El 6 de diciembre de 2019, Lehman College recibió el Premio a la Colaboración por el éxito de la transformación digital de su Proceso de Créditos de Transferencia, titulado Evaluación Electrónica de Créditos de Transferencia (eTCE). Utilizando ProcessMaker, la universidad ha tomado su proceso de entrada anteriormente manual y lo ha digitalizado y automatizado para aumentar la eficiencia, la agilidad y la productividad en todo su campus.
Un proceso de créditos de transferencia roto
Lehman College es la única universidad de cuatro años de la City University of New York en el Bronx. Lehman se enfrentaba a un desafío que experimentan las universidades no solo nativas del sistema CUNY, sino también las instituciones de educación superior de toda la nación. Más del 68 por ciento de los estudiantes de Lehman son estudiantes de transferencia, lo que ejerce una gran presión para innovar. Hasta hace poco, las evaluaciones de transferencia eran parte de un proceso de varios pasos plagado de limitaciones de tiempo, idas y venidas físicas y una mala experiencia del estudiante. "Estábamos enviando a los estudiantes nuevos en nuestro campus a todas partes. Les dábamos un mapa, les dábamos un directorio, el formulario, y luego decíamos: 'Bueno, ahora encuéntralos'. Incluso cuando encontraban profesores, a veces esos miembros no estaban disponibles debido a problemas de programación o días comunes de asesoramiento en el campus [conocidos como CDAD]", compartió Christie Lucchese, Coordinadora de Evaluación de Transferencias de Lehman College. Por parte del estudiante, el proceso para transferir créditos era desalentador. El formulario a completar tenía más de cuatro páginas, lo que implicaba la entrada manual por parte de los estudiantes que luego debían entregar esta información, físicamente, al personal. A partir de este punto, el personal ingresaba la información registrada en un sistema a mano, lo que tomaba varios días (si no semanas) y era propenso a errores humanos. A veces, si se entregaba un formulario incompleto, la universidad ponía una retención al estudiante para que se inscribiera en clases, lo que limitaba al estudiante a tomar los créditos necesarios para continuar su título o incluso graduarse. Debido a la falta de bases de datos electrónicas disponibles, no había forma de rastrear estos formularios, cuántos cursos estaban pendientes y cuántas firmas se necesitaban para completar el proceso. Ambas partes experimentaron una gran frustración entre los períodos pico de inscripción entre enero y agosto, con estudiantes que a menudo esperaban en largas filas para ver al Registrador y al personal incapaz de procesar todas las solicitudes de manera oportuna. La mayoría de las veces, los estudiantes no eran notificados sobre la aprobación o el rechazo de sus créditos hasta septiembre, lo que dañaba aún más la experiencia del estudiante en el campus. Al darse cuenta rápidamente de que este proceso ya no era sostenible ni productivo para el personal y los estudiantes, Lehman College buscó digitalizarlo en un using ProcessMaker.
