El software de gestión de procesos de negocio (BPMS) ha sido una bendición para muchas empresas. La solución de software adecuada puede mejorar significativamente la eficiencia, reducir los cuellos de botella y permitir que los recursos humanos se extiendan más. Sin embargo, si está ejecutando un BPMS heredado antiguo, puede estar perdiendo características críticas necesarias en la era digital. Su BPMS heredado puede estar pagado en algunos casos, y su empresa puede no querer gastar más dinero en un nuevo sistema. Sin embargo, la solución de BPM adecuada impulsada por IA puede ofrecer aumentos de eficiencia y productividad que superan con creces cualquier costo de actualización. Desafortunadamente, los sistemas heredados están plagados de vulnerabilidades de seguridad, software obsoleto y cada vez es más difícil de mantener o obtener soporte adecuado. Después de un tiempo, los sistemas heredados ya no proporcionan el ROI prometido. Incluso las soluciones de software que alguna vez fueron geniales se vuelven obsoletas con el tiempo. Si está interesado en reemplazar un BPM heredado, puede requerir algo de esfuerzo de su parte, pero los resultados finales pueden ofrecer beneficios estratégicos. Veamos por qué debería modernizar su BPMS.
Beneficios de actualizar su BPMS heredado
Qué es iBPMS? ¿Qué lo hace mejor que los BPMS heredados? iBPMS utiliza la nube y la IA para ayudar a las organizaciones a agilizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo a través de la automatización. El resultado es una mayor eficiencia y un control integral sobre los procesos de negocio complejos. Otros beneficios incluyen:
- Integración sencilla con otras herramientas
- Análisis avanzado
- Fácil de usar
- Agile
- Soporte completo para la gestión de monitorización y optimización de procesos complejos
- Optimización y automatización de procesos sobre la marcha
- Escalable
- Rendimiento de nivel empresarial
Desventajas del software BPM heredado
Invariablemente, el software BPM heredado a menudo viene con muchos inconvenientes. La plataforma ciertamente carecerá de muchas características contemporáneas como la inteligencia artificial (IA) impulsada por la nube. De hecho, sus competidores pueden estar utilizando software más moderno y rico en funciones para obtener ventajas competitivas, mientras que usted y su personal todavía dedican demasiado tiempo a apagar incendios y a gestionar problemas heredados persistentes. Por no mencionar que puede ser un desafío integrar sistemas heredados con software y aplicaciones nuevos. Pronto, se queda con una pila tecnológica compleja que requiere conocimientos y experiencia especializados para gestionar y mantener.Otras desventajas de los BPMS heredados incluyen:
- Altas tarifas de mantenimiento/actualización y Costo Total de Propiedad (TCO)
- Dificultad para encontrar talento y proveedores de servicios cualificados
- Restricciones de escalabilidad y rendimiento
- Dificultad o incapacidad para implementar nuevas funciones y herramientas
- Fallo en la integración con otros componentes de su pila tecnológica
Lo anterior cubre solo algunos de los muchos desafíos y problemas causados por los BPMS heredados. Sin embargo, pueden surgir muchas más preguntas.
Consideraciones adicionales
Por ejemplo, considere atraer talento. Si está ejecutando una solución de software obsoleta, puede tener dificultades para atraer personal de TI que preferiría no lidiar con todas las molestias de un sistema antiguo. Incluso el personal no técnico, como su personal de recursos humanos, puede no querer trabajar en su empresa si se enteran de que está abrumada por ineficiencias. ¿Por qué luchar con un sistema antiguo y engorroso cuando un competidor al otro lado de la ciudad trabaja con el BPMS más moderno y avanzado? Con el tiempo, la mayoría de los sistemas obsoletos se vuelven completamente inútiles. Su BPMS heredado puede estar frenándolo ahora y causando otros problemas, pero aún podría ser funcional. Eso puede no ser cierto en cinco o diez años. Es por eso que es inteligente actualizar ahora, incluso si crea algunos dolores. Asegure los beneficios de un BPMS más rápido, ligero y rico en funciones, y asegúrese de estar preparado para el futuro. Además, existen medidas que puede tomar para reducir los dolores y desafíos que conlleva la actualización.
Actualice a un software de gestión de procesos de negocio moderno basado en la nube
Actualizar su BPMS requerirá algo de esfuerzo de su parte. Sin embargo, muchas de las mejores soluciones de BPM ahora están basadas en la nube, ofrecen interfaces de usuario intuitivas y se pueden implementar a su propio ritmo. A menudo, las soluciones de software heredadas se instalan localmente en los servidores o computadoras de su empresa, lo que genera dificultades de actualización y actualización. Una vez que cambie a soluciones basadas en la nube, muchos de estos obstáculos se eliminan. Reduzca los problemas de crecimiento implementando las siguientes mejores prácticas:
Implemente su solución iBPMS en fases
No necesita cambiar todos los departamentos a la nueva iBPMS a la vez. Primero, puede hacer que su equipo de TI evalúe y aprenda el software. Segundo, elija un departamento (o algunos) que se beneficiarán significativamente de la nueva iBPMS, como marketing, recursos humanos, logística, contabilidad y más. Una vez que un departamento domine el último software, puede implementarlo en el siguiente departamento y continuar a partir de ahí.
Comuníquese claramente y capacite extensamente
Las directrices claras suelen ser la clave para altas tasas de adopción. Ahora es el momento de explicar por qué está evaluando un nuevo software iBPM, cómo beneficiará los procesos de trabajo de sus empleados. Una vez que elija una solución, no la mantenga en secreto por mucho tiempo. Comenzar el proceso de comunicación temprano también le da tiempo para mitigar la desinformación y abordar cualquier resistencia. No olvide la capacitación. Proporcione capacitación obligatoria en persona y recursos opcionales (como manuales de usuario). Identifique campeones tecnológicos potenciales en su personal que puedan aprender los entresijos del software y ayudar a sus compañeros empleados cuando sea necesario. La buena noticia es que iBPMS es fácil de usar y no requiere codificación ni conocimientos técnicos para usarlo.
Preparar y recopilar
Al implementar su iBPMS basado en la nube, tenga en cuenta las integraciones. Su nueva solución puede integrarse con muchos otros programas y herramientas de software. Sin embargo, esto probablemente requerirá algo de reflexión y esfuerzo de su parte. Y al pasar de su BPMS heredado, asegúrese de recopilar y respaldar datos y medios valiosos. Ahora que ha encontrado una solución probada, su empresa estará mejor preparada para cumplir normativas de cumplimiento de datos y protocolos de ciberseguridad en torno a la gestión de la información.
Conclusión: Reemplazar su software BPM heredado es la decisión inteligente
El cambio puede ser doloroso. Sin embargo, los mercados evolucionan y sus competidores implementarán las últimas tecnologías y soluciones. Al utilizar iBPMS basado en la nube, puede reducir los cuellos de botella, aumentar la eficiencia y mejorar la productividad, asegurando que su empresa conserve su ventaja en el mercado. Processmaker ofrece una solución escalable y fácil de usar que permite a su empresa automatizar tareas que consumen mucho tiempo con análisis para permitir la toma de decisiones basada en datos. ¿Listo para empezar?
