La modernización de los procesos de cumplimiento ya no es un objetivo "opcional". Un 69 por ciento de las empresas esperan que los reguladores propongan aún más reglas en el próximo año, y el 26 por ciento esperan significativamente más. Dentro de estos paisajes regulatorios en evolución, su organización puede tener dificultades para gestionar los nuevos cambios. Sin embargo, es vital prepararse cada año para un conjunto entrante de cambios regulatorios acelerados. Las tareas de mapeo de procesos para el cumplimiento a menudo son complejas, pero la visualización es un enfoque más efectivo que revisar páginas de documentos. Los mapas de procesos están diseñados para definir cómo fluyen e interactúan los procesos utilizando representaciones visuales para mostrar los pasos de cada proceso y las partes interesadas que llevan a cabo cada actividad. Hace que sus procesos sean más comprensibles y cómo impactan en la organización en general. Cuando participa en process mapping, dibujará un cuadro u otra imagen para cada paso, conectándolos con una flecha para mostrar el flujo de trabajo. Los mapas de procesos visuales se pueden utilizar como herramienta de capacitación para nuevos miembros del equipo y como guía para los empleados actuales para indicar cómo mejorar la eficiencia de la gestión del cumplimiento. Además, los mapas de procesos son útiles en relación con las auditorías y transmiten cómo lleva a cabo sus procesos para cumplir con los requisitos de cumplimiento.
1. Uso de controles de mapeo
Los controles se utilizan para gestionar procesos, monitorear datos, ayudar a cumplir con el cumplimiento, identificar errores y reducir el riesgo. En resumen, los controles son salvaguardas para garantizar que su organización opere de manera segura. Existen diferentes tipos de controles, que incluyen:
- Políticas
- Trámites
- Normas
Es posible que ya utilice controles específicos para operaciones o contratos no regulatorios. Al mapear controles, puede obtener ventajas que van más allá del cumplimiento. El mapeo de controles garantiza que su organización cumpla con los fundamentos de la gestión de riesgos. A menudo, el lugar más difícil para comenzar es con la gestión de riesgos. Cuando se toma el tiempo para mapear sus controles, puede determinar prioridades en torno a la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento. Además, el mapeo de controles le brinda la capacidad de ejecutar una evaluación, que puede cumplir con múltiples marcos. Por lo tanto, ahorra tiempo. Además, puede eliminar cualquier suposición hecha previamente sobre su postura de riesgo actual. Con los desafíos de la pandemia mundial de COVID-19 y el auge del trabajo remoto permanente, las organizaciones ahora tienen que gestionar múltiples partes móviles. Por lo tanto, es vital actualizar y mapear los controles para incorporar un entorno de trabajo remoto. Sin duda, el mantenimiento de los mapas de procesos puede volverse más complicado que la creación de su mapa de procesos original para el cumplimiento. Sin embargo, una vez completado, puede utilizar su mapa visual para optimizar y optimizar sus procesos de cumplimiento. Como resultado, sus mapas son más fáciles de mantener, revisar y actualizar según sea necesario.
