Rara vez un proyecto avanza de la idea a la implementación sin cambios. El alcance de un proyecto puede aumentar o disminuir, el presupuesto puede cambiar o el cronograma puede cambiar, y cualquiera de estas cosas puede ser disruptiva si no se maneja de manera lógica y meticulosa. Enviar una solicitud de orden de cambio siempre será disruptivo hasta cierto punto, pero la forma en que su organización maneja el proceso de solicitud de orden de cambio puede minimizar la disrupción y la burocracia. Dado que el cambio es inevitable en cualquier organización próspera, es esencial que el proceso esté definido, optimizado y sea manejable. Aquí hay algunas ideas para optimizar el proceso de solicitud de orden de cambio.
Solicitudes de Orden de Cambio Estándar y de Emergencia Muchas organizaciones optan por dividir las órdenes de cambio en dos categorías: estándar y de emergencia. Una solicitud de orden de cambio estándar se aplica a cambios rutinarios y de bajo riesgo que no requieren mucha supervisión. Las órdenes de cambio de emergencia se reservan para cambios no rutinarios que conllevan cierto riesgo y requieren supervisión para no descarrilar todo el proyecto. Si bien espera no tener que usar el proceso de solicitud de orden de cambio de emergencia, es prudente que este proceso se desarrolle y que el personal clave lo aprenda. Una orden de cambio de emergencia puede seguir un procedimiento acelerado y, al mismo tiempo, requerir más pasos de aprobación en el camino. Aunque inicialmente pueda parecer más complicado tener dos tipos de solicitudes de orden de cambio, a largo plazo puede ser más eficiente y efectivo. Cuando se inicia una orden de cambio de emergencia, los actores clave saben que las apuestas son más altas y pueden responder en consecuencia. Lo Electrónico es el Único Camino Las solicitudes de orden de cambio basadas en papel tuvieron su momento y funcionaron admirablemente, pero todo es más rápido ahora, y las solicitudes de orden de cambio en papel están desactualizadas e son insuficientes para las necesidades actuales. Cuando un proceso de solicitud de orden de cambio basado en papel se vuelve electrónico, muchas preocupaciones desaparecen, como las preocupaciones por formularios perdidos, ilegibles o mal dirigidos. Un proceso de solicitud de orden de cambio electrónico enruta automáticamente los formularios completos a las autoridades aprobadoras adecuadas y reduce los errores. Los formularios electrónicos se pueden diseñar para aceptar solo ciertos tipos de información en los campos del formulario. Por ejemplo, si alguien intentara enviar un formulario con texto en un campo que requiere números, el sistema podría requerir correcciones antes de permitir el envío. Las Alertas Automatizadas Mantienen las Solicitudes de Orden de Cambio al Día
