Automatización de procesos vs. Orquestación de procesos
La hiperautomatización ha intensificado la carrera de la automatización, con El 66% de las empresas automatizan al menos un proceso crítico. Pero para lograr verdaderamente una automatización de extremo a extremo, hay un ingrediente secreto que los mejores artistas saben que no pueden ignorar. Es vital para manejar procesos sofisticados, complejos y en capas que Gartner lo clasifique entre sus principales impulsores de la innovación. La orquestación de procesos es imprescindible para alcanzar sus objetivos de automatización más agresivos.
¿Qué es la automatización de procesos?
Hay muchos Formas de ejecutar un proceso. Su estrategia puede ser práctica y usted y su equipo pueden realizar algunas tareas manuales. Podrías integrar tecnología, como un escuadrón de Automatización robótica de procesos (RPA) bots, para ayudar con la entrada de datos.
La automatización inteligente es simplemente uno de las formas de realizar el trabajo. Puedes automatizar una serie de tareas en un gerente de procesos de negocio (BPM) o utilice una aplicación de propósito único para realizar tareas simples como:
Programación de contenido de Instagram o Twitter para publicación automática
Enrutar correos electrónicos que contienen un conjunto de palabras clave en su propia carpeta
Enviar una notificación a un gerente una vez que un proyecto está marcado como completado
Su lavadora le envía un mensaje de texto para decirle que el lavado ha terminado
La automatización de procesos no especifica un tipo específico de automatización —el cielo es el límite. Pero se centra específicamente en las tareas realizadas mediante automatización, no en aquellas que los humanos cumplen manualmente.
¿Cuáles son los diferentes tipos de automatización?
Hay un nivel de opciones al estilo Mary Poppins a la hora de acceder a su bolsa de automatización. Estas son algunas de las tecnologías de automatización más populares.
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Otras tareas, como la generación de informes o la población de formularios, introducen datos, como nombres de clientes o números de teléfono.
Visión por ordenador
Las máquinas pueden “ver” texto e imágenes y tomar decisiones en función de su contenido.
Un ejemplo de visión artificial son los cheques Know-Your-Customer impulsados por inteligencia artificial de un banco. Toma una foto de una licencia de conducir y toma una selfie en tiempo real, luego la visión por computadora toma el volante. Esta tecnología puede determinar si una identificación coincide con la persona en la pantalla— y si esa persona es real.
IA conversacional
Active automatizaciones a través de una conversación estilo ChatGPT. Los chatbots supercargados pueden guiar a los usuarios a través de procesos complejos como solicitar ingreso a la universidad o abrir una cuenta bancaria.
El cuadro de diálogo activa tareas automatizadas bajo el capó, satisfaciendo las solicitudes en tiempo real del cliente.
Automatización robótica de procesos (RPA)
Los algoritmos de aprendizaje automático intervienen para realizar el trabajo administrativo. Bots de RPA puede realizar tareas sencillas, como incluir el nombre de un cliente en un saludo por correo electrónico. Sus habilidades abarcan desde trabajos pesados y complejos hasta la búsqueda de datos para encontrar posibles problemas de cumplimiento.
¿Qué es la orquestación de procesos?
Con el tiempo, las cosas se vuelven un poco más complejas. Tu rompecabezas de proceso se rompe en más piezas. Considere un portal bancario de autoservicio o una empresa aeroespacial que reordene componentes clave.
Estos procesos tienen más de una automatización y tienen varios objetivos. Cada uno de ellos contiene una lista en cascada de tareas que abarcan varios departamentos.
Consideremos estos tres escenarios donde el éxito depende de varios procesos interconectados:
Un banco recopila información de un nuevo solicitante de préstamo. La herramienta reduce la fase a la mitad, pero el banco todavía utiliza viejos controles KYC manuales en el back-end. El cliente espera tres días para recibir la aprobación—, pero para entonces ya ha pasado a un competidor más receptivo.
Mason compra una nueva funda para teléfono en un minorista en línea. Sin embargo, el sitio web debe sincronizarse con el inventario en tiempo real. El sistema de inventario tampoco está vinculado con un CRM que pueda informar a Mason que el producto está agotado. Sólo se da cuenta del problema cuando llega a recoger su pedido—y ahora está frustrado.
Paula, vendedora de la industria aeroespacial, recibe una solicitud de un nuevo cliente. Entusiasmada, envía el pedido de muestra de conectores RF de inmediato. Con pocas medidas de seguridad automatizadas, la orden sale del almacén sin conocimiento contable. La factura se retrasa, lo que impide que Paula pueda seguir haciendo negocios con el cliente potencial.
¿El problema? Acciones desconectadas que no dan en el blanco en el Santo Grial de la transformación digital: automatización de extremo a extremo.
Enter: orquestación de procesos, una estrategia que los expertos predicen que explotar en $18,5 mil millones en 2030. La orquestación de procesos logra una automatización de extremo a extremo al incorporar todas sus aplicaciones, herramientas de inteligencia artificial y bots personal, y software heredado para tocar juntos como una orquesta.
¿cómo aumenta la orquestación de procesos la hiperproductividad?
La orquestación de procesos puede cambiar las reglas del juego para su organización en más de un sentido. Una de las formas más importantes de transformar su flujo de trabajo es impulsando la hiperproductividad. En lugar de simplemente ser productivo, su equipo puede volverse hiperproductivo y completar el trabajo más rápido y eficientemente que nunca.
Beneficios de la orquestación de procesos:
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Transparencia: Una vista en tiempo real de todos los procesos que se mueven a través de su organización
Ahorro de costes: Identifique tareas redundantes o áreas destacadas para una automatización adicional
Una única fuente de verdad: En lugar de que un CRM, un sistema de facturación y un proveedor de correo electrónico de marketing accedan a su copia separada de los correos electrónicos de los clientes, puede canalizar todos los procesos a través de una ubicación centralizada.
Cumplimiento normativo: Cuando los esfuerzos de seguimiento de procesos existen en un solo lugar, es mucho más fácil gestionar las auditorías.
Nuevas tecnologías a escala rápida: Coloque la última tecnología en un administrador de procesos en lugar de instalarla y ejecutarla en varias instancias.
Elimina el riesgo de “aplicaciones en la sombra”: Los departamentos que implementan aplicaciones de propósito único pueden dañar los esfuerzos de seguridad de la información y hacer que las cosas sean inmanejables para TI. Puede supervisar mejor las operaciones enrutando su pila tecnológica a través de un administrador de procesos regido por la orquestación de procesos.
Sin orquestación de proceso, es como si estuvieras escuchando dos notas de una sinfonía de una hora de duración y te pidieran adivinar cómo fue el resto del espectáculo. La orquestación de procesos te coloca en el podio del director durante toda la actuación. Puede realizar ajustes cuando sea necesario y tener una vista completa y de extremo a extremo de todo el espectáculo.
¿Cómo funcionan juntos la orquestación y la automatización de procesos?
En los primeros días de la automatización, las organizaciones buscaban herramientas y tecnologías para automatizar tantos casos de uso como fuera posible.
Pero no había ningún capitán del barco.
Las ventas automatizaron tareas esenciales utilizando una plataforma, mientras que el marketing o las compras optaron por su conjunto de herramientas. El software rara vez funcionaba en conjunto. Las aplicaciones funcionaban independientemente unas de otras, sin tener idea de lo que hacían las demás. Los procesos eran difíciles de monitorear, rastrear y gestionar.
Se puede ver la sinergia a través de la lente de un problema dolorosamente moderno que afecta a casi todos los hogares: elegir una película para ver juntos.
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Los proveedores de entretenimiento se separaron de los megastreamers como Hulu para ofrecer su contenido a través de aplicaciones propietarias. Para el estadounidense promedio, eso significa 100.000 horas de películas y programas de televisión—11 años de contenido para elegir un viernes por la noche.
En lugar de elogiar la selección, los sentimientos van en la dirección opuesta: los espectadores no quieren saltar entre 3 y 4 aplicaciones para encontrar algo que ver. Extrañan los días del cable de antaño, cuando una guía integral consolidaba todo en una sola lista.
Puede pensar en la orquestación de procesos como el equivalente empresarial de demasiadas aplicaciones de transmisión —demasiadas soluciones puntuales o aplicaciones de propósito único/limitado que se ejecutan aisladas unas de otras, sin un guía gestionándolo todo.
Orquestación de procesos te pone al mando. Es un cabecilla digital que proporciona visibilidad instantánea de los procesos automatizados o manuales y le permite realizar cambios. Identifique pasos redundantes, identifique obstáculos y modifique secuencias de tareas o acciones. No se pueden hacer cosas sin orquestación, uniendo todos los procesos bajo un mismo paraguas.
Orquestación de procesos versus automatización de procesos: ¿Cuál es mejor para mí?
Las microempresas que solo requieren un puñado de automatizaciones de un solo uso —como un programador de citas o publicaciones sociales— probablemente no necesitarán orquestación de procesos.
Pero una vez que se empiezan a emplear tecnologías más complejas con puntos de decisión sofisticados—es hora de adoptar una nueva estrategia.
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La orquestación de procesos es ideal para empresas que:
Ejecutar procesos que se extiendan a varios departamentos (¡y a todas las regiones!)
Recopilar información de múltiples sistemas
Confíe en varias tecnologías para cumplir las promesas de los clientes
Utilice procesos con lógica condicional expansiva
Requiere varios niveles de aprobación gerencial
Están en una industria altamente regulada donde un cambio en la política gubernamental puede trastocar varios procesos vitales
Industrias como la atención médica, las finanzas y la educación superior —cualquier espacio que ejecute procesos complejos y en capas— deberían seleccionar un BPM que valore la orquestación de procesos.
Vea cómo este proveedor de seguros utilizó la orquestación de procesos para convertir 100.000+ envíos de formularios básicos en un flujo de trabajo totalmente automatizado
El Grupo Redwoods tomó el control de sus procesos de notificación de incidentes utilizando una mentalidad de orquestación de procesos.
Anteriormente, los consejeros enviaban informes a través de un formulario similar a Google, que es excelente para recopilar información—, pero no tanto para actuar en consecuencia. Había que enviar los archivos adjuntos por correo electrónico por separado, lo que daba al grupo poca información sobre qué informes aún estaban pendientes de resolución.
Con ProcessMaker, El grupo Redwoods pudo convierta su formulario básico en línea en un flujo de trabajo automatizado completo. Cada tarea se convirtió en un engranaje de la máquina más grande. Podían rastrear informes, ver qué oficina aún necesitaba revisarlos y recopilar todos los materiales —texto, imágenes y videos— en un único registro disponible con un solo clic.
Tendencias futuras en la orquestación de procesos
Todo lo que impulsa el negocio actual apunta a una creciente sofisticación del proceso, desde la cantidad de datos hasta el número de interacciones con los clientes.
El Internet de las cosas etiqueta un ejército de sensores en bienes físicos como espejos de fitness y máquinas de café. Las empresas tendrán que lidiar con más datos que nunca, lo que subraya la necesidad de procesos bien organizados.
Las organizaciones pueden adoptar las tendencias que impulsan el crecimiento futuro con procesos bien engrasados y altamente orquestados. Es imprescindible para cualquier empresa involucrada en la automatización inteligente—¿está lista su estrategia de orquestación de procesos?
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