La negociación de contratos es fundamental para el éxito empresarial, ya que los términos del acuerdo detallan las transacciones de alto valor. Un solo paso en falso puede provocar graves pérdidas financieras. Históricamente, el proceso de gestión de contratos ha sido ad hoc, y varias áreas de la organización siguen diferentes pautas. La mayoría de los documentos finales fueron basado en papel y copias almacenadas en archivadores polvorientos. Los métodos obsoletos del flujo de trabajo de gestión de contratos permiten pasar por alto detalles importantes. Afortunadamente, los avances en el software del ciclo de vida de la gestión de contratos han cambiado la forma de hacer negocios. La nueva tecnología automatiza los procesos en toda la organización, estandarizando las mejores prácticas en toda la empresa.
Descripción general del proceso de gestión de contratos
Encontrar puntos en común entre dos o más partes es la esencia de la negociación contractual. Generalmente, el proceso incluye partes interesadas tanto internas como externas:
- Partes internas que representan a la empresa, por ejemplo, expertos de los departamentos Jurídico, de Contratación, de Ventas y Finanzas
- Partes externas con las que la organización quiere hacer negocios, por ejemplo, vendedores, proveedores, distribuidores, clientes, empleados y autónomos
La negociación requiere dar y recibir, lo que significa que, en el transcurso de las conversaciones, es probable que los términos contractuales propuestos cambien muchas veces. Los procesos eficaces de gestión de contratos se basan en plantillas de contratos y software de gestión de procesos para integrar perfectamente las demandas de las partes internas y externas durante las negociaciones. Una vez que se llega a un acuerdo, el documento terminado se genera automáticamente. La automatización del flujo de trabajo de gestión de contratos se basa en la integración de cuatro factores: las necesidades de las partes internas y externas, el software de gestión de procesos, las plantillas de contratos y los contratos reales. Construir un proceso eficiente de gestión de contratos requiere la planificación, el diseño y la implementación de procedimientos estandarizados que consideren los eventos esperados e inesperados que surgen al crear y emitir contratos.
