Diferencias entre minería de procesos, minería de tareas y descubrimiento de procesos
A medida que las empresas se embarcan en iniciativas de transformación digital, a menudo se enfrentan al desafío de tomar decisiones abrumadoras. Con una gran variedad de tecnologías “diferentes”, innumerables proveedores y numerosas empresas de consultoría, cada una de las cuales presenta sus perspectivas únicas, puede resultar difícil navegar por el panorama. Este problema se agrava por la terminología confusa que impregna la industria. Hoy, nuestro objetivo es aclarar las distinciones entre tres términos comúnmente malinterpretados:minería de procesos, descubrimiento de procesos, ytarea minera. Nuestro objetivo es simplificar su comprensión de estos conceptos y proporcionar una comparación clara, incluidas las diferencias entre la minería de procesos y la minería de tareas. Estas tres tecnologías han surgido como herramientas esenciales para descubrir procesos de negocio y sirven como el primer paso crítico en la mayoría de las iniciativas de automatización actuales. Al mapear estos procesos, generan información valiosa que ayuda significativamente en la toma de decisiones. Equipadas con este conocimiento, las empresas pueden tomar acciones informadas, como implementarAutomatización robótica de procesos (RPA).Entonces, ¿qué son exactamente estas tecnologías, qué tienen en común y en qué se diferencian? Profundicemos en desmitificar estos conceptos.
¿Qué es el minado de procesos?
Minería de procesos es una poderosa herramienta de mapeo de procesos que se utiliza para la optimización de procesos de extremo a extremo. Utiliza datos de que están disponibles en los sistemas empresariales, y las herramientas de minería de procesos pueden identificar ineficiencias y cuellos de botella. Este enfoque proporciona una base para la mejora de procesos mediante el análisis y la optimización de los procesos existentes. Con base en esos datos, construye el proceso tal como está y luego lo compara con el proceso “deseado” que también se llama Al realizar la verificación de conformidad, las empresas pueden detectar desviaciones del proceso y encontrar oportunidades de mejora. [cta title="Aprenda los entresijos de la minería de procesos" link_text="Guía de descarga" link="/resources/customer-success/whitepapers/process-mining-101/"]
El descubrimiento de procesos implica una combinación de técnicas, como el aprendizaje automático y la visión por computadora, para mapear eficazmente los procesos organizacionales. Los conocimientos adquiridos sirven como base para las iniciativas de automatización. Básicamente, el descubrimiento de procesos monitorea y captura las interacciones de los usuarios en varios sistemas de información y aplicaciones, documentando las huellas digitales de los empleados’. Al emplear diversos métodos computacionales y estadísticos, el descubrimiento de procesos extrae información valiosa y procesable de los datos recopilados. En comparación, las soluciones de minería de procesos son herramientas analíticas utilizadas en la gestión de procesos de negocio que aprovechan los datos del sistema para proporcionar una visión integral de los procesos. Estas soluciones no solo ofrecen información sobre la eficiencia y los cuellos de botella de los procesos, sino que también pueden integrarse con la minería de tareas para mejorar la visibilidad de los aspectos cuantitativos y cualitativos de los procesos comerciales.
¿qué es la minería de tareas?
Minería de tareas es una herramienta de mapeo de procesos diseñada específicamente para optimizar tareas en escritorios. De manera similar al descubrimiento de procesos, rastrea las huellas digitales de los usuarios. Al utilizar el reconocimiento de caracteres, el procesamiento del lenguaje natural y varias herramientas analíticas, examina los datos de interacción del usuario —como los clics del mouse y las pulsaciones de teclas— para identificar patrones que puedan revelar oportunidades de mejora. Las soluciones de minería de tareas complementan la minería de procesos al proporcionar una vista detallada de los microelementos dentro de los procesos comerciales, centrándose en las interacciones de la interfaz de usuario y las actividades del flujo de trabajo. [cta title="Aprenda qué y cómo es la minería de tareas junto con sus beneficios, casos de uso e historias de éxito" link_text="Guía de descarga" link="/resources/customer-success/whitepapers/task-mining-101"] Si bien esto puede parecer confuso al principio, una comparación paso a paso ciertamente aclarará las cosas. Exploremos los siguientes cinco criterios.
¿Descubrimiento de procesos versus minería de tareas?
Sentirse abrumado por las innumerables definiciones del mismo concepto es bastante común. Diferentes empresas suelen tener sus propias interpretaciones de términos específicos, lo que aumenta la complejidad y desdibuja las distinciones entre ellos. Aclaremos las diferencias entre el descubrimiento de procesos y la minería de tareas, ya que estos términos frecuentemente se usan indistintamente. Aunque ambas herramientas aprovechan tecnologías similares y apuntan a resultados comparables, sirven para propósitos diferentes. El análisis de los principales proveedores de servicios revela una tendencia clara: las empresas de minería de procesos suelen ofrecer minería de tareas como un servicio complementario, mientras que los proveedores de RPA se centran en el descubrimiento de procesos. Ambas tecnologías rastrean los escritorios de los usuarios para capturar interacciones con diversas aplicaciones y sistemas de TI. Si bien la minería de tareas se centra en identificar ineficiencias de procesos, el descubrimiento de procesos aprovecha estos datos para descubrir oportunidades de automatización de manera más efectiva, particularmente en la optimización de los procesos comerciales principales. Aunque sus funciones están estrechamente relacionadas, pueden producir resultados ligeramente diferentes. Podríamos concluir nuestra discusión sobre el descubrimiento de procesos aquí, pero la terminología que lo rodea es demasiado compleja como para pasarla por alto. De hecho, “descubrimiento de procesos” también se refiere a la fase inicial dentro del marco más amplio de minería de procesos, que incluye descubrimiento de procesos, verificación de conformidad y mejora. En pocas palabras, el descubrimiento de procesos podría usarse como
Tecnología complementaria para RPA.
Uno de los pasos dentro de la minería de procesos.
¿Minería de procesos versus minería de tareas?
Minería de tareas versus minería de procesos A menudo van de la mano y se utilizan juntos para el descubrimiento de trabajos de conocimiento. Si bien ambos son bastante potentes, brindan mejores resultados y una mayor cobertura laboral cuando se utilizan simultáneamente. Para comprender completamente lo que hace cada uno de ellos, analicemos las diferencias entre la minería de procesos y la minería de tareas. Como se mencionó, la minería de procesos ofrece información sobre los procesos de extremo a extremo. Un proceso consiste en una secuencia lógica de eventos individuales con un principio y un final definidos. Estos procesos se pueden dividir en subtareas, creando un conjunto cohesivo de actividades relacionadas. Por ejemplo, el proceso de compra a pago abarca varios equipos. Por el contrario, las tareas son los componentes de trabajo más pequeños que ocurren dentro y entre diferentes procesos y subprocesos. Algunos ejemplos de tareas manuales incluyen copiar y pegar datos, así como cargar y descargar archivos.
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Procesos vs tareas
Casos de uso típicos de minería de procesos:
La minería de procesos se puede utilizar en muchos campos diferentes para diversos fines, pero estos son algunos de los casos de uso más populares.
Diferencias entre minería de procesos, minería de tareas y descubrimiento de procesos.
Analicemos brevemente en qué se diferencian la minería de procesos, el descubrimiento de procesos y la minería de tareas. Las soluciones de minería de procesos son herramientas analíticas utilizadas en la gestión de procesos de negocio que aprovechan los datos del sistema para proporcionar una visión integral de los procesos. Ofrecen información sobre la eficiencia y los cuellos de botella de los procesos y se pueden integrar con la minería de tareas para mejorar la visibilidad de los aspectos cuantitativos y cualitativos de los procesos comerciales. Las herramientas de minería de procesos analizan y optimizan los procesos de extremo a extremo, en particular para la gestión de la cadena de suministro, mediante la recopilación de registros de eventos de varios sistemas fuente de TI para identificar ineficiencias y cuellos de botella, lo que proporciona información cuantitativa para la mejora de los procesos. La minería de tareas, por otro lado, se centra en el nivel granular de tareas individuales dentro de un proceso.
Orígenes de los datos
La minería de procesos aprovecha los datos del sistema extraídos deregistros de eventos en varios sistemas de información empresarial como Salesforce, Oracle y HubSpot. Estos registros proporcionan información crucial sobre las actividades ejecutadas, incluidos sus ID y marcas de tiempo. Por el contrario, el descubrimiento de procesos y la minería de tareas recopilan datos monitoreando y registrando las interacciones de los usuarios con las computadoras. Este enfoque captura todos los procesos con la ayuda de agentes de software, lo que garantiza una descripción general completa del comportamiento del usuario.
Cómo se recopilan los datos
Los datos provienen de varias fuentes, lo que requiere diferentes métodos de recopilación. Para la minería de procesos, el soporte de TI y el desarrollo back-end sólido son esenciales para facilitar las integraciones con los sistemas de información monitoreados, incluidos los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). En el caso del descubrimiento de procesos y la minería de tareas, es necesario instalar agentes de software en las computadoras de los usuarios. Estos agentes operan continuamente en segundo plano, capturando todo lo que ocurre dentro del software y las aplicaciones empresariales.
Integridad de los datos recopilados
Es importante tener en cuenta que algunos programas y aplicaciones no generan registros de eventos, lo que limita significativamente el potencial de la minería de procesos. Por ejemplo, si el objetivo es mapear el proceso de facturación electrónica actual e identificar áreas de mejora, la minería de procesos analiza los distintos pasos dentro de la plataforma de facturación electrónica seleccionada. Sin embargo, si el experto en facturación tiene que usar esa plataforma y algunas otras aplicaciones, digamos Excel, para ejecutar ese proceso, entonces los pasos en Excel se pasan por alto, dejando así más espacio para malos resultados. Por lo tanto, sólo puede capturar datos discretos en los pasos particulares del proceso y deja los espacios en blanco entre los registros que están fuera del alcance de su descubrimiento. Por otro lado, el descubrimiento de procesos y la minería de tareas pueden recopilar datos de sistemas de información que producen registros, así como de otras aplicaciones y software de productividad que los empleados utilizan con frecuencia, como el correo electrónico y la suite Microsoft. Esta capacidad los convierte en excelentes herramientas complementarias para la minería de procesos y la automatización robótica de procesos (RPA), ya que pueden proporcionar información valiosa sobre actividades en la sombra que de otro modo podrían pasar desapercibidas.
Análisis de los datos
La minería de procesos comienza con la recopilación, limpieza y estructuración de datos para reconstruir el estado actual de un proceso y compararlo con la versión ideal de ese proceso. Al concentrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI), esta verificación de conformidad emplea varios análisis de datos, técnicas de minería y métodos de ciencia de datos para identificar posibles cuellos de botella y recomendar mejoras basadas en las desviaciones observadas. El descubrimiento de procesos captura todo lo que sucede en los escritorios de los usuarios, lo que permite una representación precisa de los procesos a medida que se ejecutan —completa con todas sus desviaciones y fallas aleatorias. Visualiza el proceso tal como ocurre en la vida real, creando un metamodelo a través de visión por computadora, algoritmos de aprendizaje automático y herramientas de inteligencia artificial. Este enfoque facilita la identificación de las causas fundamentales y diversos obstáculos, lo que facilita la mejora de la eficiencia general.
Limitaciones generales
La minería de procesos se limita a los pasos de procesos específicos dentro de los sistemas de TI designados, descuidando el elemento humano y pasando por alto las huellas digitales de los usuarios en otras aplicaciones, como herramientas y documentos de productividad personal. Si bien el descubrimiento de procesos y la minería de tareas introducen una perspectiva humana de la que puede carecer la minería de procesos, son más efectivos para tareas más cortas y simples. Debido a los métodos de análisis computacionalmente intensivos empleados, los procesos más largos pueden producir resultados inexactos y no capturar la importancia de una tarea dentro de un contexto más amplio.
Puntos comunes
La minería de procesos, la minería de tareas y el descubrimiento de procesos son herramientas valiosas que las empresas han utilizado durante varios años y que han producido resultados impresionantes. Estos métodos ayudan incluso a las empresas más grandes a descubrir su potencial de automatización.
¿Cuál es el adecuado para usted?
La idoneidad de la minería de procesos, la minería de tareas o una combinación de ambas depende de la empresa específica, el caso de uso y varios otros factores. La minería de procesos se destaca por armonizar distintos procesos y alinearlos con objetivos generales, particularmente dentro de grandes sistemas de TI. Revela eficazmente las realidades de sistemas complejos como ERP, CRM y Supply Chain Management, optimizando los procesos contenidos en ellos. Al aprovechar los registros de eventos de los sistemas de gestión de relaciones con los clientes y otras fuentes empresariales, la minería de procesos puede proporcionar una visualización y comprensión claras de los procesos comerciales. Por otro lado, la minería de tareas sirve como una alternativa valiosa cuando los procesos abarcan múltiples aplicaciones, destacando la importancia de las actividades menores entre los pasos principales. Capta eficazmente las interacciones hombre-máquina dentro de las tareas. Además, el descubrimiento de procesos se emplea principalmente para reemplazar las técnicas tradicionales de descubrimiento manual, lo que permite una identificación más rápida de oportunidades de automatización en comparación con métodos obsoletos. Como hemos comentado, cada opción tiene sus defectos que pueden no adaptarse a todas las empresas. Algunas organizaciones utilizan estos enfoques en conjunto para realizar un análisis más exhaustivo de los procesos. Sin embargo, es posible que aún no logren abordar toda la gama de actividades relacionadas con el trabajo debido a las complejidades que surgen al combinarlas.
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