[caption id="" align="alignright" width="400"]
Las pequeñas organizaciones pueden beneficiarse enormemente de un proceso de solicitud de servicios de TI personalizado.[/caption] No son sólo las grandes empresas las que necesitan un sistema organizado para registrar y abordar las solicitudes de servicios de TI. En realidad, cualquier organización donde el equipo de TI abarque más de una sala física debería contar con un proceso para documentar las solicitudes de servicios de TI y su resolución. No sólo pueden surgir problemas de TI en cualquier momento, sino que también es cada vez más importante que las organizaciones gestionen su inventario de TI, incluidas las licencias de software. Las auditorías de software son cada vez más comunes y el costo de fallar en una auditoría puede causar daños graves a una organización pequeña. Por qué es importante documentar los servicios de TI Documentar los servicios de TI es importante por varias razones. Si una impresora o computadora portátil en particular se estropea repetidamente, tener un registro de solicitudes de servicio puede facilitar la decisión de reemplazarla. Si su persona o departamento de TI desea justificar una contratación adicional, puede utilizar registros de Servicios de TI como prueba de que se necesita más personal. Además, documentar los servicios de TI puede evitar malentendidos y ofrecer un registro de auditoría de exactamente qué se hizo con qué activo de TI y cuándo se hizo. Tener dichos registros puede evitar la duplicación de esfuerzos, y la documentación de los servicios de TI puede ayudar a su organización a gastar los recursos de TI de la manera más eficiente posible. [caption id="" align="alignleft" width="400"]
Saber que se ha recibido su solicitud de servicio de TI y qué se ha hecho evita frustraciones.[/caption] No tienes que depender de llamadas telefónicas y notas adhesivas Los primeros mostradores de solicitud de servicios de TI generalmente incluían un teléfono, una pila de notas adhesivas y una persona de TI agobiada que intentaba realizar un seguimiento de todo. A medida que la TI en el lugar de trabajo alcanzó la saturación, se desarrollaron soluciones de mesa de servicio de TI, pero los primeros sistemas en realidad solo eran prácticos para grandes organizaciones con mucho dinero. Las opciones hoy en día son mucho más amplias y asequibles. Muchas organizaciones utilizan software de flujo de trabajo para crear formularios y procesos electrónicos personalizados que documentan cada solicitud de servicio de TI de principio a fin, sin papel y sin problemas como etiquetas telefónicas. El software de flujo de trabajo permite a cada organización crear un proceso de solicitud de servicio de TI que tenga sentido en lugar de intentar alterar su proceso para adaptarlo a los requisitos del software de solicitud de servicio de TI predefinido. Cuando las solicitudes de servicios de TI se manejaban con llamadas telefónicas, lápiz y papel, era difícil rastrear el estado de una solicitud de servicio de TI. Los registros podían perderse fácilmente y las personas que hacían solicitudes pasaban tiempo preguntándose si habían sido olvidados. Los flujos de trabajo electrónicos cambian todo eso. Cuando alguien realiza una solicitud de servicio de TI que ha sido diseñada utilizando un software de flujo de trabajo, el proceso se puede diseñar para entregar automáticamente reconocimientos por correo electrónico de que se recibió la solicitud y puede generar documentación paso a paso en todo momento. Podría, por ejemplo, enviar una solicitud de reparación de una impresora, recibir un correo electrónico indicando que se recibió la solicitud e iniciar sesión en el sistema más tarde para saber que se identificó el problema y se espera que se solucione mañana al mediodía, una vez que se reemplace el adaptador inalámbrico roto de la impresora. No es necesario etiquetar el teléfono ni preguntarse sobre el estado de la solicitud del servicio de TI. Crear un sistema paralelo para asignar y rastrear activos de TI tiene sentido junto con los procesos de solicitud de servicios de TI. Su organización necesita tener un registro de cada pieza de hardware y software que tiene, a quién está asignada y su historial de servicios o actualizaciones. El software Workflow le permite hacer esto y desarrollar una solicitud de servicio de TI que satisface perfectamente tus necesidades. Incluso puedes configurar estos procesos para interactuar cuando sea necesario. Por ejemplo, cuando se repara una computadora portátil, no solo se puede generar un registro de la reparación, sino que también se puede enviar al sistema de seguimiento de activos de TI como parte del historial de servicio y actualización de esa computadora portátil. El resultado es una mejor gestión general de la valiosa infraestructura de TI de su organización. Cuando tiene un software de flujo de trabajo totalmente personalizable como ProcessMaker, tiene el poder de crear un sistema de solicitud de servicios de TI que sea exactamente adecuado para sus necesidades. Y no es necesario ser programador para hacerlo. ProcessMaker es de código abierto y viene con una serie de plantillas prediseñadas para flujos de trabajo que puede adaptar a sus necesidades. También puedes crear flujos de trabajo desde cero si lo deseas. Lo mejor de todo es que puedes , o y compruebe usted mismo cómo los flujos de trabajo electrónicos personalizados pueden hacer que su organización funcione de forma más eficaz y eficiente.
