4 consejos para mejorar el proceso de matrícula en su colegio
A mediados de marzo, la crisis de salud pública provocó una transición brusca al aprendizaje remoto para estudiantes universitarios de todo el mundo. Los estudiantes montaron aulas satélite en las encimeras de la cocina y las mesas de café de la sala de estar. La pandemia alteró más que solo la experiencia en el aula, sino que también suspendió las actividades de la vida estudiantil y alteró el acceso a los servicios de salud mental del campus. El continuo aumento de los casos de coronavirus está obligando a las universidades y colegios a realizar ajustes inesperados para su semestre de otoño, y a revisar todas las formas en que opera su institución. Un área muy afectada por la pandemia es cómo las universidades manejan el proceso de matrícula. Un estudio de Davidson College reveló que de las 3.000 universidades, colegios comunitarios y universidades de EE. UU. analizadas, solo 72 revelaron planes para un semestre de otoño de 2020 completamente presencial. El resto planea ofrecer una mezcla de instrucción académica; que van desde las 119 instituciones programadas para ofrecer un plan de estudios completamente en línea, hasta las 627 que organizan un curso híbrido en línea y presencial. Mientras que el 44% de los estudiantes actuales teme interrupciones financieras incurridos por COVID-19 limitarán su capacidad para permanecer inscritos en otoño, la perspectiva de un campus cerrado está disuadiendo a los estudiantes de la clase de 2024 de inscribirse por completo. La pandemia ha asestado un golpe tan devastador que el 86% de los presidentes de colegios enumera la matrícula de otoño como uno de sus problemas más apremiantes. De hecho, la matrícula en los colegios comunitarios ha disminuido, pero desde entonces se ha recuperado con COVID-19. Ante una caída en la población estudiantil y la disminución de los ingresos, la forma en que las universidades y colegios manejan los procesos involucrados en la fase de matrícula puede hacer o deshacer el futuro de su institución. Aquí hay cinco maneras en que puede transformar sus sistemas para reducir las dudas, eliminar los obstáculos del flujo de trabajo y mejorar sus procesos de matrícula para comenzar un semestre de otoño saludable y próspero.
1. Mejorar los procesos de matrícula reforzando la comunicación interdepartamental
Muchos departamentos se unen para facilitar el proceso de matrícula, incluida la ayuda financiera, marketing, TI y la oficina del registrador. Cuando se trabaja de forma remota, es más importante que nunca que todo su equipo tenga una visión integral de los flujos de trabajo que impulsan su institución. Cuando los flujos de trabajo de matrícula son tan críticos para el éxito de otoño de su universidad o colegio, fuera de la vista no puede significar fuera de la mente. ¿Su equipo de marketing está esperando la aprobación final de una nueva campaña de video que muestre la respuesta de su escuela a la pandemia? ¿El equipo web no puede abrir la inscripción de cursos porque el registrador aún no ha finalizado la capacidad de un curso en línea? Quizás una actualización crítica de contenido web está languideciendo en la bandeja de entrada de un miembro de TI. Los estudiantes están esperando más que nunca para asegurar cupos de otoño, ¿hay solicitudes atascadas en su sistema que podrían necesitar un empujón? Con poca visibilidad de la actividad de otros departamentos, los administradores se quedan encogiéndose de hombros sobre por qué un proyecto o proceso en particular está estancado.En lugar de buscar en correos electrónicos antiguos, examinar una hoja de cálculo obsoleta o iniciar una costosa reunión de Zoom para llegar al meollo del problema, su escuela puede agregar todos sus procesos internos utilizando una plataforma como ProcessMaker. En un solo panel, puede ver el progreso de una cadena de procesos para identificar el cuello de botella preciso. Vea rápidamente quién es responsable de la siguiente tarea o revisión.
2. Utilizar la toma de decisiones ágil
Muchas áreas del proceso de matrícula simplemente no estaban listas para el cambio repentino a lo digital: los administradores dependían principalmente de reuniones presenciales, registros en papel y firmas manuscritas para lanzar nuevas iniciativas. COVID-19 detuvo cualquier dependencia restante del papel y los procesos presenciales. El cierre casi instantáneo de los campus canceló la interacción cara a cara de la rutina diaria, pero no permita que esto frene el ritmo de productividad dentro de su institución.ProcessMaker renueva la forma en que su equipo solicita aprobaciones. ¿Hay ciertos pasos en su proceso de matrícula que requieren la aprobación de un superior? No permita que estas revisiones requeridas se acumulen en una docena de seguimientos por correo electrónico que obstaculicen su flujo de trabajo general. Usando la automatización, su sistema puede enviar solicitudes de aprobación por correo electrónico o mensaje de texto. Dentro del mensaje, los miembros del personal superior pueden "aceptar" o "rechazar" rápidamente el paso del proceso, enviándolo automáticamente a la siguiente etapa del flujo de trabajo. [cta title="Automatizar su proceso de matrícula" link_text="Muéstrame cómo" link="/products/higher-education/"]
3. Marketing de alcance dirigido
Su sitio web ahora sirve como su principal guía del campus, extendiendo una cálida bienvenida digital a los estudiantes potenciales. Los estudiantes visitan su sitio para obtener más información sobre el aprendizaje remoto, los clubes del campus y los planes para los equipos deportivos, pero también quieren ver cómo podría ser la vida estudiantil una vez que los campus reabran. Para reducir la renuencia a inscribirse, su sitio web debe ser una mezcla vibrante que muestre ambos estilos de aprendizaje, repleta de boletines actualizados, videos cautivadores y recorridos 3D atractivos. Simplemente agregar contenido nuevo a su sitio web es solo el primer paso: ¿tiene su sitio web la capacidad de rastrear el interés de un visitante? Empodere a su equipo de marketing con análisis que impulsen la matrícula. Los flujos de trabajo automatizados pueden identificar a los estudiantes interesados en ayuda financiera y enviarles automáticamente correos electrónicos que detallen los descansos de matrícula de otoño de su escuela o los estipendios de equipo. Usando otras herramientas como remarketing, puede lanzar anuncios de banner con los principales profesores de matemáticas de su escuela a estudiantes que visitaron tres o más páginas web sobre la especialidad. ProcessMaker puede agregar todas las formas en que se conecta con los estudiantes para identificar los flujos de trabajo que impulsan la mayor parte de la matrícula. En lugar de centrarse en los correos masivos y los mensajes, mejore la matrícula en cuarentena con un alcance de marketing preciso que se dirija a audiencias específicas.
4. Reclutar Campeones del Campus para el Proceso de Matrícula
Desde preocupaciones de salud hasta una mayor ansiedad financiera, los nuevos estudiantes enfrentarán factores estresantes que no se han visto en clases de matrícula anteriores. Los estudiantes y las familias claman por la información más actualizada sobre cómo funcionarán las cosas en otoño. ¿Cómo se imparten las clases en línea? ¿Ofrecerán orientación y otras actividades de la vida estudiantil a través de canales de video? ¿Ofrecen estipendios de equipo para estudiantes de bajos ingresos? Los estudiantes y las familias están inundados de preguntas y preocupaciones, y su escuela necesita tener los procesos implementados para abordarlos con compasión. Involucre a sus mejores campeones para ayudar a aliviar las preocupaciones y aumentar el entusiasmo por el próximo semestre. Piense fuera de lo común: estudiantes, miembros de la junta y profesores pueden ayudar a apoyar las iniciativas de matrícula. Usando ProcessMaker, puede vincular su línea principal de apoyo a servicios estudiantiles a un equipo de campeones más entusiastas de su escuela. Por ejemplo, muchos estudiantes temen que el aprendizaje remoto afecte negativamente su inmersión en la especialidad elegida. Con los procesos correctos implementados, puede crear automáticamente boletos de soporte a partir de llamadas entrantes y asignar la responsabilidad de devolución de llamada a un estudiante con la misma especialidad. Los estudiantes que tuvieron experiencias positivas durante el semestre de primavera virtual pueden organizar una reunión de Zoom o GoToMeeting y ofrecer información valiosa a los académicos entrantes. Con ProcessMaker, puede ver y rastrear rápidamente el estado de estas solicitudes para asegurarse de que los nuevos estudiantes sean contactados por los principales aficionados de su escuela. La crisis de salud pública actual echó por tierra las expectativas para el semestre de otoño de 2020 para estudiantes, familias y administradores por igual. Si bien muchas universidades y colegios experimentando una crisis de matrícula, los flujos de trabajo correctos y los sistemas automatizados pueden ayudar a su escuela a convertirla en una oportunidad floreciente. Reúna los recursos de todo su campus para aumentar la matrícula y relacionarse con los estudiantes. Con la colaboración y las herramientas de gestión de procesos adecuadas implementadas, su escuela puede superar las expectativas y dar la bienvenida a una clase de 2024 vibrante y entusiasta.Descargue nuestro whitepaper iBPMS en la Educación Superior
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