Los procesos de informes de gastos pueden ser difíciles de acertar. Por un lado, desea que sea simple, para que los empleados envíen los informes de gastos a tiempo y los departamentos de cuentas por pagar puedan reembolsarles rápidamente. Por otro lado, no desea que los informes de gastos sean tan informales que sea fácil para los empleados reclamar gastos frívolos.
En el otro extremo del espectro, los informes de gastos excesivamente complicados pueden generar resentimiento en los empleados, quienes pueden verse tentados a exagerar los gastos para compensar la molestia de completar el informe de gastos en primer lugar. En general, solicitar información sobre precios y fechas, además de recibos, es razonable para las empresas que no utilizan una tarifa fija por dietas. Aquí hay algunas maneras en que puede acelerar el proceso de informes de gastos. Omita el papel siempre que sea posible Los formularios de informes de gastos en papel pueden ser ilegibles, perderse fácilmente y ser propensos a errores. Hacer que los formularios de informes de gastos sean electrónicos y permitir fotos JPEG de recibos o recibos electrónicos puede abordar estos problemas de manera efectiva. Si un empleado no puede obtener un recibo electrónico, puede tomar una foto de un recibo con su teléfono y usarla con el informe de gastos electrónico. De esta manera, evita formularios perdidos o manchados de café, escritura ilegible y tinta borrosa en los recibos. Además, los informes de gastos electrónicos se pueden diseñar para guiar a los usuarios a través del proceso de manera metódica. Se puede usar un conjunto de pasos si la persona asistió a una conferencia científica, mientras que se puede usar otro conjunto de pasos si el empleado se reunió con un cliente. Los flujos de trabajo se pueden diseñar para adaptarse a los tipos de viajes de negocios que sus empleados realizan con mayor frecuencia, asegurando que no se omitan pasos y que se reembolsen todos los gastos legítimos. Los flujos de trabajo electrónicos mantienen los informes de gastos al día Puede integrar formularios y recibos electrónicos en un conveniente flujo de trabajo en línea que permite a los empleados completar informes de gastos, adjuntar recibos electrónicos y luego enviarlos en línea para que las autoridades de aprobación adecuadas reciban automáticamente una notificación de que se necesita su intervención. Cuando las autoridades de aprobación aprueban un informe de gastos, pueden enviarlo al departamento de cuentas por pagar, que puede ser notificado automáticamente y comenzar el proceso de reembolso. Si hay un problema con un informe de gastos, se puede alertar al empleado de que se necesita más información. Esperar a llegar a la oficina con una pila de recibos para completar un formulario de informe de gastos es ineficiente. Pero si hace que su flujo de trabajo de informes de gastos electrónicos sea móvil, agrega una capa adicional de conveniencia para sus empleados que viajan. Cuando un empleado puede usar su tableta para trabajar en un informe de gastos durante una escala, y luego terminarlo en el tren al trabajo a la mañana siguiente, puede estar seguro de que el reembolso será rápido y podrá ocuparse de cosas más importantes una vez de vuelta en la oficina.
