Minería de procesos para operaciones financieras: qué, por qué y cómo
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Minería de procesos para operaciones financieras: qué, por qué y cómo
En un mundo cada vez más volátil y complejo, los desafíos, demandas y riesgos que enfrentan las empresas están creciendo. Para muchas operaciones comerciales, la mejora continua es una fuente de eficiencia operativa, y cada vez más líderes financieros recurren a ella minería de procesos software para lograr una ventaja competitiva. En este artículo, analizamos las oportunidades, desafíos y mejores prácticas para la minería de procesos en operaciones financieras.
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Ejemplo de análisis de procesos financieros: procesos de cuentas por pagar en ProcessMaker Process Intelligence
¿Qué es el minado de procesos?
Minería de procesos es un método para analizar, monitorear y mejorar los procesos comerciales mediante la extracción de información de los sistemas de datos empresariales, generalmente en forma de registros de eventos. El objetivo de la minería de procesos en las operaciones financieras es encontrar y eliminar cuellos de botella o ineficiencias, así como identificar áreas de mejora y automatización.La minería de procesos puede verse como una radiografía de su negocio o una forma avanzada de análisis de procesos de negocio. Los datos de eventos son parte integral de este proceso y capturan elementos clave como marcas de tiempo y descripciones de actividades para identificar patrones y mejorar el rendimiento operativo. Para los profesionales de la gestión de procesos de negocio, esto ofrece algunas oportunidades bien conocidas:
Descubrimiento de procesos - desde identificar el verdadero estado “tal como está” de sus procesos financieros.
Mapeo de procesos - definir y comunicar el estado deseado de los procesos en sus operaciones financieras.
Monitoreo de procesos - realizar un seguimiento del cumplimiento de los procesos acordados y los pasos de aprobación en diferentes equipos y unidades de negocio.
Reingeniería de procesos - el análisis sistemático y el rediseño de procesos clave para aumentar la eficiencia.
Transformación digital - la digitalización de procesos y la transición a soluciones avanzadas basadas en la nube.
Historia y evolución de la minería de procesos
El campo de la minería de procesos comenzó a tomar forma en 1999 en la Universidad de Eindhoven, encabezado por el informático holandés Wil van der Aalst, quien acuñó el término “minería de procesos” Al principio, las técnicas a menudo se confundían con métodos de gestión del flujo de trabajo. Sin embargo, a medida que el campo maduró, la minería de procesos evolucionó hasta convertirse en una disciplina distinta, caracterizada por el desarrollo de algoritmos sofisticados para el descubrimiento de procesos, la verificación de conformidad y la mejora de procesos. Hoy en día, la minería de procesos se reconoce como una herramienta fundamental para la mejora de los procesos comerciales, con una variedad de herramientas de minería de procesos comerciales disponibles para ayudar a las organizaciones a optimizar sus operaciones y lograr una mayor eficiencia.
Preguntas sobre finanzas comunes que la minería de procesos puede responder
La minería de procesos no es una solución milagrosa para toda ineficiencia en las operaciones financieras, pero normalmente puede responder algunas preguntas clave:
¿Cuánto tiempo nos lleva procesar diferentes tipos de transacciones financieras?
¿Existen variaciones en nuestros procesos financieros entre equipos y unidades de negocio?
¿Cuáles son las razones típicas de retrabajo o cuellos de botella en nuestros flujos de trabajo financieros clave?
¿Estamos utilizando nuestros sistemas de TI, como ERP, de manera eficiente en diferentes procesos?
¿Cuáles son las mayores oportunidades de automatización en nuestras operaciones financieras?
¿Cuáles son los riesgos potenciales o los desafíos de cumplimiento que enfrentamos ahora o en el futuro?
Beneficios clave de la minería de procesos en las operaciones financieras
Plazo de entrega más rápido - Para muchas operaciones financieras, el tiempo es dinero, la minería de procesos le permite analizar y mejorar el tiempo de entrega y reducir los cuellos de botella que ralentizan los procesos financieros.
Mejorar la productividad - La minería de procesos le permite analizar y reducir el trabajo manual, por ejemplo, reduciendo o agilizando los pasos de aprobación de facturas o la necesidad de reelaborar PO incorrectos.
Gestionar el riesgo y el cumplimiento - La minería de procesos puede ayudarle a identificar riesgos potenciales en operaciones financieras, por ejemplo, compras inconformistas o posibles errores en los pagos.
Optimizar el capital de trabajo - En la mayoría de las operaciones comerciales existen oportunidades para mejorar las condiciones de pago cuando se paga demasiado pronto o se recibe el pago demasiado tarde.
Descubra las oportunidades de automatización - La minería de procesos ayuda a identificar y cuantificar el potencial de automatización inteligente en operaciones financieras digitalizadas.
Mejorar la satisfacción del cliente y del proveedor - eliminar el dolor de las transacciones puede ayudar tanto a las relaciones clave con clientes como con proveedores.
Los casos de uso típicos de la minería de procesos en finanzas
Los roles asumidos por operaciones financieras son variados y complejos, por lo que normalmente la minería de procesos puede aportar beneficios en una larga lista de casos de uso:
Cuentas por pagar - mejorar el importe de las facturas que se pagan a tiempo y armonizar y mejorar las condiciones de pago entre los diferentes proveedores.
Cuentas por cobrar - reducir los días de ventas pendientes (DSO) u optimizar el capital de trabajo disponible.
Adquirir para pagar - reducir el costo operativo por orden de compra (PO) mediante la racionalización o automatización de pasos.
Pedido a efectivo - reducir el número de pasos necesarios en O2C, por ejemplo, en la gestión de pedidos.
Contabilidad y presentación de informes - analizar y explorar dónde fallan los procesos mensuales o dónde hay fuentes de cuellos de botella en los informes regulatorios o financieros.
Gestión de viajes y gastos - asegurarse de tener transparencia en los recibos presentados y los procesos de aprobación.
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Áreas de operaciones financieras donde la minería de procesos puede mejorar la eficiencia operativa
Mejores prácticas de minería de procesos para operaciones financieras
Comience con un descubrimiento de procesos. Al desarrollar una comprensión del proceso actual, obtendrá una radiografía realista de la verdadera salud de sus flujos de trabajo dentro de su ERP.
Mire más allá del ERP. Identifique las fuentes de datos clave necesarias para realizar la minería de procesos. Esto podría incluir datos de transacciones financieras, datos de clientes y datos operativos.
Establecer objetivos claros. Identificar objetivos claros y mensurables para los ejercicios de minería de procesos. Esto podría incluir identificar áreas de ineficiencia, optimizar los costos operativos o aumentar la tasa de digitalización.
Evaluar el tiempo hasta el valor. Establecer un cronograma realista para completar el ejercicio de minería de procesos. Esto debería incluir un plan para la integración y el análisis de datos, así como cualquier paso adicional necesario para identificar y lograr valor.
Invertir en formación y comunicación. Recuerde que la minería de procesos es un ejercicio de gestión del cambio en el que se debe incluir a las partes interesadas clave, educarlas e informarlas sobre el progreso.
Apunte a resultados acumulativos, no inmediatos. La minería de procesos rara vez es una solución rápida o una solución milagrosa. Busque formas de equilibrar las recompensas inmediatas y a largo plazo a medida que aumenta la madurez de sus operaciones financieras.
Limitaciones de la minería de procesos para financiación utilizando datos de registro de eventos
Calidad de los datos fuente. El software de minería de procesos es tan preciso como los datos que se utilizan para crear el modelo de proceso. Si no confía en sus datos maestros financieros, es posible que no confíe en los conocimientos de sus procesos.
Falta de visibilidad sin registros de eventos. El software de minería de procesos no siempre proporciona una visibilidad completa del proceso, especialmente en procesos o software donde no hay registros de eventos.
Falta de comprensión del tiempo y el movimiento. La minería de procesos es excelente para medir secuencias de eventos en un proceso, pero no puede brindar una imagen completa de qué proveedores o clientes son más costosos en tiempo y trabajo manual.
Vea el problema, no la causa. El software de minería de procesos es bueno para identificar en detalle desafíos, pero no siempre es capaz de descubrir las causas fundamentales de anomalías, variaciones o errores del proceso.
Seguimiento de flujos de trabajo complejos. Una operación financiera promedio necesita operar más de 25 aplicaciones comerciales, herramientas de oficina, portales de terceros y herramientas gubernamentales. Rara vez es posible realizar un seguimiento eficiente de todos estos procesos de extremo a extremo mediante minería de procesos.
Considere una alternativa: inteligencia de procesos híbridos
Para muchas operaciones financieras, la justificación comercial para la mejora de procesos es clara, pero la implementación de software de minería de procesos es un desafío. Si ya ha probado la minería de procesos o todavía está considerando sus opciones, es posible que desee explorar la minería híbrida software de inteligencia de procesos. Este nuevo enfoque le brinda el nivel de detalle del software de minería de tareas y al mismo tiempo brinda una cobertura profunda del software de minería de procesos. No solo eso; también se sabe que su implementación es 10 veces más rápida que la conocida solución de minería de procesos. [cta title="Obtenga una demostración personalizada que muestre cómo ProcessMaker podría ayudarlo a resolver todas sus necesidades de procesos financieros" link_text="Solicitar una demostración" link="/landing/book-your-demo/"]
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