento del papeleo, incluido el cumplimiento de las regulaciones y los procesos de trabajo que requieren pasos de aprobación documentados. Pero existen formas poderosas de reducir drásticamente el papeleo sin renunciar al cumplimiento, la seguridad o los pasos de aprobación que necesita.
El empleado de oficina estadounidense promedio utiliza aproximadamente 10.000 hojas de papel al año, por lo que incluso una pequeña empresa puede invertir una suma considerable de dinero en papel y material de impresión. Y hablando de impresión, el costo promedio de imprimir una página es de poco más de tres centavos, lo que puede sumar seriamente a lo largo de un año. También tienes que almacenar todos esos documentos, y los archivadores pueden ser caros y ocupar un valioso espacio de oficina que podría usarse mejor para otras cosas. El software de gestión de flujos de trabajo es una solución probada y práctica para el papeleo excesivo. Software de gestión de flujos de trabajo y reducción de papel Con la solución de gestión de flujos de trabajo adecuada, puedes hacer que tus formularios en papel sean electrónicos. Además, cuando varios formularios están involucrados en un proceso, puedes usar tu software de gestión de flujos de trabajo para crear flujos de trabajo que aseguren que se completen todos los formularios y pasos y que se registren todas las aprobaciones. Además de reducir el uso de papel, hacer que los formularios y flujos de trabajo sean electrónicos reduce tu necesidad de almacenamiento de papel, ya que los documentos virtuales se almacenan en servidores, ya sea en tus instalaciones o en la nube. Y cuando los formularios se vuelven electrónicos, desaparecen las preocupaciones por formularios perdidos, manchados de café o ilegibles. Los efectos positivos de la reducción de papeleo ¿Qué sucede cuando usas software de flujo de trabajo para reducir el papeleo? Una encuesta descubrió que al cambiar a formularios digitales, los dueños de negocios pueden centrarse más en los ingresos, ya que ellos y su fuerza laboral dedican menos tiempo a manejar documentos físicos. Completar formularios electrónicos es más rápido, no te quedarás sin copias de formularios electrónicos y archivar formularios electrónicos es significativamente más rápido que hacerlo físicamente. Además, encontrar formularios electrónicos completados para su revisión es significativamente más rápido. En promedio, hacer que los formularios sean digitales ahorra a los empleados 11 horas por semana y a los dueños de negocios seis horas por semana. Puede que no sea la mejor idea hacer que todos tus formularios y flujos de trabajo sean electrónicos a la vez. La mayoría de las empresas tienen una mejor experiencia cuando identifican un formulario o flujo de trabajo para hacerlo electrónico, lo implementan y luego monitorean y miden los resultados antes de desarrollar más flujos de trabajo electrónicos.
