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El empleado promedio pasa 40 horas a la semana en el trabajo, pero un impactante 36% dice que “casi nunca” saber lo que sucede dentro de su organización. Esta falta de comprensión tiene consecuencias obvias: los empleados desmotivados son mucho menos productivos. Con un número abrumador de miembros del equipo que constantemente se sienten “fuera de la jugada”, no es de extrañar que las organizaciones líderes recurran a flujos de proceso para aumentar la transparencia y fortalecer la productividad.
¿Qué son los flujos de proceso?
Los flujos de proceso son una excelente manera de estandarizar cómo se hacen las cosas. En muchos entornos empresariales, los empleados realizan procesos en modo automático con poca documentación de los pasos involucrados. Esto puede dejar a otros miembros del equipo en la oscuridad: no saben quién tiene cada responsabilidad y tienen una comprensión limitada de los pasos necesarios para llevar un proyecto al éxito. ¿El resultado? Empleados que se sienten alejados del panorama general. Los flujos de proceso superan estos desafíos al proporcionar una guía paso a paso clara y concisa para cada proceso. Algunos profesionales ven los flujos de proceso como un “mapa mental”, que extrae los pasos de trabajo de la memoria individual en un registro compartido y comunal. Por lo general, vienen en forma de un diagrama de flujo, que sirve como una ayuda visual fácil de seguir para que cualquiera la revise. Los principales beneficios de un flujo de proceso son:
Mostrar a otros empleados cada paso de un proceso: En lugar de una explicación larga y prolongada, es una forma rápida de enseñar a la alta gerencia y a otros miembros del equipo que no están familiarizados con el proceso.
Encontrar formas de mejorar un proceso existente: ¿Qué está ralentizando las cosas? ¿Dónde puede implementar nueva tecnología para hacer las cosas más eficientes? ¿Hay alguna redundancia? Al arrojar luz sobre cada paso involucrado, puede encontrar nuevas formas de optimizar la actividad interna.
Estos diagramas útiles utilizan diferentes símbolos para indicar puntos de decisión, tareas, entradas y otros elementos importantes para el éxito de un proceso. No solo conectan a individuos y departamentos, sino que pueden mostrar cómo viaja la información entre equipos, o mostrar dónde se necesita una aplicación u otra integración de software.
Los flujos de proceso pueden ser tan simples como aprobar una solicitud de tiempo libre hasta pasos más elaborados involucrados en la gestión de la cadena de suministro global. Aquí, ilustraremos flujos de proceso simples para desglosar las tareas involucradas en tres tipos diferentes de actividades comerciales comunes.
Solicitud de tiempo libre
¿Piensa que formularios sencillos como las solicitudes de tiempo libre no necesitan un diagrama de flujo de proceso? Piénselo de nuevo: empleados en EE. UU. y el Reino Unido desperdician 40 millones de horas cada mes luchando con formularios internos de RR. HH. como informes de gastos y solicitudes de PTO. Incluso los procesos más sencillos pueden beneficiarse de un diagrama de flujo de proceso optimizado.
Iniciar proceso: El empleado solicita tiempo libre
Comprobaciones del sistema frente a las PTO disponibles
Revisión por gerentes directos
Distribuir notificación de calendario informando a los miembros del equipo sobre el tiempo libre
Enviar a RR. HH. para su archivo
Finalizar proceso
Al ilustrar cada paso involucrado, también puede identificar candidatos principales para la automatización y otro software para ayudar a agilizar las aprobaciones.
Iniciativas de marketing y ventas
Cuando se trata de atraer nuevos clientes, los seminarios web son un gran éxito para los especialistas en marketing. Son una forma increíble de convertir a los navegadores casuales en clientes que pagan mucho, y las empresas están orquestando procesos de marketing y ventas a prueba de balas para cerrar la venta. Aquí le mostramos cómo.
Iniciar proceso: El prospecto se registra para un seminario web
Enviar materiales de preparación por correo electrónico, como hojas de trabajo o estudios de caso de apoyo
Seguir con un recordatorio por correo electrónico una semana antes del seminario web
Enviar recordatorio de calendario una hora antes del inicio del seminario web
Fecha del seminario web
Compilar lista de números de teléfono de clientes potenciales que vieron el seminario web completo
El gerente de ventas aprueba la lista de clientes potenciales calificados
Asignar a cada miembro del equipo de ventas un número igual de clientes potenciales
Los miembros del equipo de ventas realizan llamadas de seguimiento
Finalizar proceso: Informe sobre conversiones de ventas
Emparejar un seminario web potente con un flujo de proceso bien pensado es el golpe de gracia que pocos prospectos pueden resistir. Al garantizar que todos los involucrados estén debidamente informados, puede crear una estrategia de ventas y marketing irresistible.
Incorporación de nuevos empleados
Las primeras impresiones dejan una impresión duradera, y para una empresa, su proceso de incorporación es a menudo la primera muestra de la cultura de una empresa. Los estudios muestran que el 69% de los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva permanecerán permanecen en una empresa durante tres años. Los procesos descuidados, no estructurados y desorganizados tienen el efecto contrario: no solo agotan la eficiencia interna, sino que obstaculizan la capacidad de una organización para retener el mejor talento. Aquí hay un flujo de proceso de muestra para un proceso de incorporación corto que involucra a varios departamentos:
Iniciar proceso: Empleado contratado
Preparar pase de estacionamiento
Aprobación de seguridad
Compilar enlaces de RR. HH. actualizados en un correo electrónico
Otorgar acceso a las bases de datos necesarias
Aprobación del gerente
Programar almuerzo de bienvenida para el equipo
Actualizar calendarios de los miembros del equipo
Finalizar proceso: Primer día
La codificación de los pasos involucrados conduce a una experiencia de incorporación organizada y acogedora que deja una impresión positiva en los nuevos empleados.
¡Los flujos de proceso son una receta para el éxito!
Los flujos de proceso son una estrategia de primera categoría para construir una fuerza laboral comprometida y productiva. Después de todo, los equipos altamente comprometidos pueden aumentar la rentabilidad en un 21%. ¿Está listo para potenciar la producción de su organización utilizando flujos de proceso?
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