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La incorporación es un proceso clave de RR. HH. que sienta las bases para una relación laboral exitosa a largo plazo. Sin embargo, pocas organizaciones lo hacen bien. Segúninvestigación realizada por Gallup, solo el 12% de los empleados está totalmente de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo al incorporar a los nuevos empleados. Una mala experiencia de incorporación puede afectar significativamenteaumentar las posibilidades de un nuevo empleado que busca otras oportunidades de empleo. Con el costo promedio de incorporar a un nuevo empleadorondando los $4,000, muchas organizaciones no pueden permitirse los costos de la rotación de empleados. Los procesos manuales de incorporación son un contribuyente clave a los altos costos y las malas experiencias de incorporación.Según HCI, el 58% de las organizaciones informa que su programa de incorporación se centra en procesos y papeleo. Con las tecnologías de automatización de la incorporación, las organizaciones pueden reducir costos, experimentar62% más de productividad del nuevo empleado, y aumentar la retención en un 50%.
Beneficios de la automatización de la incorporación
La automatización de la incorporación ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios, que incluyen:
Ahorra tiempo y simplifica el papeleo. La incorporación manual requiere muchos documentos, y los empleados deben completar un sinfín de formularios y el personal revisarlos y archivarlos. Con la automatización de la incorporación, puede crear flujos de trabajo sencillos y sin errores para eliminar los procesos basados en papel. Los empleados pueden completar y firmar documentos en línea y se almacenarán de forma segura y serán fácilmente accesibles para el personal de RR. HH.
Mejorar la experiencia del empleado. La automatización de la incorporación facilita la provisión a los empleados de la información que necesitan para garantizar una transición fluida. Por ejemplo, podría crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente al empleado las políticas organizacionales y los materiales de capacitación una vez que sea contratado.
Cumplimiento mejorado. En muchos sentidos, el proceso de incorporación se trata de cumplimiento. Los empleadores deben obtener y almacenar cierta información de los nuevos empleados. Con la automatización de la incorporación, las posibilidades de pasar por alto elementos importantes se reducen considerablemente, lo que mejora el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales.
Reducir los costos de incorporación. Con la automatización de la incorporación, se eliminan las tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo. Esto permite al personal de RR. HH. hacer más mientras se enfoca en tareas de mayor valor, como garantizar que los nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para tener éxito.
Acceso a información. Con los procesos manuales de incorporación, puede ser difícil, si no imposible, recopilar y utilizar datos para proporcionar información útil. La automatización de la incorporación facilita el seguimiento del viaje de cada nuevo empleado en tiempo real. Esto aumenta la responsabilidad, reduce los errores y proporciona a la gerencia información valiosa para mejorar el proceso de incorporación.
Cómo empezar con la automatización de la incorporación en su organización
Cada incorporación automation process es única. Las diferentes industrias tienen diferentes requisitos. Y normalmente existen diferencias significativas entre la incorporación en organizaciones grandes y pequeñas. Sin embargo, existen algunos puntos clavepasos de automatización de incorporación que se aplican a todas las organizaciones. Y hay varias áreas en las que puede centrarse para comenzar con la automatización de la incorporación y obtener resultados inmediatos.
Pre-embarque
La incorporación comienza el primer día de trabajo del nuevo empleado. El pre-embarque es el período entre la aceptación del trabajo por parte del empleado y su primer día. Muchas organizaciones optan por iniciar sus flujos de trabajo de automatización de incorporación durante el período de pre-embarque. Por ejemplo, podría enviar al nuevo empleado un correo electrónico automatizado con un enlace a un formulario web o un portal en línea para completar documentos y cargar la información requerida. Esto ayuda a los nuevos empleados a sentirse mejor preparados y más cómodos. Además, con estos elementos resueltos, su nuevo empleado puede comenzar a contribuir a la organización antes.
Vincular flujos de trabajo de reclutamiento e incorporación
Los procesos de reclutamiento e incorporación están interrelacionados pero a menudo operan de manera distinta, especialmente en organizaciones más grandes. Para aumentar la eficiencia y reducir los costos, la conclusión del proceso de reclutamiento debe activar sus flujos de trabajo de incorporación. Por ejemplo, el personal de RR. HH. puede recibir una notificación del nuevo empleado que coincida con el envío de una carta de oferta formal al candidato. Esto garantiza que no haya retrasos significativos en el proceso de incorporación y que se cumplan todos los requisitos.
Asignar activos
Con la automatización de la incorporación, puede asegurarse de que los activos tecnológicos y el acceso al sistema se asignen antes del primer día del nuevo empleado. Esto ahorra tiempo a su personal, acorta el proceso de incorporación y garantiza que no se pasen por alto ni se pierdan activos.
Inscripción a beneficios
La inscripción a beneficios ha sido tradicionalmente un proceso que consume mucho tiempo. Tanto los empleadores como los empleados deben completar innumerables formularios. Los retrasos en el procesamiento pueden impedir que los empleados reciban sus beneficios a tiempo, lo que lleva a una mala experiencia de incorporación. La solución de automatización de incorporación adecuada puede conectarse con cada sistema de beneficios a través deAPI, agilizando el proceso de inscripción a beneficios.
Comentarios del empleado
Una fuente de frustración para los nuevos empleados es la falta de apoyo después del proceso de incorporación. Una vez que se cumplen todos los requisitos, los nuevos empleados a menudo se quedan solos para resolver las cosas. Con la automatización de la incorporación, puede enviar al nuevo empleado mensajes automatizados o incluso una encuesta para completar. Esto ayudará a los empleados a saber que no nos hemos olvidado de ellos y le permitirá abordar cualquier problema antes de que se conviertan en fuentes de frustración que puedan generar una rotación costosa.
Automatización de la incorporación para empleados y clientes
La incorporación es un término que a menudo se usa de manera amplia para abarcar tanto los procesos de incorporación de nuevos empleados como de clientes. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre los dos y normalmente se requiere un enfoque diferente para la automatización de la incorporación. La mayor diferencia es que la incorporación de empleados es un proceso interno, mientras que la incorporación de clientes es externa. Los empleados conocen su nueva empresa y cuáles son sus roles. Los nuevos clientes deben ser educados sobre los productos y servicios, lo que requiere integrar la automatización de la incorporación con otros procesos externos como el marketing. Dado que la automatización de la incorporación de clientes implica procesos externos, a menudo participan una gama más amplia de partes interesadas en el proceso. Por ejemplo, miembros de los equipos de marketing y ventas, equipos de TI y representantes de servicio al cliente. En otras palabras, el proceso de incorporación de clientes puede presentar complejidades únicas. Tanto el proceso de incorporación de empleados comoproceso de incorporación de clientes presentan desafíos únicos. La automatización de la incorporación puede ahorrarle a su organización mucho tiempo y dinero. Pero si se hace mal, puede hacer que tanto los empleados como los clientes se vayan a otra parte. El software de gestión de procesos de negocio (BPM) de bajo código líder en la industria de ProcessMaker facilita la automatización de los procesos de incorporación de empleados y clientes. [cta title="Crear un proceso dinámico de incorporación de empleados" link_text="ProcessMaker para RR. HH." link="/solutions/departments/human-resources/"]
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