Hiperproductividad versus hiperautomatización: ¿cuál es la diferencia?
Ha surgido una nueva arma secreta para garantizar que aproveches al máximo tus iniciativas de hiperautomatización: la hiperproductividad. En lugar de lanzar dardos sin fin con la esperanza de obtener una victoria en la automatización, la hiperproductividad garantiza que cada disparo sea selectivo. Usar ambos juntos significa que sus iniciativas de automatización se centran en la colaboración, la eficiencia y el ahorro de costos, eliminando el tiempo dedicado a procesos manuales. Una combinación de mentalidades funciona. Gartner predice que la estrategia puede reducir los costos operativos en un 30% para las organizaciones que den el paso.
¿Qué es la hiperproductividad?
En nuestra vida personal, luchamos constantemente con el tiempo, tratando de extraer algunas onzas adicionales de productividad siempre que sea posible. Puedes planificar tus comidas a principios de semana, probar Pomodoro o planear despertarte una hora antes. La hiperproductividad nos pide que analicemos la automatización de los procesos de negocio de manera similar: ¿cómo podemos organizar mejor todas estas tareas aisladas para que funcionen juntas de manera más fluida? Después de todo, en los negocios, pocas tareas funcionan en el vacío. La hiperproductividad fomenta un alcance más amplio: ajustado para encontrar superposiciones entre tareas y departamentos—oportunidades frecuentemente pasadas por alto para una mayor colaboración.
Herramientas de colaboración
Los flujos de trabajo desorganizados provocan seguimientos innecesarios y búsquedas de información perdida que duran varios días. La hiperproductividad tiene que ver con la conexión:
Todo el mundo tiene la información correcta a su alcance
Vistas simples sobre las responsabilidades y el progreso de las tareas
Todos los miembros del equipo, independientemente de sus habilidades técnicas, pueden participar en la creación de procesos
Reduzca los cambios no deseados limitando las ediciones a usuarios autorizados
Edición simultánea de documentos y flujos de trabajo de procesos
Una versión única y actualizada de los documentos esenciales circula a través de procesos automatizados
Seguimiento de actividades para que los usuarios puedan seguir las ediciones
Según algunos estudios, una colaboración eficaz puede aumentar la producción en el lugar de trabajo en un 50%. Las herramientas colaborativas garantizan que su tecnología sea parte igualmente del equipo.
El mapeo de flujos de trabajo tiene dos vertientes. No se trata sólo de saber qué tareas incluir, sino que el orden de las tareas es igualmente crucial. A medida que crece la complejidad de su organización, es fácil que los flujos de trabajo se sobrecarguen. Un grito de guerra de hiperproductividad es la simplicidad. Supervise continuamente de cerca las tareas y cómo se relacionan con los demás para mantener el camino más fluido posible.
Automatización de tareas repetitivas
McKinsey estima que el 30% de las actividades en el 60% de los empleos pueden automatizarse. Las tareas repetitivas son un área primordial para el etiquetado en la tecnología. Su punto de partida son las tareas de ingreso de datos, los trabajos de copiar y pegar y el movimiento de información entre bases de datos. Al limpiar la mesa de tareas mundanas que interrumpen la concentración, su equipo tiene más energía para aplicar la creatividad en las áreas que más importan. La estrategia hace más que ahorrarle a su organización tiempo y costos por tarea. Al recortar las tareas rutinarias de la silla giratoria, puede cambiar el enfoque de los empleados de alto rendimiento’ hacia un trabajo más satisfactorio —el Santo Grial de un trabajo con propósito. Es una forma imbatible de reducir la rotación y mantener a los mejores talentos a largo plazo. La automatización es una flecha en el carcaj de la hiperproductividad, pero no pierda de vista las tareas manuales basadas en personas. Comprender cómo las personas necesitan comunicarse, compartir información o intercambiar ideas juntas es igualmente poderoso.
¿qué es la hiperautomatización?
La hiperautomatización utiliza tecnología automatizada para impulsar la colaboración y la optimización y al mismo tiempo eliminar la repetición, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad. Como era de esperar, 7 de cada 10 líderes empresariales coinciden en que la hiperautomatización desempeñará un papel influyente en el futuro de los negocios. Esta es la razón por la que las organizaciones están ampliando sus esfuerzos en materia de capacidades de automatización. Se espera que sus herramientas tecnológicas aumenten las ganancias en casi un 40% para 2035. 7 de cada 10 empresas ya están aprovechando sus fortalezas para automatizar al menos un proceso vital. Reducir costos, como esta compañía de petróleo y gas, que redujo los costos de almacenamiento en $1 millón a través de la hiperautomatización. Entonces, ¿cuáles son las tecnologías que impulsan un interés sin precedentes en la hiperautomatización?
Automatización Robótica de Procesos
La automatización robótica de procesos (RPA) es como tener un ejército de asistentes virtuales a tu disposición. Trasladar la responsabilidad de las tareas repetitivas y basadas en reglas de los humanos al software. La entrada intensiva de datos, el llenado de formularios y el llenado de hojas de cálculo se convierten en algo que se hace en segundo plano, mientras que el personal puede prestar su atención en otra parte. Los bots de RPA están obsesionados con las reglas, por lo que cualquier tarea que venga con un conjunto de instrucciones paso a paso es su punto óptimo. En lugar de copiar información de correos electrónicos a un CRM diariamente, los humanos pueden hacer lo que mejor saben hacer —cultivar relaciones con clientes y clientes de alto perfil, sintetizar información no relacionada en nuevas ideas de divulgación o resolver problemas matizados que requieren un enfoque de guantes de niño.
Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)
El procesamiento inteligente de documentos es la mejor alternativa a la automatización robótica de procesos. En lugar de limitarse a datos estructurados, IDP puede acelerar la automatización del flujo de trabajo examinando datos no estructurados. Una de las tecnologías que componen el IDP es el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
IA y aprendizaje automático
Si bien a RPA le encanta seguir rutinas estrictas, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático añaden una dosis de razonamiento.
Aprendizaje automático (ML): En la programación tradicional, los humanos escriben reglas explícitas que debe seguir una computadora. Por ejemplo, un bot RPA moverá lo que esté en el campo ‘nombre’ de una aplicación a la columna B de una hoja de cálculo. Sin embargo, en el aprendizaje automático, las computadoras aprenden de patrones de datos. Las herramientas de aprendizaje automático pueden analizar un amplio conjunto de datos para identificar patrones, identificar anomalías y hacer predicciones —sin recibir instrucciones evidentes.
Inteligencia artificial (IA): La IA hace más que automatizar una tarea; puede mejorar el rendimiento. La IA puede evaluar una situación —ya sean los comentarios de los clientes o las calles abiertas— e identificar si los clientes estaban contentos o decepcionados y si un obstáculo percibido en la carretera es una persona o una sombra. Cada vez que toma una decisión, se vuelve más inteligente y se convierte en un aprendiz continuo que puede ir mucho más allá de las tareas basadas en reglas.
Procesamiento del lenguaje natural (PNL): Esta tecnología mejora la IA y el aprendizaje automático gracias a su facilidad de uso. La capacidad de procesar el lenguaje natural hace que diseñar procesos sea mucho más fácil, agilizando el proceso general para los usuarios comerciales.
Combinados, la IA y el aprendizaje automático no solo invitan a una nueva generación de conocimientos y oportunidades, sino que también ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo. De los profesionales de TI de todo el mundo, el 30% informa que la tecnología está demostrando ser un campeón en ahorro de tiempo.
Integración de tecnologías
No se trata simplemente de tapar cada fuga con un producto SaaS automatizado. La hiperautomatización requiere un ojo estratégico para encontrar la tecnología adecuada para cada problema. Pero el éxito reside en la integración: unir todos los flujos de trabajo bajo una gran carpa. Como cabecilla, debes estar al tanto de cada proceso y buscar siempre formas de mejorar el rendimiento y la eficiencia.
Diferencias clave entre hiperproductividad e hiperautomatización
La automatización es sólo un método para aumentar la productividad. Sin embargo, no todos los programas de automatización de procesos inteligentes son iguales. Muchas rutinas “si esto, entonces aquello” viven en el vacío. Por ejemplo, un equipo de ventas podría utilizar la automatización de documentos para completar contratos con detalles del cliente—, pero no existe ninguna tarea para informar la contabilidad de los cambios de facturación. Según una estimación, las organizaciones manipulan 200+ aplicaciones, muchas de las cuales son específicas de cada departamento sin una gobernanza amplia. Varias versiones de documentos pasan por programas separados y las tareas redundantes se ejecutan en paralelo —todo sin una única fuente de verdad. Otro 60% de los empleados admite utilizar sus aplicaciones preferidas (ejem, no autorizadas por TI) para intercambiar información y compartir documentos con sus colegas. La hiperproductividad requiere la voluntad de explorar nuevas ideas para resolver los desafíos comerciales. Pero no sólo como una curita para cuestiones discretas. Se trata de comprender cómo toda su pila tecnológica funciona en conjunto para formar una estrategia cohesiva.
Combine para obtener un plan de automatización ganador
La mitad de las organizaciones que informan sobre el éxito de la automatización de procesos de negocio (BPA) tienden a señalar un factor clave: la coordinación entre unidades de negocio. La automatización sin restricciones puede causar más problemas de los que resuelve— y la hiperproductividad aporta una pizca de disciplina. En lugar de una carrera loca para automatizar, automatizar y automatizar, la hiperproductividad alienta a las organizaciones a desarrollar un plan cohesivo centrado en brindar beneficios a toda la organización.
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