Desde un punto de vista organizacional, la digitalización ofrece más oportunidades y está sujeta a mayores mejoras que la administración estándar en papel. Por esta razón, y algunas otras, cambiar a registros electrónicos es una opción preparada para el futuro que podría resultar muy útil. Pasar a la gestión de documentos digitales no es una tarea fácil y con frecuencia se realiza de forma incompleta o incorrecta. A continuación se presentan varios datos, consejos y trucos que se deben tener en cuenta a la hora de implementar esta nueva forma de trabajar. Sea digital, limpio y compatibleCuando cambies a una oficina sin papel, hazlo correctamente. Limpiar los expedientes del personal que han estado desatendidos durante demasiado tiempo. No guardes los documentos que no deberías guardar, porque sólo ocupan espacio. Concéntrese en expedientes limpios y de quejas cuando realice este gran cambio.Determinar el cumplimiento Para alcanzar el cumplimiento, es muy importante determinar cuándo lo cumple. Qué documentos debes tener en tus posesiones y cuáles quieres tener. Es el primer paso para alcanzar una gestión documental de recursos humanos digitales plenamente funcional. ¿Se puede alcanzar el cumplimiento sólo con archivos digitales? Dado que el cumplimiento también se define como la conformidad con las leyes aplicables, una primera pregunta importante es si se permiten archivos digitales como sustituto de un expediente “normal”. La respuesta a esto es, con reservas, sí. Los sistemas jurídicos en los que operan las empresas no cambian al mismo ritmo que a menudo se desea. Sin embargo, los archivos digitales parecen haber sido aceptados como una alternativa legal a los de papel. La reserva en mi respuesta surge de las diferencias entre países. Siempre es mejor que un experto en cuestiones jurídicas compruebe minuciosamente si la alternativa digital será satisfactoria, pero en general así será. ¿Es seguro? Cuando se trata de seguridad, el software de gestión de contenidos no es diferente a una cerradura. Algunas cerraduras son fáciles de romper y otras imposibles de abrir sin la llave. Un buen software, bien desarrollado, es más que suficientemente seguro. No lo tires todo Es fácil tener miedo a las multas porque es posible infringir la ley. Especialmente con la introducción del RGPD, desechar documentos parece una alternativa interesante. Esto puede fácilmente convertirse en desechar mucha información causando destrucción de valor o, en el peor de los casos, las multas que inicialmente intentaste evitar. Sea estricto y crítico, pero no tenga miedo de conservar lo que es útil y permitido. Una pregunta importante que debemos hacernos al configurar un sistema digital es: ¿quién tiene acceso a qué? Quien puede ver documentos, agregar páginas o eliminarlos. Esto requiere, en parte debido al RGPD, un examen exhaustivo de quién obtiene la clave y durante cuánto tiempo. Un sistema de gestión de contenidos debe permitir configuraciones específicas que pueden variar según el usuario. Dos partes muy útiles para la gestión documental son la gestión de informes y la gestión de retención. Los informes se utilizan para evaluar qué documentos se necesitan dentro de un expediente, lo que puede ser de enorme ayuda para evaluar qué documentos faltan y deben agregarse. La gestión de la retención es un activo importante para cualquier software de contenido, que gestiona los documentos que deben desecharse en un momento determinado. Como el mayor problema de cumplimiento, la retención sigue desafiando el cumplimiento de las empresas de todo el mundo. Hazte un favor y busca una solución que tenga estas dos funcionalidades. Por último, una parte a menudo olvidada del software de gestión de contenidos. Es fundamental que el software que ingresa al sistema llegue seguro. No tiene mucho sentido bloquear un documento que se ha enviado a través de una cuenta de correo pública. Esto significa que el software adecuado debe ofrecer una forma segura de compartir documentos.
