Automatización de procesos para la agilidad empresarial
La pandemia mundial de COVID-19 ha planteado una de las amenazas más graves para la continuidad del negocio. ¿Cómo pueden las empresas mantener sus operaciones funcionando sin problemas durante este tiempo? Durante el confinamiento por COVID-19, las empresas que habían experimentado una transformación digital pudieron adaptarse más rápidamente que las que no. Además, Se gastaron 1,5 billones de dólares en transformación digital en todo el mundo en 2021.Las empresas que sobrevivieron adaptándose a este nuevo mundo ahora están prosperando. Otras han quebrado por completo y nunca podrán competir en una economía pospandemia. La pregunta es: ¿Cómo puede mantener su organización resiliente y bien después de salir de la peor pandemia de la historia reciente?
Durante una pandemia, la continuidad y la resiliencia del negocio son críticas
Hay varias formas en que una pandemia puede impactar un negocio. Una interrupción en la cadena de suministro, el servicio al cliente, las operaciones y las transacciones financieras son todas posibilidades. Además, la investigación y el desarrollo (I+D) podrían verse afectados, así como el marketing y los recursos humanos (RR. HH.). Como resultado, es esencial que las empresas se preparen para lo que pueda suceder durante una pandemia, describiendo el impacto potencial en sus operaciones. Por ejemplo, la propagación de COVID-19 ha afectado la fabricación y el envío de maneras que pocas empresas podrían haber predicho. Apenas unas semanas después del inicio del brote, algunos fabricantes ya vieron retrasos en los envíos debido a zonas de cuarentena impuestas por el gobierno en China y recursos limitados como el combustible necesario para el transporte.
Nirvana virtual
Según Mckinsey, la innovación del modelo de negocio es lo que ayudó a algunas organizaciones a aumentar sus ingresos incluso durante la pandemia. Las empresas con una sólida presencia digital podían vender virtualmente y no necesitaban reducir su presupuesto de publicidad tanto como las empresas sin una sólida presencia digital. De repente, muchas actividades comerciales se digitalizaron y se trasladaron a la nube. El correo electrónico se volvió más crucial que nunca porque era una de las pocas formas en que las personas podían comunicarse entre sí durante este tiempo de crisis. Además, el aumento de la popularidad de las aplicaciones de mensajería también ayudó a mantener las comunicaciones a pesar de la falta de electricidad y acceso a Internet debido a cortes de energía o restricciones impuestas por los gobiernos locales para que pudieran administrar mejor los recursos durante una emergencia como COVID-19. La presencia digital es la capacidad de su empresa para llegar a los clientes a través de múltiples canales, incluidos sitios web, redes sociales, aplicaciones móviles y más. Además, una organización con una fuerte presencia digital puede vender sus productos o servicios directamente a través de su sitio web sin intermediarios como distribuidores o mayoristas. Esto le permite controlar sus costos de inventario y competir contra competidores más grandes en precio. La capacidad de una organización para comercializar de manera efectiva también depende de su nivel de participación digital; si se dirige a los clientes a través de sitios web y plataformas de redes sociales en lugar de anuncios impresos tradicionales o comerciales de televisión (o incluso vallas publicitarias), entonces podrá obtener comentarios de sus clientes sobre lo que les gusta/no les gusta del producto o servicio antes de invertir en producción en masa para una distribución amplia. De esa manera, cuando algo sale mal durante el envío/distribución o incluso después de la compra (lo que sucede con frecuencia cuando se trata de consumidores que compran en línea), sabremos exactamente qué necesita arreglarse antes de que vuelva a las tiendas.
La automatización de procesos utiliza software para reemplazar procesos de negocio repetitivos e intensivos en mano de obra. Esto incluye todo, desde la automatización de tareas manuales hasta la creación de canales de autoservicio que permiten a los clientes resolver problemas de forma independiente.Beneficios de la automatización de procesosLa automatización de procesos tiene varios beneficios para las empresas:
Puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero en su organización al reemplazar el trabajo manual con software automatizado que requiere poca intervención humana.
Puede aumentar la eficiencia al permitir que los empleados se concentren más en proyectos complejos que en tareas mundanas, liberándolos para un trabajo más significativo.
Puede reducir el número de empleados necesarios para trabajos específicos y también reduce los costos generales, como el espacio de oficina y los pagos de beneficios.
Utilice la automatización de procesos como un diferenciador durante una pandemia
La automatización de procesos es un diferenciador para muchas empresas. Puede mejorar la experiencia del cliente y automatizar procesos manuales y tediosos. La automatización también se puede utilizar para mejorar la productividad de los empleados y reducir costos. A modo de ilustración:
Una cadena de supermercados utiliza la automatización para proporcionar niveles de inventario precisos en la tienda, lo que les ayuda a ahorrar dinero al evitar que se pidan artículos agotados en el momento equivocado o demasiada cantidad de un artículo.
Una compañía de seguros utiliza la automatización para procesar rápidamente las reclamaciones después de un accidente, lo que permite a los clientes recibir sus pagos más rápido de lo que lo habrían hecho de otra manera.
Las empresas que utilizan la automatización de procesos como diferenciador durante COVID-19 han visto una mayor eficiencia en sus procesos de negocio, al tiempo que brindan experiencias excepcionales a los clientes en línea y en persona en tiendas/ubicaciones de todo el mundo.Flipkart
Flipkart es una empresa de comercio electrónico.
Flipkart utiliza la automatización de procesos para mejorar la experiencia del cliente al proporcionar experiencias de compra fluidas con entregas más rápidas, recomendaciones de productos y ofertas personalizadas según los requisitos del cliente.
También utiliza herramientas de automatización para mejorar la productividad de los empleados y reducir costos automatizando tareas repetitivas, reduciendo errores manuales y simplificando los flujos de trabajo de entrada de datos.
NetflixNetflix es una empresa que utiliza la automatización de procesos para mejorar la experiencia del cliente a través de tecnología inteligente. Netflix ha desarrollado una plataforma automatizada que rastrea cuántas veces un usuario ve un programa o película en particular y qué programas se ven simultáneamente. Esto permite a la empresa hacer recomendaciones basadas en lo que otros usuarios con preferencias similares han visto anteriormente. Netflix también utiliza la automatización de procesos para mejorar la eficiencia al proporcionar herramientas de análisis de datos e informes para ayudar a los empleados a tomar decisiones más informadas sobre sus flujos de trabajo. Finalmente, debido a su gran base de usuarios (más de 100 millones de usuarios mensuales), Netflix ha hecho de la seguridad una prioridad principal al implementar sistemas de automatización dentro de sus procesos de negocio. Por lo tanto, esto incluye la integración de IA en sus sistemas de entrega de contenido para una detección más rápida de brotes de malware u otras amenazas antes de que se conviertan en problemas generalizados dentro de su infraestructura de red.Mejorar la experiencia del clienteNo se puede hablar de la experiencia del cliente sin hablar del cliente. Y, como todos sabemos, los clientes son vitales por dos razones:
Proporcionan los ingresos que mantienen su negocio en funcionamiento y en crecimiento
Son un motor clave de todas las demás métricas de negocio: crecimiento, satisfacción del cliente (CSAT), lealtad y retención.
La experiencia del cliente parece influir en todas las métricas de negocio, por lo que tiene sentido priorizarla. Sin embargo, ¿cómo se realizan mejoras en la experiencia del cliente? Hay muchas maneras, pero una de ellas es la automatización de procesos. Al automatizar los procesos de negocio estándar, las empresas pueden mejorar simultáneamente su eficiencia y la calidad de sus interacciones con los clientes.Mejorar la satisfacción y retención de los empleadosLa automatización de procesos puede ayudar a aumentar la satisfacción y retención de los empleados al permitirles centrarse en actividades de alto valor. La automatización de procesos libera tiempo, por lo que los trabajadores pueden invertir su energía en proyectos que requieren creatividad e innovación en lugar de tareas mundanas. La automatización de procesos también reduce los niveles de estrés al eliminar el trabajo manual de su lugar de trabajo. Esto permite a los empleados mejorar su salud mental y bienestar a través de la reducción de los niveles de estrés. Los empleados que experimentan niveles de estrés más bajos tienden a estar más comprometidos en su trabajo, lo que resulta en mayores niveles de productividad en la empresa en general (y potencialmente mayores ganancias).
Automatizar procesos manuales y tediosos
La automatización de procesos puede permitir a las empresas mejorar la experiencia del cliente, la eficiencia operativa, la agilidad empresarial y la continuidad del negocio.
Experiencia del cliente: La automatización se puede utilizar para la automatización de servicios o CRM. La automatización de servicios incluye la mejora del soporte al cliente con chatbots y herramientas web de autoservicio. CRM automatiza los procesos de ventas, como la gestión de leads, la previsión y el seguimiento del pipeline.
Eficiencia operativa: La automatización acelera las tareas repetitivas para que los empleados puedan centrarse en trabajos más importantes como la planificación estratégica o las iniciativas de innovación en lugar de elaborar informes manualmente cada semana (o peor aún, introducir datos manualmente). Esto libera tiempo para las personas en la organización que tienen habilidades especializadas pero no siempre se necesitan en sus escritorios, como los ingenieros que trabajan en proyectos de desarrollo de nuevos productos, dándoles espacio para desarrollar nuevas ideas sin ser interrumpidos por tareas administrativas que de otro modo podrían ocupar horas de su día. Los sistemas automatizados también escalan rápidamente a medida que su negocio crece; considere cuánto esfuerzo se necesita para agregar manualmente los nombres de los empleados cuando se unen a una empresa en comparación con la configuración de un sistema de incorporación de empleados de RR. HH. que se autocompleta con los nombres de los nuevos empleados de una base de datos basada en registros anteriores de la información de los empleados anteriores completada durante sus entrevistas.
Agilidad empresarial: Las empresas a menudo utilizan la automatización como parte de su estrategia de innovación porque les permite iterar rápidamente nuevos productos/servicios después de aprender lo que los clientes quieren a través de la investigación de mercado u otros medios (como preguntar directamente a los clientes).
Construir una cadena de suministro ágil
La cadena de suministro global es cada día más compleja e interconectada. En tal entorno, no solo es importante tener un buen plan para abordar posibles interrupciones, sino que también es esencial tener un sistema implementado que haga que su cadena de suministro sea más resiliente al reducir los errores humanos, mejorar la eficiencia y liberar al personal para otras funciones. Muchas empresas han reaccionado a la pandemia de coronavirus evaluando los riesgos en las cadenas de suministro existentes y estableciendo fuentes de suministro alternativas si es necesario. Si bien algunas están haciendo ambas cosas, muchas no lo están. El beneficios de automatizar procesos en su cadena de suministro son numerosos. La automatización ayuda a reducir costos al eliminar el trabajo manual o los sistemas ineficientes que requieren que los humanos realicen tareas. También reduce el tiempo de comercialización al permitirle escalar rápidamente sus operaciones cuando golpea una pandemia o la demanda aumenta inesperadamente. Esto puede ser crucial para industrias como la farmacéutica, donde grandes cantidades de producto tienen una vida útil corta (por ejemplo, vacunas) y deben distribuirse rápidamente después de ser fabricadas, independientemente de si hay una pandemia en curso. También podría analizar datos históricos y aprender qué partes de su cadena de suministro necesitan mejoras para que todo su proceso funcione de manera más fluida y económica en el futuro. Este análisis ayudará a reducir costos al garantizar que todo llegue a donde necesita ir de manera eficiente, sin errores ni demoras. Además, los costos de combustible son un gasto importante para la mayoría de las empresas, por lo que la automatización puede ayudarlo a reducir los costos de combustible al ayudarlo a reducir el número de millas que conduce. Por ejemplo, si su empresa tiene varios camiones que realizan entregas y recogidas locales, algunas empresas ahora usan drones para realizar estas entregas en su lugar. Esto les ayuda a ahorrar dinero en costos de gasolina y mantenimiento, ya que sus conductores no necesitan salir al tráfico todos los días. También es más seguro que conducir porque no hay riesgo de que alguien se lastime en un accidente o se distraiga al volante.
Fortalecer el cumplimiento
El siguiente conjunto de beneficios se relaciona con el mantenimiento del cumplimiento normativo. Esto puede ser sobre el cumplimiento de las regulaciones, el cumplimiento de los estándares de la industria y la adhesión a las políticas, controles y procedimientos internos. También se trata de tener procesos de auditoría interna efectivos. Con la automatización de procesos, puede tener un sistema más eficiente para monitorear e informar sobre su postura de cumplimiento, además de ayudar a detectar áreas donde puede necesitar mejorar o cambiar cosas. Tener un sistema bien automatizado para el cumplimiento posiciona a su empresa en una posición más sólida para aprovechar nuevas oportunidades. Suponga que está buscando expandirse a nuevos mercados o introducir nuevos productos o servicios innovadores. En ese caso, necesitará confianza (y evidencia) de que su empresa puede cumplir con todas las reglas y regulaciones relevantes.
En resumen
El mundo ha cambiado. Vivimos en tiempos inciertos y las empresas se ven obligadas a adaptarse a estos cambios. La principal forma para que una organización sobreviva a COVID-19 es haciendo cambios que hagan que su negocio sea más sostenible y rentable. La automatización de procesos es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva. Puede reducir , y aumentar la eficiencia, manteniendo el juicio humano en el bucle cuando sea necesario. También puede utilizar la automatización de procesos para mejorar la resiliencia de su negocio durante tiempos de crisis al adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes o eventos inesperados como las pandemias.
