Introducción a los conceptos básicos del mapeo de procesos
El mapeo de procesos cambia las reglas del juego para comprender la mejora de los procesos de negocio. ¿Pero qué significa? La tarea puede parecer abrumadora, así que cubramos algunos conceptos básicos:
¿Qué es el mapeo de procesos?
Beneficios
Ejemplos
Símbolos y elementos
Creación de un mapa de procesos
Antes de sumergirnos, Echa un vistazo a nuestro lanzamiento de verano de 2023webinar. Con la función de texto a proceso, Ahora puedes crear un mapa de procesos en segundos simplemente describiéndolo. Olvídese de las complejidades de una curva de aprendizaje, diseñar un mapa de procesos es más fácil que nunca. Hay no se necesita experiencia; ser experto en tecnología ya no es un requisito. Dejar funcionalidad avanzada de IA asume tareas repetitivas para que puedas potencie su productividad. [free_trial type="crear"]
¿Qué es el mapeo de procesos?
El mapeo de procesos es una herramienta de gestión que se utiliza para representar visualmente el flujo de trabajo y los pasos y personas involucradas en un proceso de negocio. Estos mapas también se conocen comúnmente como diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo. Las organizaciones utilizan esta herramienta para comprender mejor un proceso y mejorar su eficiencia. Al crear diagramas fáciles de seguir, las partes interesadas pueden identificar aspectos de un proceso que pueden mejorar. Esto incluye identificar cuellos de botella en los flujos de trabajo y otras ineficiencias como tareas repetitivas que son ideales para la automatización.
El mapeo de procesos ofrece muchos beneficios. Cubrimos algunos de los beneficios abstractos, pero los beneficios más específicos de crear un mapa de procesos incluyen:
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Impulsar la satisfacción laboral. Los empleados saben qué esperar y cuáles son sus responsabilidades, y aprecian la transparencia que proporciona un mapa de procesos.
Mejorar el desempeño de los empleados. Los empleados que comprenden sus funciones y dónde encontrar ayuda cuando la necesitan son más productivos.
Fácil de usar. Mapas de procesos de negocio son fáciles de seguir y son ideales para tareas como capacitación de empleados y sesiones de lluvia de ideas. El software BPM facilita el diseño y prueba de procesos, así como compartirlos con el equipo.
Certificaciones. Ayude a las organizaciones a obtener y mantener certificaciones industriales como ISO 9000 y 9001.
Resolución de problemas. Un mapa de procesos de negocio permite a las organizaciones probar hipótesis y hipótesis, lo que facilita la identificación de problemas y posibles soluciones.
Ejemplos comunes de mapas de procesos
Hay muchos tipos diferentes de mapas de procesos. Cuál utilices dependerá en gran medida del tipo de proceso que quieras mapear y cuáles sean tus objetivos comerciales. A continuación se muestran algunos tipos de mapas de procesos comúnmente utilizados.
Diagrama de flujo básico
Un diagrama de flujo básico es útil para crear un mapa simple que ilustra las entradas y salidas de un proceso. Algunos casos de uso ideales para diagramas de flujo básicos incluyen la planificación de nuevos proyectos, el análisis y la gestión de flujos de trabajo y la mejora de la colaboración entre los miembros del equipo. Puedes crear diagramas de flujo utilizando manualmente los símbolos del mapa de procesos que mencionamos anteriormente, o en cuestión de minutos utilizando un software de gestión de procesos de negocio.
Mapa de procesos de alto nivel
Un mapa de procesos de alto nivel, o mapa de arriba hacia abajo, muestra cómo funciona un proceso en un número limitado de pasos. Proporcionan una instantánea rápida de lo que hace un proceso, pero no entran en detalles sobre cómo se realiza. Los mapas de procesos de alto nivel son ideales para discutir procesos con líderes o terceros que no requieren detalles específicos.
Mapa detallado del proceso
El detalle es útil para comprender las complejidades de un proceso. A diferencia de un mapa de procesos de alto nivel, los mapas detallados también incluyen subprocesos, lo que los hace más útiles para identificar ineficiencias y documentar puntos de decisión dentro de un proceso. Cada etapa se explora con precisión y detalle, lo que convierte a este tipo de mapa en una herramienta poderosa para escuelas de eficiencia de gestión como Six Sigma y Kaizen. [free_trial type="create"]
SIPOC
SIPOC es un acrónimo que ayuda a las partes interesadas a identificar los elementos clave de un proceso. El acrónimo significa proveedor – entradas – proceso – salidas – cliente. SIPOC se parece más a una tabla o gráfico que a un mapa. Sin embargo, enumerar los elementos clave es un precursor importante para crear un mapa de procesos más detallado. Diagramas SIPOC También ayudan a definir el alcance de procesos de negocio complejos y son útiles para las partes interesadas cuando discuten un proceso.
Mapas de carriles de natación
Se utilizan carriles de natación, o mapas multifuncionales, para mostrar “quién hace qué” Separan las actividades en carriles o canales según quién sea responsable de realizar la tarea o proceso. Los mapas de carriles de natación son útiles para fines de gestión. Son ideales para formar nuevos empleados y aumentar la responsabilidad. Los mapas de Swimlane también ayudan a las partes interesadas a comprender los flujos de trabajo y cómo se relacionan e interactúan con otros procesos comerciales.
Mapas de flujo de valor
Los mapas de flujo de valor muestran los pasos necesarios para entregar un producto o servicio a los clientes. Utilizan un sistema de símbolos para ilustrar flujos de información y tareas. Los mapas de flujo de valor son particularmente útiles para identificar residuos dentro y entre procesos. También desempeñan un papel importante en la identificación de oportunidades y la planificación de proyectos futuros.
Símbolos y elementos utilizados en el mapeo de procesos
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Fuente: Leanmethods.com[/caption] Las organizaciones tienden a desarrollar su propia jerga interna de mapeo de procesos cuando utilizan diagramas de flujo a mano alzada. Esto dificulta la comunicación efectiva con contratistas, especialistas externos y clientes. Notación de mapeo de procesos de negocio, o BPMN, ayuda a los equipos a superar estas “barreras lingüísticas” adoptando un conjunto estándar de símbolos para usar en sus mapas de procesos. BPMN cierra la brecha entre la información técnica y los no técnicos de su equipo que necesitan comprenderla. El diccionario BPMN es rico en elementos comúnmente conocidos como símbolos de diagramas de flujo o formas de diagramas de flujo. Ayudan a eliminar la ambigüedad y se aseguran de que todas las partes interesadas comprendan su nuevo mapa de procesos. Los símbolos provienen del Lenguaje de modelado unificado (UML). Los ingenieros de software crearon UML para proporcionar una forma estandarizada de analizar y diseñar programas de software. Sin embargo, UML se ha convertido en uno de los sistemas más populares utilizados para el modelado de procesos de negocio. Los símbolos se dividen en las siguientes categorías:
Símbolos de proceso/operación
Ramificación y control de símbolos de flujo
Símbolos de entrada y salida
Símbolos de almacenamiento de archivos e información
Símbolos de procesamiento de datos
Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, utilizar una pequeña porción de los símbolos más comunes será suficiente para completar un mapa de procesos. Algunos símbolos comúnmente utilizados incluyen: Proceso: Un rectángulo representa un proceso particular y sus actividades y funciones. Línea de flujo → Una flecha muestra tanto la dirección del flujo como la conexión entre los pasos. Terminator: Un terminador muestra el comienzo o el final de un flujo de proceso. Decizia: Indica que se debe tomar una decisión, después de lo cual el flujo seguirá un camino predefinido basado en esa decisión. Documento(s):Un rectángulo con una base ondulada representa un solo documento o pieza de información que las personas pueden leer. Múltiples rectángulos con bases onduladas indican que hay más de un documento que se puede revisar. Retraso: Un símbolo de retraso significa que hay una pausa en el proceso antes de que continúe el flujo.Entrada manual: Este símbolo muestra que un procedimiento será realizado manualmente por una persona.
Cómo crear un mapa de procesos
Es esencial incluir a todas las partes interesadas clave en el diseño del proceso. Todos deben comprender los objetivos de la organización y los conceptos básicos del mapeo. La creación manual implica dibujar a mano utilizando los símbolos del mapa de procesos que mencionamos anteriormente. Para simplificar el proceso y mejorar la colaboración, puede utilizar software de gestión de procesos de negocio. El software facilita el diseño y prueba de procesos, guarda tu trabajo y compártelo con los miembros del equipo.
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Identificar el proceso
El primer paso es identificar el proceso de negocio adecuado. Este podría ser un proceso con un precio elevado o que implica tareas manuales y es propenso a retrasos. Nombra el proceso y enuméralo en la parte superior del documento.
Reúne a tu equipo
Uno de los aspectos más cruciales del proceso de mapeo es incluir a aquellos que están más familiarizados con su funcionamiento interno. El aporte de las partes interesadas clave garantiza que el mapeo del proceso sea exhaustivo y que no se omitan detalles o consideraciones importantes. Dedica algún tiempo a intercambiar ideas con tu equipo desde el principio. Determinar quién hace qué, cuándo se hace y cómo se realiza.
Recopilar datos
Después de su sesión inicial de lluvia de ideas, comience a recopilar datos e información relevantes. Determinar cuándo comienza y termina el proceso. Enumere todos los pasos necesarios para completar el proceso. Identifique los insumos, los productos y las personas involucradas.
Enumere los pasos en orden secuencial
Una vez que tenga una lista completa de los pasos involucrados, trabaje con su equipo para colocarlos en orden secuencial. Identificar el evento que desencadena el proceso y las acciones y decisiones que lo llevan a su finalización.
Dibuja el mapa usando símbolos
Incluya toda la información que identificó en pasos anteriores y utilice los símbolos de proceso que identificamos anteriormente en esta guía. Por ejemplo, utilice un óvalo (terminador) para mostrar el comienzo del proceso. Esta debería ser una descripción precisa del proceso tal como existe actualmente.
Analizar
Una vez completado su mapa de procesos, puede usarlo para identificar cuellos de botella e ineficiencias. Busque tareas manuales que puedan mejorarse mediante la automatización. Identifique los pasos que se pueden eliminar. Obtenga comentarios y sugerencias de cada miembro de su equipo.
Mejora tu proceso
Implementar el Técnicas y herramientas de mapeo que identificaste en el paso anterior. Si las mejoras y sugerencias tendrán un impacto amplio en el proceso, evite implementarlas todas a la vez. Priorizar las mejoras. Comience poco a poco para evitar posibles interrupciones en el proceso. Monitorear las mejoras. Determinar si se necesitan más mejoras.
Evite estos errores comunes en los mapas de procesos
Estos son los obstáculos más comunes que debe evitar al armar su mapa de procesos.
Demasiado complejo: Al elegir el tipo correcto de mapa de procesos, es vital que usted “conozca a su audiencia” Presentar un flujo de trabajo que maximice la eficiencia a la alta dirección frente al equipo de TI que necesita implementarlo requiere dos estilos de comunicación diferentes. Considere utilizar múltiples mapas para ilustrar diferentes niveles de detalle. Puede pensar en su kit de herramientas de mapeo de procesos como un conjunto de muñecos anidadores: puede comenzar con el panorama general para algunas partes interesadas y al mismo tiempo guardar diagramas más complejos para colaboradores más expertos en tecnología.
Demasiado simple: Por el contrario, puedes crear un mapa que sea demasiado escaso en detalles. Por ejemplo, cuando estás ampliando tu equipo, necesitas establecer un lenguaje común sobre el cual pensadores de todos los orígenes puedan actuar. Ese es el poder de aprovechar BPMN: los miembros del equipo no tienen que esforzarse para interpretar bocetos preliminares. Todo el mundo habla utilizando los mismos términos y símbolos de mapeo de procesos.
Ignorando las aportaciones de las partes interesadas: Al diseñar un mapa de procesos, es importante interactuar con todas las partes interesadas —incluido el personal encargado de realizar las tareas. Entrevistar, observar y escuchar. Sin comprender los matices de las tareas laborales específicas que está mapeando, se perderá elementos clave, lo que hará que los empleados ignoren los nuevos procedimientos y vuelvan a las viejas formas.
Al tener en cuenta estos errores comunes, puede asegurarse de que su plan de proceso tenga éxito y no se convierta en uno de los 4 de cada 10 planes que fracasan por falta de una estrategia claramente definida.
Las mejores herramientas para comenzar con el mapeo de procesos
Entonces, ¿a dónde recurres cuando estás listo para comenzar? Aquí hay cuatro herramientas que puede utilizar en el mapeo de procesos, desde herramientas de dibujo rápidas y fáciles hasta plataformas sólidas de automatización del flujo de trabajo que realmente ejecutan las tareas.
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La forma más sencilla de empezar es a través de un esquema de diagrama de flujo simple. Puede extraer el flujo de tareas que sustentan un proceso vital. Si duda en hacerlo a mano alzada, puede obtener una plantilla de diagrama de flujo gratuita de la plataforma de diseño de código bajo Canva. Es una excelente manera de iniciar el proceso de lluvia de ideas.
Al final, tu El boceto de la parte posterior de la servilleta requerirá más detalles. Aquí es cuando puedes pasar a una herramienta como Mente git. Esta aplicación de navegador gratuita ofrece diagramas más orientados a procesos como SIPOC y carriles de natación. Puede profundizar en los subprocesos y compartir su plan con colegas para recibir comentarios.
Gráfico lúcido es otro favorito entre los modeladores de procesos principiantes. Esta herramienta de diagramación inteligente está repleta de elementos útiles como símbolos BPMN y plantillas como mapas detallados, mapas de flujo de valor y mapas de procesos detallados. Incluso puedes utilizar sus aplicaciones móviles para organizar procesos sobre la marcha.
Cuando llega el momento de encontrar una solución de mapeo de procesos de nivel empresarial, es hora de una plataforma como Creador de procesos. Con ProcessMaker, puedes darle vida a tu mapa de procesos. La automatización pasa información entre personas y sistemas, marcando automáticamente las tareas pendientes sin interferencia humana. Y ahora, con el lanzamiento de verano de 2023, puedes diseñar un mapa de procesos en segundos.
¿cómo genera el mapeo de procesos hiperproductividad
El mapeo de procesos juega un papel fundamental a la hora de impulsar la hiperproductividad dentro de las organizaciones. Al representar y analizar visualmente los flujos de trabajo, proporciona una comprensión clara de cómo se llevan a cabo las tareas y actividades. Esta transparencia permite identificar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, que luego pueden simplificarse o eliminarse. El mapeo de procesos también facilita la estandarización, garantizando que se sigan consistentemente las mejores prácticas. Como resultado, los equipos trabajan de forma más cohesiva, la toma de decisiones se basa más en datos y la productividad se dispara. El mapeo de procesos a través de ProcessMaker es una herramienta incomparable cuando su negocio está listo para escalar. Codifica cómo haces negocios para establecer una mejor coherencia a medida que tu equipo crece. Durante su proceso de incorporación, podrá enseñar más fácilmente a los recién llegados cómo funcionan las cosas. Puede crear una base para obtener resultados más predecibles descartando al personal ’ “sus propias formas” de hacer las cosas. Además, la estrategia le ayuda a encontrar cualquier brecha en personal, procedimientos o tecnología a medida que su organización se expande. El mapeo de procesos es una herramienta increíblemente efectiva para mejorar la eficiencia operativa y ofrece una amplia gama de beneficios organizacionales. Para aprovecharlo al máximo, pruebe el software BPM inteligente de bajo código líder en la industria de ProcessMaker. Cree fácilmente procesos comerciales de nivel empresarial y aproveche las potentes soluciones de automatización de ProcessMaker.Chatea con nuestro equipo para saber cómo puede aprovechar el mapeo de procesos y probar nuestro prueba gratuita.
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