El mapeo de procesos es una metodología ampliamente utilizada por profesionales que trabajan en la mejora analítica de procesos. El primer paso es conceptualizar los insumos, interacciones, resultados y personas involucradas en las operaciones y la toma de decisiones de una organización, así como identificar cuellos de botella, rupturas de patrones y opciones de progreso registrando y observando procedimientos realistas. Sin embargo, la utilidad del mapeo de procesos depende de la comprensión personal del usuario. Por ejemplo, en un proyecto, el mapeo de procesos puede usarse para detallar los procesos centrales y definir las operaciones que no agregan valor para acelerar el progreso. Sin embargo, en otro escenario, los profesionales podrían no comprender los problemas subyacentes que intentaban abordar. Primero debes aprender por qué los mapas de procesos son útiles para reconocer lo que podría salir mal. De hecho, un mapa de procesos puede mostrar cómo se realiza una tarea determinada. Similar a un diagrama de flujo, excepto que permite que ocurran varias incertidumbres. Un miembro del personal puede, por ejemplo, llegar al paso 5 y necesitar tomar una decisión entre los pasos 5.1 o 5.2, según los resultados del paso. Este es uno de los principales beneficios de este método de mapeo. Dado que ahora sabes por qué los mapas de procesos pueden ser tan relevantes para tu empresa, estás listo para profundizar en este popular método de mapeo de errores que las personas generalmente cometen cuando los generan.
Mapeo de procesos fallido: 7 errores comunes en el flujo de trabajo
1. Mala información Cuando se descuidan los flujos de trabajo, se utiliza material anticuado y los estándares se vuelven vagos. No hay duda de que un proceso mal comunicado implosionará. Con prácticas insostenibles, ninguna empresa puede sobrevivir y la falta de comunicación es simplemente esto: Disfuncional. Las cosas se pueden arreglar adecuadamente a través de la generación precisa de documentos y la automatización de flujos de trabajo. Los miembros del equipo pueden entonces recibir actualizaciones y alertas preferidas en tiempo real. Entre las muchas ventajas de la automatización está que las personas solo son informadas de sus propias asignaciones y no se ven inundadas de información irrelevante, manteniendo canales de comunicación abiertos y concentrada. La generación de documentos solo mejora el procedimiento al recuperar los datos más recientes para su uso asociado. Ambos programas trabajan en conjunto para ayudar a detener la falta de comunicación y fomentar procedimientos factibles. No te centres demasiado en decirle a los empleados lo que no deben hacer. Las instrucciones que se centran en los "no" y los "no se debe" suelen resultar muy confusas para las personas. Para el destinatario final, es mucho más simple y menos propenso a ser malinterpretado. Aunque pueden ser necesarias alertas para un trabajo, especialmente si un trabajo mal gestionado es peligroso, el lenguaje y las instrucciones deben ser generalmente positivos. Muchos de nosotros ya hemos visto ocurrir este escenario: Una empresa compra una solución tecnológica fantástica y luego implementa el nuevo software antes de examinar los procesos clave de la organización y las personas asociadas a ella. ¿El resultado? La mayoría de las veces, el proyecto no puede cumplir sus promesas: excede el límite de gasto, tarda mucho más de lo esperado en gestionarse o no cumple los objetivos iniciales de la empresa. Incluso cuando las cosas salen positivamente. la nueva solución simplemente comienza a sentirse como la tecnología que pretendía reemplazar. El personal comienza a preguntarse por qué todos tuvieron que pasar por procesos tan desconcertantes que simplemente no parecen tan eficientes como el sistema antiguo. ¿Qué sucedió realmente? En la mayoría de los casos, la empresa no revisó ni mejoró sus procesos subyacentes. Las personas suelen estar ansiosas por comenzar un nuevo proyecto, especialmente uno con objetivos de mejora general de procesos. Los SMEs están
