Cómo las universidades pueden ahorrar tiempo en la presentación manual de informes de gastos
Las universidades comparten muchos de los mismos atributos que las grandes empresas, especialmente en tamaño departamental, diversidad y presupuestos estrictamente controlados. A medida que las universidades crecen y aumentan los gastos, mantener el control de la presentación de gastos puede ser un desafío. Articular y hacer cumplir políticas para controlar los costos mientras se mantiene el cumplimiento es fundamental para las escuelas de hoy. Una forma de cumplir estos requisitos es la gestión automatizada de gastos. Hoy, cubriremos cómo las escuelas pueden reducir costos, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia al eliminar la presentación manual de gastos.
Las trampas de la presentación manual de gastos
Las universidades tienen varios obstáculos en cuanto a la presentación, el procesamiento y el pago de gastos. Hay algunos ejemplos que ilustran la molestia que la presentación manual de informes a menudo crea en la educación superior, incluyendo los siguientes:
Procesos intensivos en papel. Normalmente, un proceso de presentación manual sería algo así: mantener el recibo, crear una hoja de cálculo de Excel, ingresar los datos correctos del código del libro mayor del presupuesto, grapar el recibo a una versión impresa de la hoja de cálculo, y luego enviarlo por fax o correo a otro departamento para su aprobación. Este proceso requiere mucha mano de obra, es monótono y una gran pérdida de tiempo y recursos.
Migración e integración difíciles. No todo el software de gastos automatizado es igual. Encontrar una solución que se conecte a través de sistemas de terceros es difícil de encontrar, especialmente aquellas adaptadas al sector de la educación superior. Adoptar una solución robusta para universidades es clave.
Errores de entrada de datos. Los errores son fáciles de cometer, especialmente con la entrada manual. Ingresar el número incorrecto puede tener grandes implicaciones contra el correcto libro mayor código (GL) (códigos financieros utilizados por la Oficina de Gestión Financiera para fines regulatorios).
Reembolso retrasado de gastos de viaje. La incapacidad de crear fácilmente artículos de gastos durante los viajes a menudo retrasa la presentación y el reembolso de los costos de viaje. Esto puede ser especialmente frustrante cuando los jefes de departamento, el personal o los profesores viajan para dar conferencias, trabajar u otros requisitos laborales fuera de sus campus de origen.
Fraude. Ellucian informes que el fraude se estima que crea $2.8 mil millones en pérdidas cada año en los EE. UU. La presentación manual de informes deja grandes vacíos en la seguridad, ya que el seguimiento de la entrada manual es casi imposible.
No es difícil ver por qué la presentación manual de informes consume tiempo y es costosa. Afortunadamente, existen soluciones para eso.
Los beneficios de la automatización
Automatizar cualquier tarea tediosa será un gran alivio para cualquier organización. Para las escuelas, que suelen depender de mucho papel y soluciones heredadas que no se comunican entre sí, esto no podría estar más lejos de la verdad. ¿Quién no quiere una mayor eficiencia? Si necesita más convencimiento, aquí hay cuatro ventajas importantes de automatizar su sistema de gestión de gastos: 1. Menores costos. Los informes manuales de gastos requieren muchas manos, ojos y mucho tiempo. Todas estas cosas suman en términos de costo. Con la presentación automatizada de gastos, el costo y el tiempo se reducen significativamente para el personal que ingresa y envía los informes.2. Ahorro de tiempo. Lleva tiempo rastrear y organizar recibos, hacer el informe de gastos, enviarlo a un gerente, obtener la aprobación, esperar los reembolsos y luego hacerlo todo de nuevo. Con la presentación automatizada de gastos, todo se actualiza y se envía en tiempo real, lo que hace que el proceso de aprobación sea mucho más rápido. 3. Mayor accesibilidad. El mundo es digital y las soluciones empresariales modernas también lo son. Para su escuela, pasar a lo digital significa que todo es rápido y fácilmente accesible al alcance de su mano. La presentación automatizada de gastos permite a su personal acceder a recibos y rastrear gastos en cualquier lugar y en cualquier momento. 4. Informes sin errores. Intentar no cometer errores al ingresar datos es un fastidio. Cuando se cometen errores, un proceso manual generalmente requiere que espere hasta el próximo mes para enviar su informe de gastos corregido. Con la automatización, ese proceso se reduce a minutos.Arriesgar la credibilidad, el estatus legal o la seguridad de su escuela simplemente no vale la pena. Al integrar una suite de software que incluye un sistema moderno de gestión de gastos, puede cosechar las recompensas asociadas con la automatización.
Mejores prácticas para la gestión de gastos
Las instituciones de educación superior también deben abordar sus circunstancias únicas en cuanto a financiación y cumplimiento. Una mayor comprensión de las fechas de inicio y fin de los proyectos puede ayudar a preparar los presupuestos en consecuencia según el tiempo y la necesidad de iniciar transiciones o nuevos proyectos. Mejorar el proceso de aprobación para la gestión de gastos también es clave. Esto se puede lograr fácilmente con software de automatización de flujos de trabajo para tener bajo control el proceso de su universidad. Para la educación superior, los retrasos o errores durante los procesos pueden ser costosos y desastrosos para el personal y la facultad. Cuando hay dinero involucrado, es fundamental adoptar una plataforma de automatización para agilizar el proceso de presentación de informes. La gestión automatizada de gastos solo puede mejorar la coordinación entre personas y departamentos en una universidad. Al elegir un sistema de presentación de informes automatizado para integrar en su suite de software, es importante tener en cuenta lo siguiente. En primer lugar, querrá asegurarse de que está eligiendo móvil plataforma; esto le ayuda a presentar gastos sobre la marcha. También querrá una con una interfaz de usuario visualmente amigable, ya que una herramienta de arrastrar y soltar le permite procesar información sin codificación. No hace falta decir que esta interfaz y los paneles asociados con sus datos deben ser intuitivos y fáciles de leer. Finalmente, una herramienta que le ayuda a orquestar dinámicas flujos de trabajo es una gran ventaja. Realmente comenzará a poner la organización en marcha eligiendo una plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM). Una vez que su escuela tenga una mejor comprensión de los requisitos de viáticos y empleados, las fechas de viaje y cómo funcionan los procesos juntos, podrá recuperar el control de su presupuesto. Al ser proactivo en la gestión financiera y utilizar la tecnología a su favor, la gestión de gastos se vuelve bastante simple. Como dicen, "Trabaja de manera más inteligente, no más duro". ¿Listo para transformar digitalmente su universidad? Nuestra solución de software empresarial se especializa en ofrecer soluciones que impulsan la eficiencia operativa, conectando sus sistemas actuales en una sola plataforma. Obtenga más información sobre nuestra robusta solución de gestión de flujos de trabajo de bajo código en www.processmaker.com.
Acerca de ProcessMaker
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