Seleccione procesos de negocio para la automatización: una lista de verificación completa
Está muy claro que automatización es la clave para mantenerse al día con las condiciones económicas cambiantes y la feroz competencia. Hoy en día, la automatización de procesos va mucho más allá de las tareas simples y repetitivas— y se ha convertido en una solución sofisticada capaz de abordar incluso los flujos de trabajo y desafíos más complejos. Es posible que ya tengas un automatización de procesos de negocio (BPA) proveedor establecido o esté explorando diferentes opciones para ayudarlo a automatizar los procesos comerciales. Alternativamente, es posible que esté buscando maximizar el valor de su software de automatización aplicándolo dentro de su departamento. Independientemente de cuál sea su posición en su proceso de automatización, queda una pregunta crítica: ¿qué procesos debería automatizar? Y entre ellos, ¿por dónde empezar? ¿Qué procesos tienen más sentido automatizar y cuáles son las preguntas que te guían en este análisis? [cta title="Obtenga una guía para compradores de BPA’ para encontrar el mejor software de automatización para su organización." link_text="Pruébelo gratis" link="/landing/gen-ai-bpa-buyers-checklist/"]
Temas que le guiarán en la elección de los procesos adecuados para automatizar
Identificar los flujos de trabajo adecuados para la automatización de procesos es esencial para lograr resultados significativos con BPA. Sin una selección cuidadosa, las empresas más grandes corren el riesgo de invertir millones sin ver un retorno de la inversión positivo en sus iniciativas de automatización.
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Al priorizar los procesos de automatización, considere las siguientes áreas clave:
Características del proceso: Evaluar la naturaleza fundamental del proceso para determinar su idoneidad para la automatización.
Valor empresarial: Evaluar el impacto potencial y los beneficios que la automatización podría aportar a la organización.
Viabilidad técnica: Analizar los requisitos técnicos y garantizar que el proceso pueda automatizarse eficazmente con el software disponible.
Factores y riesgos de implementación: Tenga en cuenta consideraciones prácticas para la implementación, como recursos, cronogramas y capacitación.
Al centrarse en estas áreas, puede garantizar que sus esfuerzos de automatización brinden el máximo valor y un éxito mensurable.
Características del proceso
El primer y más importante criterio a considerar a la hora de seleccionar procesos para la automatización son sus características. Aunque hay software de automatización disponible, eso no significa que todo deba automatizarse. Algunos procesos se adaptan mejor a la automatización que otros. El software BPA avanza rápidamente cada año y estas herramientas abordan muchos desafíos que antes se consideraban obstáculos. Tecnologías como la generativa IA están impulsando este notable progreso. Aun así, es aconsejable comenzar con procesos más simples y de alto impacto para lograr el mejor retorno de la inversión antes de abordar flujos de trabajo más complejos.Pero ¿qué características específicas hacen que un proceso sea más adecuado para la automatización?
Alto volumen
Los procesos que ocurren con frecuencia o manejan grandes volúmenes de datos o transacciones son los principales candidatos para la automatización. Los ejemplos incluyen procesamiento de facturas, ingreso de datos, incorporación de empleados y creación de órdenes de compra. Incluso un ligero ahorro de tiempo por instancia puede generar beneficios significativos cuando se escala en numerosas repeticiones.
Acciones manuales y repetitivas
Quizás el factor más crítico es si la tarea actualmente se completa manualmente y repetitivamente. Si es así, es probable que sea un fuerte contendiente para la automatización. Tareas como copiar y pegar datos Entre sistemas o generando informes de rutina entran en esta categoría y se pueden encontrar prácticamente en todos los departamentos. Busque procesos que no requieran creatividad o resolución de problemas complejos donde los humanos actúen esencialmente como "computadoras humanas"
Estandarización
Los procesos altamente estandarizados con variaciones o excepciones mínimas son los mejores candidatos para la automatización. Lo ideal sería que los procesos tuvieran una tasa de excepción inferior al 15-20%. Una mayor variabilidad puede aumentar la complejidad o el costo de la automatización. Dicho esto, incluso los procesos con excepciones pueden automatizarse si las excepciones son predecibles y manejables. Herramientas modernas de automatización de procesos como Creador de procesos ofrecen impresionantes capacidades de manejo de excepciones, lo que permite la automatización de flujos de trabajo menos estandarizados.
Pasos basados en reglas
Los procesos regidos por reglas claras y una lógica consistente son mucho más fáciles de automatizar que aquellos que requieren un juicio sofisticado o una toma de decisiones matizada. Los ejemplos incluyen evaluaciones iniciales de reclamaciones de seguros o verificaciones preliminares de solicitudes de préstamos.
Entrada digital
Los procesos que dependen de datos no estructurados o formatos de entrada no convencionales son más difíciles de automatizar y pueden requerir un esfuerzo adicional. Sin embargo, los avances en herramientas como texto a proceso y texto-a-imagen Las tecnologías han hecho que incluso estos procesos sean más accesibles para la automatización. Por ejemplo, tomar una fotografía de un flujo de trabajo dibujado a mano o de un proceso escrito a mano por un director ejecutivo ahora se puede transformar en flujos de trabajo automatizados con herramientas como ProcessMaker. Al considerar estas características del proceso, puede identificar qué procesos son los más adecuados para la automatización y priorizar aquellos que generarán el mayor impacto. [cta title="Cree mapas de procesos en minutos incluso a partir de los formatos de entrada más inconvenientes, como notas adhesivas escritas a mano o descripciones de procesos incompletas." link_text="Pruébelo gratis" link="/solutions/initiatives/process-documentation/"]
Impacto empresarial
Impacto medible
Para que una iniciativa de automatización realmente marque una diferencia, el proceso debe tener puntos de inicio y final definidos, junto con resultados mensurables. Debería ofrecer beneficios cuantificables, como ahorro de tiempo, reducción de errores y rentabilidad, respaldados por KPI claros. Comparar el rendimiento antes y después de la automatización es vital para determinar si el esfuerzo valió la pena.
Ahorro de tiempo
Una de las principales ventajas de la automatización es su capacidad de ahorrar importantes horas manuales. La automatización puede completar tareas más rápido que los humanos, con menos errores, especialmente en trabajos repetitivos. Esta eficiencia libera tiempo para actividades más estratégicas y de valor agregado. Por lo tanto, considere automatizar los flujos de trabajo que generan ahorros de tiempo sustanciales antes de automatizar cualquier otra cosa.
Reducción de errores
Las tareas repetitivas y tediosas a menudo pueden provocar aburrimiento y errores cuando las realizan humanos. La automatización mitiga este riesgo al ejecutar tareas con precisión constante, reduciendo el error humano y mejorando la confiabilidad general.
Eficiencia de costos
Los costes asociados a la automatización de un determinado proceso deben justificarse por sus ahorros a largo plazo. Un claro retorno de la inversión (ROI) es esencial para garantizar que la iniciativa genere valor. La automatización de procesos debería conducir a menores costos operativos a lo largo del tiempo y al mismo tiempo mejorar la productividad.
Impacto en el cliente
Por último, los esfuerzos de automatización deben tener un impacto positivo en la satisfacción del cliente. Después de todo, mejorar la experiencia del cliente es el objetivo final. Ya sea a través de un servicio más rápido, menos errores o un mejor soporte, los beneficios para el cliente deberían ser fundamentales para cualquier estrategia de automatización. Por lo tanto, si un determinado proceso es una prioridad para automatizar o no debe basarse en su impacto en los clientes.
Viabilidad técnica
El tema de la viabilidad técnica puede diferir mucho de una organización a otra, así como entre proveedores que ofrecen soluciones de automatización. A continuación se presentan algunos factores técnicos clave a tener en cuenta al seleccionar procesos para la automatización:
Integración de sistemas
Evalúe si las aplicaciones de software involucradas en el proceso ofrecen API o puntos de integración adecuados. Las integraciones personalizadas, particularmente con sistemas heredados, pueden volverse complejas y costosas, por lo que esta es una consideración importante.
Calidad de los datos
La automatización funciona más eficazmente cuando los datos de entrada son consistentes y de alta calidad. Garantizar la preparación de los datos puede facilitar significativamente el proceso de implementación.
Seguridad y cumplimiento
Es esencial confirmar que las iniciativas de automatización cumplen con los requisitos de seguridad y cumplimiento. Las industrias reguladas, en particular, suelen tener estándares más estrictos, por lo que es fundamental prestar atención a estos detalles.
Recursos de apoyo
Dependiendo de la complejidad del proceso, el proveedor de automatización y los recursos disponibles dentro de su organización, es posible que necesite experiencia técnica para implementar y mantener el proyecto. Algunas herramientas están más dirigidas a desarrolladores y equipos técnicos, mientras que otras, como ProcessMaker, ofrecen entornos de arrastrar y soltar con poco código que son más fáciles de usar. Dicho esto, las plataformas BPA modernas están evolucionando para abordar estas limitaciones, lo que hace que muchas de estas consideraciones sean menos desalentadoras. Por ejemplo, Creador de procesos simplifica las integraciones personalizadas y también incluye conectores prediseñados para aplicaciones populares, lo que reduce el esfuerzo de configuración y la complejidad.
Factores y riesgos de implementación
Apoyo de las partes interesadas
Para que cualquier iniciativa de automatización tenga éxito, es esencial que todas las partes interesadas relevantes estén alineadas y brinden apoyo. Los equipos y unidades involucrados en el proceso bajo consideración deben estar preparados para el cambio. La resistencia o la falta de alineación pueden dificultar la implementación efectiva de la automatización.
Disponibilidad de recursos
Se deben disponer de recursos suficientes, incluido el presupuesto y el personal necesarios, para apoyar la automatización del proceso seleccionado.
Alineación de la línea de tiempo
El cronograma de implementación de un proceso automatizado debe alinearse con las prioridades actuales del negocio. No es práctico centrarse en automatizar un proceso de baja prioridad cuando otros procesos influyen directamente en los objetivos más urgentes de la organización.
Nivel de riesgo
Los riesgos asociados con la automatización deben ser manejables y estar acompañados de estrategias de mitigación claras para garantizar el éxito de la iniciativa.
Automatizar la priorización de procesos
Estas son algunas de las características clave a considerar al decidir qué procesos automatizar. Como puede ver, el proceso de priorización por sí solo puede requerir mucho tiempo y esfuerzo. Si desea evitar pasar horas interminables realizando entrevistas, organizando talleres y haciendo observaciones para comprender el verdadero estado de sus procesos comerciales —como identificar cuáles son más manuales, de gran volumen o estandarizados—, la tecnología puede hacerse cargo de esta carga para usted. Con tecnología avanzada tecnología de inteligencia de procesos, obtienes total transparencia en tus procesos de negocio. Este método identifica oportunidades de automatización de forma priorizada y basada en datos, eliminando la necesidad de evaluar manualmente cada proceso o tomar decisiones difíciles sobre cuáles abordar primero. El software se encarga de ello de forma automática y precisa, sacando conclusiones basadas en datos reales en lugar de depender del instinto o las conjeturas. [cta title="Obtenga recomendaciones priorizadas sobre qué procesos automatizar en función de los datos de su organización". link_text="Reserve una demostración" link="/landing/book-your-demo/"]
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