Guía del proceso de conocimiento del cliente (KYC) para la banca
La banca es una industria altamente regulada, y el gobierno ha estado exigiendo estándares más altos a este sector con respecto a las leyes de "Conozca a su cliente" (KYC). El impacto es amplio para los clientes y los mandatos afectan a todas las instituciones que administran dinero. Como resultado, los bancos están ciertamente obligados a cumplir con KYC para mitigar el fraude, pero también comparten la responsabilidad con cualquier persona que realice transacciones con su negocio. Las leyes de KYC están diseñadas para garantizar que los bancos siempre verifiquen las identidades, evalúen adecuadamente los riesgos y proporcionen a los clientes listas no prohibidas. Además, las leyes de KYC ayudan a combatir esquemas de fraude, lavado de dinero y financiación del terrorismo. El componente crucial es encontrar el equilibrio adecuado, para que los clientes inocentes no tengan que soportar la carga de los requisitos. Los bancos no pueden escapar del proceso obligatorio de KYC de verificación de clientes. Inicialmente, las leyes de KYC se incorporaron y se introdujeron en 2001 como parte de la Ley Patriota, aprobada para ayudar a prevenir y monitorear actividades terroristas. Hoy en día, cada producto y transacción financiera debe pasar las verificaciones de KYC.
Requisitos de KYC para abrir cuentas bancarias
La sección de la Ley Patriota introdujo las leyes de KYC, agregó aplicación y requisitos a la Ley de Secreto Bancario de 1970. Por lo tanto, Título III de la Ley Patriota requiere que los bancos empleen lo siguiente: Un Programa de Identificación del Cliente (CIP) y Debida Diligencia del Cliente (CDD). Para cumplir con los requisitos del CIP, deben solicitar a sus clientes documentos específicos relacionados con información de identificación durante el proceso de apertura de cuenta. Estos son los tipos de documentos que se solicitan típicamente:
Nombre
Fecha de nacimiento
Comprobante de domicilio
Número de identificación emitido por el gobierno
Identificaciones emitidas por el gobierno (Licencia de conducir o pasaporte)
Artículos de incorporación certificados
Acuerdo de sociedad
Instrumento fiduciario
Licencia comercial emitida por el gobierno
Otros tipos de documentos de verificación pueden incluir:
Datos de una agencia de informes de consumidores o base de datos pública
Estados financieros
Los bancos pueden determinar qué documentos solicitan siempre que puedan verificar los datos de identificación.
Requisitos de debida diligencia del cliente (CDD)
El siguiente aspecto de KYC es la CDD. Para cumplir con la CDD, los bancos deben tener la capacidad de predecir qué tipos de transacciones financieras podría realizar un cliente para que el banco pueda monitorear y detectar actividades sospechosas. Además, el banco debe asignar al cliente una calificación de riesgo para evaluar cómo debe vigilar la cuenta y qué clientes representan un riesgo demasiado grande para aceptarlos como nuevos clientes. Si fuera necesario, los bancos solicitarían a los consumidores más información, como su ocupación, una descripción de las operaciones comerciales, la fuente de financiación, la intención de su cuenta y más. Si bien los bancos deben cumplir con los requisitos de CDD, no tienen un conjunto de procedimientos operativos estándar (SOP) para hacerlo. Para ser claros, la Ley Patriota no discute la CDD específicamente, pero sí exige que los bancos presenten informes de actividades sospechosas. Si un banco no sabe lo suficiente sobre sus clientes, no tendrá suficientes datos para presentar dichos informes. Sin embargo, la FDIC, la Red de Ejecución de Delitos Financieros (FinCEN), la Junta de Gobernadores de la Fed, el Contralor de la Moneda del Tesoro de EE. UU., el IRS y otros, exigen estrictamente la CDD. Cuando un banco ha realizado su debida diligencia, puede marcar transferencias bancarias sospechosas, transacciones internacionales y transacciones extraterritoriales y considerar a un cliente como una cuenta de "alto riesgo" que debería inducir un mayor nivel de monitoreo. El banco también puede contactar al cliente para explicar sus transacciones.
¿Cuál es la diferencia entre KYC y Anti-Money Laundering?
Know Your Customer es muy similar a los protocolos de Anti-Money Laundering (AML) y están conectados. KYC aporta transparencia a AML al utilizar sus verificaciones, monitoreo y marcado de actividades para detectar actividades sospechosas que puedan implicar lavado de dinero.
Por qué es importante el proceso de KYC
Cuando los bancos toman medidas para verificar las identidades de los consumidores y comprender sus hábitos de gasto, los bancos pueden tener más datos de su lado para marcar actividades sospechosas. La única forma en que las personas pueden lavar dinero o financiar el terrorismo es abriendo cuentas anónimas. KYC brinda a los bancos la capacidad de detectar mejor este tipo de actividades. A medida que las regulaciones se endurecen, los bancos deben aprender a cumplir en consecuencia o enfrentar multas y sanciones costosas. Entre 2013 y 2014, las instituciones financieras enfrentaron $4.3 mil millones en pasivos, que es cuatro veces mayor que en los nueve años anteriores en total. Los bancos globales no son inmunes ya que JP Morgan y HSBC fueron multados con $2 millones cada uno porque no informaron actividades sospechosas.
Costo de hacer negocios de KYC
Si bien KYC aumenta el costo de hacer negocios en el sector financiero, es más costoso no cumplir. El componente más vital es encontrar un equilibrio de cumplimiento y, al mismo tiempo, satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. La banca seguirá estando más regulada que otras industrias, por lo que es hora de determinar cómo cumplir de manera efectiva sin interrumpir las operaciones o causar pérdida de clientes. Otro problema es que si su banco es multado por fraude, no solo puede implicar multas elevadas, sino que también puede dañar permanentemente las relaciones con los proveedores y causar pérdidas de reputación. Según un Thomson Reuters encuesta, El 89% de los clientes corporativos compartieron que no tuvieron una buena experiencia de KYC. Sin embargo, el gobierno implementó KYC antes de que estuvieran disponibles las herramientas tecnológicas contemporáneas. Esto significa que muchos sistemas de KYC actualmente en uso están desactualizados y, cuando se actualizan, pueden hacer que el cumplimiento sea más fácil y sin problemas.
Optimización y automatización del proceso de Know Your Customer
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El panorama regulatorio moderno dificulta que los bancos hagan crecer su base de clientes a través de canales digitales más convenientes y de menor costo. Los clientes desean la conveniencia de operar bancariamente desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, y les gusta una experiencia fluida, rápida y fácil. Sin embargo, los bancos deben administrar los procesos asociados con las regulaciones de KYC que pueden hacer que algunos clientes esperen días o incluso semanas mientras se verifican sus datos. Aún así, estas demandas contradictorias crean una oportunidad para que las nuevas tecnologías transformen los procesos manuales de KYC y de incorporación de clientes en un flujo de trabajo optimizado. Los procesos digitales pueden revolucionar KYC y eliminar la necesidad de interacciones físicas al tiempo que disminuyen el tiempo de procesamiento y extraen la imagen completa de cada cliente. La optimización del proceso de KYC con los pasos y herramientas adecuados debe tener las siguientes capacidades:
Puede verificar la autenticidad de los documentos de identificación.
Captura datos biométricos.
Valida la identidad del cliente mediante la comparación cruzada de datos biométricos con documentos de identificación.
Escalable para bancos con presencia global o un deseo de crecer.
Mejora la experiencia positiva de incorporación del cliente.
Es hora de considerar la Automatización Robótica de Procesos (RPA), que automatiza procesos claramente definidos y basados en reglas que no son invasivos y crea una interfaz de usuario basada en aplicaciones existentes. Por lo tanto, la RPA es rápida de ejecutar. Dado que la RPA se basa en aplicaciones actuales, es ideal para admitir verificaciones de KYC ad hoc e integrar motores de reglas que admiten el cumplimiento de KYC.
Cumplimiento de KYC
En la banca, la responsabilidad recae en su institución para demostrar el cumplimiento de KYC y garantizar que cada parte interesada haya hecho su parte. Este proceso implica documentar y almacenar registros relevantes de todos los clientes, incluida la naturaleza y el tamaño de sus transacciones financieras, el tipo de cuenta, el motivo de su cuenta y la fuente de sus fondos. Si no puede proporcionar y verificar estos datos, corre el riesgo de multas significativas, daño a la reputación y posibles implicaciones legales. Como mínimo, los bancos deben tener documentos sobre el tipo de negocio de los clientes, las fuentes de financiación, el propósito de transacciones específicas y predicciones precisas de transacciones futuras. Los tres componentes vitales de un marco de cumplimiento de Know Your Customer incluyen:Identificación del clienteLos bancos deben verificar y analizar cada fuente de datos de identificación del cliente en busca de inconsistencias o fraude. Dependiendo del país, puede haber otros factores a revisar, como si el cliente potencial se encuentra en una Lista de Sanciones o si se identifica como una Persona Políticamente Expuesta (PEP) que es más vulnerable a la corrupción.CDDLa debida diligencia del cliente incluye la recopilación de datos de identificación disponibles de fuentes auténticas y confiables, la determinación del propósito y la naturaleza de la cuenta, y el mantenimiento de un monitoreo continuo para garantizar que la actividad sea consistente con los datos del cliente almacenados.Debida diligencia mejorada (EDD)Cuando un cliente es marcado como de alto riesgo, se deben tomar medidas de debida diligencia mejorada, como una investigación adicional, una solicitud de más documentos y un monitoreo incrementado. Sin embargo, la extracción, el análisis y la entrada de datos en procesos existentes como la incorporación de clientes consumen mucho tiempo para realizarse manualmente, ni es posible ejecutar estos procesos a escala con sistemas manuales y obsoletos. Por otro lado, la automatización puede abordar estos problemas y garantizar un cumplimiento de KYC más rápido, auditable y sólido.
Lista de verificación de debida diligencia de KYC
Se necesita una planificación cuidadosa para implementar un sistema de KYC efectivo. Hay algunas mejores prácticas a seguir, incluida la lista de verificación de debida diligencia de KYC a continuación:Programa de Identificación del Cliente (CIP): Las leyes actuales de EE. UU. requieren que cada institución financiera mantenga un CIP para prevenir el lavado de dinero o la financiación del terrorismo. Un CIP que cumpla requiere un nombre, fecha de nacimiento, dirección y número de identificación. Luego, el banco debe verificar esta información.CDD: Implementar la CDD de manera efectiva significa realizar evaluaciones de riesgo adecuadas y luego mejorar la investigación de clientes de alto riesgo.Monitoreo constante: La evaluación de riesgos es continua. Siempre debes monitorear actividades inusuales. Como resultado, puedes tomar las medidas correctas antes de que ocurra cualquier daño.
Innovaciones en KYC
La utilización de plataformas digitales para la automatización e incluso blockchain puede ayudar a reducir el tiempo y el costo de los flujos de trabajo de KYC al tiempo que mejora significativamente la experiencia del cliente. Además, el monitoreo de transacciones es más efectivo mientras que la calidad de los datos mejora. Algunas de estas innovaciones incluyen la verificación de identidad en tiempo real para garantizar la protección contra el fraude y la seguridad, al tiempo que se satisfacen rápidamente las necesidades del cliente. No hay duda de que los procesos manuales de Know Your Customer son dolorosos y consumen mucho tiempo tanto para el banco como para el cliente. Por ejemplo, una vez que se crea un archivo CIP al incorporar, debe revisarse y actualizarse manualmente durante todo el ciclo de vida del cliente. Después de la incorporación, cada adición al archivo se vuelve más difícil y compleja de administrar. Los procesos no consumen mucho tiempo solo en el lado del papel, sino que los documentos digitales aislados también plantean desafíos y riesgos. Si los empleados humanos se encargan de encontrar conexiones entre copias múltiples, el proceso puede llevar días, semanas o meses. Cada vez que se reabre un archivo de KYC, los empleados humanos deben volver a aprender los datos y determinar cómo se relacionan con los nuevos documentos. Estos tipos de tareas consumen tiempo y desvían la atención de otras áreas esenciales del negocio. ¿Cómo pueden las innovaciones de KYC mejorar la precisión, la eficiencia y la escalabilidad de los procesos sin aumentar la carga de trabajo? La automatización de procesos digitales (DPA) puede automatizar los procesos clave de KYC asociados con la incorporación de clientes, incluidas las comunicaciones, la recepción de faxes, el escaneo, el procesamiento, la validación, el almacenamiento de documentos, la recuperación y la generación de informes MIS. DPA también puede ayudar a automatizar otros procesos manuales relacionados con KYC y tareas repetitivas, que incluyen:
Configuración de datos del cliente (Carga de documentos de identificación en el sistema CRM).
Validación de la información del cliente, tanto estructurada como no estructurada, recopila datos, accede a bases de datos y completa formularios.
Recopilación y monitoreo de información del cliente de varias bases de datos.
Almacenamiento y gestión de datos de múltiples sistemas y consolidación de datos en un portal centralizado para acceso fácil y en tiempo real.
Verificación de clientes mediante la validación de datos de consumidores existentes a través de bases de datos gubernamentales.
Alertas de monitoreo en tiempo real.
Mantenimiento del registro de auditoría.
Otra innovación de KYC es la implementación de blockchain para la verificación. La tecnología blockchain puede eliminar la necesidad de verificaciones de identificación mejoradas porque las bases de datos blockchain tienen inmutabilidad incorporada. Para ilustrar, un banco puede enviar una solicitud a una plataforma blockchain para acceder a los datos de identificación del cliente. El cliente luego otorga consentimiento y permite el acceso a través de una Contraseña de un solo uso (OTP). El banco accederá a los datos, pero el cliente aún posee sus documentos. Además, dado que la tecnología blockchain utiliza un modelo de libro mayor distribuido, no hay un único punto de debilidad ni una única autoridad. Una vez que se ingresan los datos, se aseguran mediante criptografía y no se pueden modificar sin el 51% de la red de acuerdo.
En resumen
Si bien el cumplimiento de KYC puede aumentar los costos y el tiempo de respuesta cuando se implementa a través de sistemas heredados y mano de obra manual, es importante tener en cuenta que las innovaciones de KYC, como la automatización y la tecnología blockchain, pueden ayudar a aumentar la precisión, la eficiencia, los tiempos de ciclo, la auditabilidad, la transparencia, la centralización, el cumplimiento general y la satisfacción del cliente. KYC es un proceso vital para mitigar el fraude, el lavado de dinero, la mala conducta financiera y más. Sin embargo, ha llegado el momento de simplificar el proceso de KYC con tecnologías a prueba de futuro. [cta title="MEJORA LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE EN TU BANCO HOY" link_text="Descargar Whitepaper" link="/resources/customer-success/whitepapers/improving-the-customer-experience-cx-in-banking/"] ProcessMaker garantiza que los bancos con mentalidad de seguridad y conveniencia puedan cumplir con los requisitos de cumplimiento de Know Your Customer a través de su plataforma de automatización de procesos digitales. Si está listo para obtener más información, contáctenos hoy.
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