Minería de procesos para adquisiciones: qué, por qué y cómo
En las volátiles e inciertas condiciones actuales del mercado, las empresas de todo el mundo enfrentan una presión sin precedentes para aumentar la eficiencia operativa. Al mismo tiempo, las organizaciones de adquisiciones enfrentan desafíos para digitalizar procesos complejos de origen a pago, lo que deja poco margen de error. Ante desafíos tan complejos, los líderes de adquisiciones recurren cada vez más a software de minería de procesos transformar el desempeño de sus organizaciones de adquisiciones. En este artículo, analizamos la oportunidad que ofrece la minería de procesos con definiciones, ejemplos y mejores prácticas que todo CPO y líder de adquisiciones necesita conocer.
¿Qué es el minado de procesos?
Minería de procesos es una técnica para extraer datos de los registros de eventos del sistema de información con el fin de localizar, monitorear y mejorar los procesos comerciales del mundo real. La minería de procesos es una técnica que se puede utilizar para localizar procesos cuellos de botella o ineficiencias, proporcionar información sobre cómo se llevan a cabo los procesos y, en última instancia, mejorar el rendimiento de los procesos de negocio.
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Ejemplo de análisis de procesos de adquisiciones - ProcessMaker Process Intelligence
La minería de procesos puede considerarse una herramienta automática y avanzada para análisis de procesos de negocio. De esta manera, las organizaciones de adquisiciones se benefician de cinco áreas clave de análisis y optimización de procesos:
Descubrimiento de procesos - a partir de la identificación del estado real “tal como está” de sus procesos de adquisición a pago o de fuente a pago.
Mapeo de procesos- definir y comunicar el estado deseado de los procesos en toda su organización y con las partes interesadas clave.
Monitoreo de procesos - realizar un seguimiento del cumplimiento de los procesos acordados y los pasos de aprobación en todos los equipos o la organización.
Reingeniería de procesos - el rediseño sistemático de procesos clave para aumentar la eficiencia.
Transformación digital - Los procesos de adquisición son frecuentes manual y que requiere mucho tiempo, La minería de procesos se puede utilizar para acelerar la digitalización o la transformación digital.
Cómo funciona la minería de procesos
La minería de procesos funciona recopilando datos de registros de eventos, que son esencialmente huellas digitales de las actividades realizadas dentro de un proceso. Estos registros suelen ser generados por sistemas empresariales como ERP o software de adquisiciones. Una vez recopilados, los datos se analizan utilizando herramientas y técnicas especializadas de minería de procesos. El proceso comienza con descubrimiento de procesos, donde el flujo real del proceso se reconstruye a partir de los datos del registro de eventos. Esto proporciona una representación visual del proceso, destacando la secuencia de actividades y sus interdependencias. Siguiente, comprobación de conformidad compara el proceso descubierto con el modelo de proceso previsto para identificar desviaciones y problemas de incumplimiento. Finalmente, mejora de procesos Implica analizar el proceso para identificar áreas de mejora y oportunidades de automatización. Al utilizar estas técnicas, las organizaciones de adquisiciones pueden obtener una comprensión integral de sus procesos de adquisiciones, descubrir ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos para optimizar el rendimiento.
Casos de uso típicos de minería de procesos para adquisiciones
Los procesos de adquisiciones pueden estar entre los más complejos y manuales en las operaciones comerciales. Por lo general, involucran a muchos departamentos e implican muchos pasos de aprobaciones entre varias partes interesadas. Los procesos de adquisiciones pueden implicar grandes cantidades de transacciones en las que incluso expertos probados son propensos a errores humanos. Cada organización de adquisiciones tendrá desafíos específicos y áreas de mejora. En general, los casos de uso típicos de la minería de procesos en las adquisiciones incluyen:
Identifique cuellos de botella con visibilidad del proceso de extremo a extremo. Normalmente, el 80% de los desafíos del proceso de adquisiciones provienen del 20% de los casos. El problema es que es difícil solucionar los problemas sin medirlos primero.
Armonizar procesos entre equipos y unidades de negocio. Una vez que haya mapeado el verdadero estado de sus procesos de adquisiciones entre diferentes equipos, podrá comparar, armonizar y alinear los procesos en función de las mejores prácticas deseadas.
Reducir el tiempo de entrega y la necesidad de procesos centrales. Reducir la necesidad de trabajo manual dentro de las órdenes de compra, por ejemplo, reduciendo las solicitudes o aprobaciones de texto libre necesarias.
Mejorar el nivel de digitalización y automatización. Reduzca la cantidad de tiempo de revisión y aprobación manual, por ejemplo, aumentando las tasas de PO sin contacto o las aprobaciones automatizadas.
Maximizar el capital de trabajo. La minería de procesos se puede utilizar para medir y armonizar las condiciones de pago, garantizando que los pagos se realicen en las fechas de vencimiento óptimas o mediante mejores condiciones de pago negociadas.
Ejemplo de un proceso de adquisición para pagar
Considere una organización de adquisiciones que busca optimizar su proceso de adquisición para pagar. Al aplicar la minería de procesos, la organización puede recopilar datos de los registros de eventos para analizar todo el proceso, desde la solicitud de compra hasta el pago. Este análisis puede revelar cuellos de botella, como retrasos en la aprobación o el procesamiento de pagos, e identificar ineficiencias que deben abordarse. Por ejemplo, el análisis podría mostrar que se dedica una cantidad significativa de tiempo a los pasos de aprobación manual. Al automatizar estos pasos, la organización puede reducir los plazos de entrega y mejorar la eficiencia. Además, la integración con los sistemas proveedores’ puede agilizar la comunicación y mejorar aún más el proceso de adquisiciones. A través de estas mejoras, la organización puede reducir costos, fortalecer las relaciones con los proveedores e impulsar el desempeño general de las adquisiciones.
Preguntas clave que la minería de procesos puede responder en P2P
Una vez que aplique una mentalidad de análisis de procesos a la compra para pagar, podrá comenzar a responder preguntas clave que afectan el desempeño de su organización. Algunas preguntas clave pueden incluir:
¿Cuánto tiempo lleva procesar las solicitudes de adquisiciones?
¿Con qué precisión se procesan las OP entre equipos o unidades de negocio?
¿Cuáles son los pasos del proceso para aumentar el plazo de entrega de las compras?
¿Cuáles son las áreas en las que se necesitan más errores o retrabajos en las compras?
¿En qué medida su organización cumple con el modelo P2P acordado?
¿Qué porcentaje de su gasto se gestiona mediante adquisiciones?
El caso de negocio de la minería de procesos en las adquisiciones
Puede adoptar un proceso de cinco pasos para desarrollar un caso de negocio creíble para la minería de procesos en adquisiciones.
Determinar las mayores áreas de mejora. Analizar datos y realizar investigaciones para encontrar áreas donde es necesario mejorar el proceso de compra y donde se pueden eliminar pasos innecesarios.
Calcule el ahorro de costos. Describa los posibles ahorros que se pueden lograr eliminando procesos manuales, recortando gastos y agilizando las operaciones.
Explore otros beneficios mensurables. Explore otras métricas de rendimiento que pueden verse afectadas, por ejemplo, reducción del tiempo de entrega, eliminación de reelaboraciones, tasa de pago puntual, reducción del número de errores, reducción de gastos inconformistas, etc.
Estimar el costo total de propiedad y el posible retorno de la inversión. Para crear un caso de negocio para la minería de procesos, determine el costo total de implementar el posible retorno de la inversión (ROI) a partir de los cambios de proceso, incluidos ahorros de costos y otros beneficios mensurables.
Presente su argumento de manera realista y a largo plazo. Para obtener la aprobación, brindar a los líderes y a las partes interesadas clave el argumento comercial para la minería de procesos en beneficios concretos y plazos realistas.
Mejores prácticas de minería de procesos para organizaciones de adquisiciones
Con un caso de negocio eficaz, ha tenido un buen comienzo. A continuación se presentan algunas prácticas recomendadas para garantizar que sus iniciativas de minería de procesos tengan un impacto a largo plazo.
Comience con un objetivo y una estrategia claros. Antes de embarcarse en una iniciativa de minería de procesos, defina una estrategia y asegúrese de que los objetivos del proyecto de minería de procesos estén alineados con los objetivos comerciales generales.
Defina métricas de éxito claras. Establecer formas claras y mensurables de evaluar el éxito en métricas que tengan beneficios comerciales concretos.
Identificar el software que mejor se adapta. Hay más de 30 soluciones de software de inteligencia de procesos en el mercado, que incluyen minería de procesos, minería de tareas y software avanzado opciones híbridas. Explore e identifique herramientas que se adapten a sus necesidades a través de una prueba de concepto o una RFP de inteligencia de procesos.
Incluir partes interesadas relevantes. Identificar y formar el equipo ganador para asumir la implementación de una minería de procesos dentro y fuera de la organización de adquisiciones.
Desarrollar un programa de formación sólido. Recuerde que la minería de procesos no es una solución milagrosa: requerirá el aprendizaje y la capacitación de las partes interesadas clave.
Apunte a obtener ganancias a largo plazo. La minería de procesos puede aportar beneficios tanto a corto como a largo plazo, pero rara vez es una solución única. Construir una hoja de ruta de iniciativas que generen mejoras operativas incrementales.
Ejemplo de cómo se puede utilizar la minería de procesos en el proceso de adquisición
La minería de procesos es un facilitador para la mejora de procesos. Para los equipos de adquisiciones, puede ver tres tipos de optimizaciones que pueden resultar de la minería y el análisis de procesos utilizando el marco de la ESA: La minería de procesos de adquisiciones puede mejorar la eficiencia y la eficacia al eliminar pasos de aprobación innecesarios, estandarizar procesos entre equipos y automatizar tareas repetitivas automatización robótica de procesos (RPA).
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Mejora de los procesos de contratación basados en el marco de la ESA por parte de ProcessMaker
Eliminar - la eliminación de pasos de aprobación o control de adquisiciones para agilizar flujos de trabajo clave.Normalizar - alinear los diferentes equipos al modelo P2P acordado, garantizando el control de riesgos y reduciendo las compras inconformistas.Automatizar - utilizando Software de automatización de procesos de negocio (BPA) para eliminar por completo la intervención humana de las tareas repetitivas de adquisiciones. [cta title="Comience con un software líder de automatización de procesos" link_text="Pruébelo gratis" link="/free-trial/"]
Limitaciones de la minería de procesos para la adquisición
No se puede evaluar el costo total del trabajo. Un equipo de adquisiciones típico necesita acceso a más de 25 aplicaciones comerciales diferentes, informes de Excel, portales de terceros y otros sistemas de datos. La minería de procesos no da visibilidad completa al esfuerzo manual requerido en el procesamiento.
Falta de datos (de calidad). Debido a que las técnicas de minería de procesos dependen de archivos de registro de eventos, se limitan a los datos disponibles, por lo que es posible que no pueda descubrir toda la información sobre el proceso de adquisición que ocurre fuera de los sistemas de recursos empresariales (ERP)
Costo total de implementación. La minería de procesos puede ser costosa de configurar, ya que requiere la recopilación y el almacenamiento de datos durante un período de tiempo desde diferentes sistemas de fuentes de datos; además, el mantenimiento de los recursos de minería de procesos aumenta el costo total de propiedad.
Los conocimientos automatizados no son perfectos. La minería de procesos no siempre puede detectar ineficiencias de procesos, por lo que es posible que no pueda identificar todos los problemas potenciales.
Falta de agilidad. La configuración de soluciones de minería de procesos puede llevar mucho tiempo en una organización de adquisiciones o en muchas unidades de negocios.
Considere una alternativa: inteligencia de procesos híbridos
Si ya ha utilizado la minería de procesos o todavía está sopesando sus opciones, híbrido procesar inteligencia el software podría ser algo a tener en cuenta. Con este nuevo método, usted tiene el nivel de detalle del software de minería de tareas y la amplitud de cobertura del software de minería de procesos. Además, se puede implementar 10 veces más rápido que la conocida solución de minería de procesos. [cta title="Aprenda cómo funciona la inteligencia de procesos" link_text="Obtenga un documento técnico" link="/resources/customer-success/whitepapers/the-power-of-discovery-using-process-intelligence-to-drive-better-workflow"]
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