El mapeo de procesos juega un papel importante en la comprensión y mejora de los procesos de negocio. Para los recién llegados, el alcance de la aplicación de la técnica puede parecer desalentador. Desglosemos este concepto y veamos algunos ejemplos de procesos de negocio comunes.
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Mapeo de procesos es una herramienta de gestión que visualiza el flujo de trabajo dentro de un proceso de negocio. Un mapa de procesos muestra los pasos y las personas involucradas en un proceso de negocio antes de automatizarlo.
Es importante comprender los diferentes roles y funciones de los diagramas de procesos, el mapeo de procesos y el modelado de procesos. Crear un diagrama de procesos es el primer paso para crear un modelo de proceso de negocio. Es una representación simple de un proceso que simplemente enumera tareas en orden secuencial.
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Un mapa de procesos es el segundo paso en la creación de un modelo de proceso. El mapa incluye un mayor nivel de detalle, enumerando cosas como los empleados involucrados y los eventos. A modelo de proceso de negocio es una representación visual completa de todos los aspectos de un proceso.
Tipos de mapas de procesos
Un paso importante en el mapeo de procesos es elegir el tipo de mapa que desea utilizar. Hay muchos para elegir, pero querrás elegir uno que se alinee con tus objetivos. Algunos tipos comunes de mapas de procesos incluyen:
Diagramas de flujo. Los diagramas de flujo son mapas que muestran los pasos de un proceso, incluidas sus entradas y salidas. Hay tres tipos de diagramas de flujo que se utilizan ampliamente. Gráficos de flujo de arriba hacia abajo muestra los pasos de un proceso en un solo flujo. Gráficos de flujo de implementación identificar quién está realizando cada tarea. Diagramas de flujo detallados amplíe ambos y muestre un nivel de detalle mucho mayor.
Diagrama de flujo de datos. Como diagramas de flujo pero centrados en el flujo de datos a través de un sistema.
Diagramas de carriles de natación. Carril de natación Los mapas, también llamados mapas multifuncionales, muestran quién hace qué. Las actividades se dividen en carriles según quién es responsable de cada tarea. Estos diagramas son útiles para fines de gestión y automatización del flujo de trabajo.
Mapeo de la cadena de valor. Estos mapas muestran los pasos necesarios para entregar un producto o servicio a los usuarios finales. El mapeo del flujo de valor es útil para cosas como identificar residuos y planificar proyectos futuros.
Ejemplos de mapeo de procesos
Mesa de servicio
Muchas organizaciones han automatizado parte de los flujos de trabajo de su mesa de servicio para ahorrar dinero y brindar un servicio eficiente. Los flujos de trabajo deben enrutar las solicitudes a las partes apropiadas y proporcionar un medio para priorizar las solicitudes con herramientas automatizadas.
Un proceso de mesa de servicio comienza a nivel de usuario con un envío. Desde allí, la solicitud pasa al siguiente paso, donde se evalúa su resolución inmediata o escalada. Una vez resuelta, se notifica al usuario y se finaliza y cierra la solicitud.
Reclutamiento
El reclutamiento ha sido tradicionalmente una tarea de RRHH tediosa y que requiere mucho tiempo. Los reclutadores recurren cada vez más a soluciones de automatización como la automatización robótica de procesos (RPA) para clasificar las solicitudes de los candidatos y colocarlas en diferentes categorías según sus calificaciones.
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El primer paso en un flujo de trabajo podría ser cuando un candidato envía un currículum. A partir de ahí, la solución RPA revisa y califica al candidato y decide si se debe programar una entrevista. Luego se notifica al candidato, se realiza una entrevista, se toma una decisión y se extiende una oferta.
Adquisición
Proceso de adquisiciones Los flujos de trabajo pueden ser complejos. La presentación y aprobación de manuales puede provocar retrasos importantes y falta de visibilidad.
Un flujo de trabajo de adquisiciones comienza cuando se envía una solicitud al departamento de compras. Desde allí, el departamento de adquisiciones investigará a los proveedores, solicitará cotizaciones y seleccionará un proveedor. Una vez acordados el proveedor y los términos, se presenta una solicitud de compra para su aprobación.
Si se aprueba, se envía una orden de compra al proveedor. El vendedor envía una factura seguida de la mercancía por los servicios. El proceso se completa cuando se realiza el pago. Si se deniega, se proporciona al solicitante un motivo.
Incorporación de clientes
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Proporcionar una buena experiencia de incorporación es vital para la retención de clientes. Los procesos de incorporación han crecido en complejidad debido a un mayor número de puntos de contacto con los clientes. Esto es especialmente cierto en industrias altamente reguladas como la banca.
Mapas de procesos de incorporación de clientes se verá diferente según la organización y la industria. Un mapa de un proceso de incorporación simple puede comenzar con un correo electrónico de un cliente potencial. Un autorespondedor responde con información básica. Luego, un representante hace seguimiento para discutir la solicitud con más detalle.
Si el cliente encaja bien, el representante programa una cita. Se negocian los términos, el cliente firma un contrato y deja un depósito. Se recogen los documentos necesarios y comienza el trabajo.
Mejores prácticas en el mapeo de procesos de negocio
Al preparar su mapa de procesos, recuerde:
Mantenlo simple. El objetivo del mapeo de procesos es proporcionar visibilidad y comprensión. El mapa debe ser fácil de seguir y comprender para cualquier persona de su organización.
Define tus objetivos. Escribe lo que esperas lograr. ¿Quieres mejorar la calidad? ¿Reducir costes?
Apunta al bien. Los mapas de procesos no necesitan ser perfectos, sólo utilizables.
Mapee completamente sus procesos antes de mejorarlos. Comprenda los entresijos de su proceso “tal como está” antes de implementar cambios.
¿cómo genera el mapeo de procesos hiperproductividad
El mapeo de procesos juega un papel fundamental a la hora de impulsar la hiperproductividad dentro de las organizaciones. Al representar y analizar visualmente los flujos de trabajo, proporciona una comprensión clara de cómo se llevan a cabo las tareas y actividades. Esta transparencia permite identificar cuellos de botella, redundancias e ineficiencias, que luego pueden simplificarse o eliminarse. El mapeo de procesos también facilita la estandarización, garantizando que se sigan consistentemente las mejores prácticas. Como resultado, los equipos trabajan de forma más cohesiva, la toma de decisiones se basa más en datos y la productividad se dispara. El mapeo de procesos es una herramienta de gestión eficaz que ofrecen las plataformas de automatización y que ayuda a las partes interesadas a comprender y mejorar los procesos comerciales. Cree fácilmente mapas de procesos como los ejemplos anteriores para sus procesos comerciales con el software de gestión de procesos comerciales (BPM) de código bajo de ProcessMaker.
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