Seis procesos financieros básicos que se pueden mejorar con inteligencia de procesos
Imagine tener una ventana al funcionamiento interno del departamento de finanzas de su empresa, revelando la compleja red de tareas y procesos que supervisan cada transacción, aprobación e informe. La inteligencia de procesos le ofrece esta visión reveladora y se ha adaptado cada vez más a los requisitos de los líderes financieros. La inteligencia de procesos proporciona varios beneficios, entre ellos, acelerar la automatización, mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y mejorar el cumplimiento y la gobernanza. Inteligencia de procesos financieros es una nueva técnica analítica que extrae datos de diversas aplicaciones y flujos de trabajo empresariales para descubrir, monitorear y mejorar los procesos empresariales. La solución combina los mejores elementos de minería de tareas y procesos para adaptarse a las complejas necesidades de los departamentos de finanzas digitalizados actuales. Antes de repasar casos de uso clave para la inteligencia de procesos financieros, repasemos algunos fundamentos.
¿Cuáles son los procesos financieros centrales?
En el centro de cada negocio se encuentra su departamento financiero esencial, que posee las claves del éxito y la estabilidad financiera de la organización. Los departamentos de finanzas desempeñan un papel crucial en la salud general y el crecimiento de una empresa. Tienen la responsabilidad de supervisar los recursos financieros de la empresa, tomar decisiones informadas y proporcionar información valiosa que ayude a dar forma al futuro de la organización a través de una gestión eficaz de los procesos comerciales. Un departamento de finanzas y contabilidad puede asumir un amplio conjunto de responsabilidades para cualquier cosa, desde contabilidad, facturación, aprobación de gastos, presupuestación y previsión. En términos más generales, los equipos financieros a menudo lideran y facilitan estrategias de salida al mercado a través de inversiones CAPEX y OPEX y gestionan los riesgos y la rendición de cuentas ante los proveedores y las autoridades fiscales. Los procesos financieros centrales son simplemente las tareas y flujos de trabajo administrados por el departamento de finanzas y contabilidad para administrar los recursos financieros de la empresa para cumplir con los objetivos comerciales.
Seis procesos financieros básicos
Cada departamento de finanzas es diferente. Si le pides a seis directores financieros una lista de sus procesos principales, obtendrás seis respuestas diferentes. Aún así, podemos resumir los procesos operativos financieros clave en la siguiente lista corta.
Cumplimiento tributario y presentación de informes
Gestión de viajes y gastos
Informes financieros
Seis procesos financieros fundamentales que se deben mejorar con inteligencia de procesos
La optimización de los procesos de negocio puede ayudar a agilizar y mejorar estos procesos mediante el uso de inteligencia de procesos para adquirir y sintetizar datos de procesos, identificar ineficiencias y cuellos de botella y, en última instancia, allanar el camino para la optimización y automatización de los procesos de negocio.
¿Quién es responsable de los procesos financieros?
La responsabilidad de los procesos financieros recae en un equipo dedicado de profesionales, desde el director financiero hasta el administrador de nóminas. En algunas organizaciones más grandes, esto puede incluir departamentos dedicados a funciones individuales, como Contabilidad, Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar. En organizaciones más pequeñas, puede tratarse simplemente de un equipo de gerentes y controladores financieros que gestionan un conjunto diverso de tareas, flujos de trabajo y procesos. En términos más generales, todos deberían asumir cierta propiedad de las operaciones financieras y los controles de su organización. Casi todos los empleados interactúan con el equipo de finanzas de alguna manera, ya sea presupuestando operaciones comerciales, nómina o simplemente aprobando reclamos de gastos de viaje. Si hay desafíos con los recursos o la capacidad del equipo financiero, es probable que todos lo sientan. Los procesos manuales o los pasos ineficientes del proceso de aprobación se suman rápidamente y ocupan tiempo y recursos valiosos de toda la organización.
¿Qué suele estar mal en los procesos financieros básicos?
Si bien las empresas pueden enfrentar diferentes realidades financieras, la salud de las transacciones financieras no es un problema en los procesos financieros centrales. La mayoría de las empresas pueden generar estados financieros con precisión, registrar adecuadamente los ingresos comerciales y gestionar el flujo de caja de manera eficaz. El principal desafío para los equipos financieros radica en gestionar la capacidad del equipo financiero a través de una multitud de controles y flujos de trabajo de procesos financieros. Los procesos clave y los cuellos de botella de los procesos pueden resultar engorrosos de gestionar en una amplia gama de diferentes sistemas de TI y aplicaciones comerciales. En promedio, una gran empresa funciona con más de 170 aplicaciones comerciales diferentes. Puede haber diferentes aplicaciones que los equipos financieros utilizan para gestionar solicitudes de pago, planificación estratégica, aprobaciones de proveedores, gastos de viaje, etc. Además, a menudo es necesario consolidar o informar datos financieros en diferentes tipos de paneles de gestión, lo que lleva a una gran cantidad de ingreso manual de datos y alternancia entre múltiples sistemas. Una investigación reciente de ProcessMaker descubrió que un empleado típico del equipo de finanzas pasa 90 minutos cada semana alternando entre diferentes aplicaciones y el 50% de su tiempo de trabajo en tareas repetitivas.
¿Cómo sabe que tiene desafíos en el proceso financiero?
La naturaleza de los departamentos financieros suele ser agitada y acelerada. Sin embargo, algunos síntomas comunes separan los procesos financieros saludables del fracaso crónico de los procesos financieros:
Aprobación retrasada o lenta – si los pagos se retrasan periódicamente o los procesos de aprobación son ineficientes.
Falta de claridad de roles - cuando no está claro quién es responsable de métricas o tareas clave en procesos y flujos de trabajo.
Dificultad para gestionar la carga de trabajo - cuando el equipo financiero trabaja constantemente horas extras para cumplir con los procesos de cierre mensuales u otras tareas habituales.
Falta de visibilidad - cuando el liderazgo no es capaz de medir e impactar los procesos de extremo a extremo que ocurren en diferentes funciones comerciales y sistemas de TI.
Mejora continua - cuando falta inteligencia de procesos para impulsar la mejora continua identificando cuellos de botella, fomentando la rendición de cuentas y permitiendo la optimización y adaptación continuas a las condiciones comerciales cambiantes.
Cómo la minería de procesos puede identificar y solucionar los desafíos de los procesos financieros
Inteligencia de procesos financieros es una nueva solución de software que combina las mejores partes de las soluciones de minería de procesos y minería de tareas para brindar visibilidad de extremo a extremo a todos los procesos financieros y operaciones financieras principales. La solución se ha construido desde cero para satisfacer las exigentes necesidades de los profesionales de operaciones comerciales que tienen como objetivo erradicar procesos ineficientes, agilizar tareas redundantes y automatizar el trabajo manual mediante la automatización inteligente de procesos. La inteligencia de procesos financieros brinda visibilidad inmediata del estado de los procesos existentes y brinda información útil sobre oportunidades para mejorar la eficiencia, reemplazar sistemas obsoletos y eliminar el trabajo manual a través de software de automatización. Es un software plug-and-play que le ayuda a tomar mejores decisiones comerciales y optimizar las operaciones financieras con datos en los que puede confiar. Además, las herramientas de inteligencia de procesos desempeñan un papel crucial en el seguimiento y la optimización de los procesos financieros al identificar cuellos de botella, garantizar el cumplimiento y acelerar el ciclo de vida del descubrimiento a la automatización.
Cómo la optimización de los procesos de negocio beneficia a seis procesos financieros fundamentales
Compra
El software de inteligencia de procesos da nueva vida a la función de compras al optimizar los flujos de trabajo y automatizar las tareas rutinarias. Permite a los equipos financieros tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados, fomentando una sensación de confianza y control sobre los procesos de adquisiciones. Al eliminar ineficiencias y reducir el riesgo de errores, el software de inteligencia de procesos contribuye a una función de compra más rentable y receptiva, lo que tiene un impacto emocional positivo en la salud financiera general de la organización. Una solución integral de inteligencia de procesos aborda las limitaciones de las herramientas de minería de procesos y minería de tareas de primera generación, respaldando plenamente los pilares clave para un enfoque holístico de la transformación de procesos.
Cuentas por pagar
Administrar cuentas por pagar puede ser un proceso desafiante y cargado de emociones, ya que implica mantener buenas relaciones con los proveedores y garantizar pagos oportunos y precisos. El software de inteligencia de procesos simplifica esta función automatizando el procesamiento de pagos y proporcionando visibilidad en tiempo real de las facturas pendientes. Esta supervisión mejorada no sólo reduce el riesgo de retrasos en los pagos y sanciones, sino que también fomenta un sentido de confianza y confiabilidad entre los proveedores, lo que en última instancia contribuye a relaciones comerciales más fluidas y armoniosas. Además, las herramientas de minería de procesos se pueden utilizar para analizar datos del mundo real, analizar procesos retrospectivamente e identificar cuellos de botella e ineficiencias, mejorando aún más la función de cuentas por pagar.
Facturación y cuentas por cobrar
El software de inteligencia de procesos revoluciona la función de facturación y cuentas por cobrar al identificar cuellos de botella, reducir errores y agilizar el procesamiento de pagos. Permite a los equipos financieros gestionar de forma proactiva las facturas pendientes y mejorar el flujo de caja, aliviando el estrés emocional asociado con la gestión de los recursos financieros de la organización. Al mejorar la eficiencia y eficacia de esta función principal, el software de inteligencia de procesos contribuye a un negocio más estable y financieramente seguro. La automatización robótica de procesos (RPA) mejora aún más esto al automatizar tareas repetitivas, garantizar la precisión y trabajar sin problemas con la inteligencia de procesos para optimizar los procesos de facturación y cuentas por cobrar.
Cumplimiento tributario y presentación de informes
Navegar por el complejo mundo del cumplimiento y la presentación de informes fiscales puede ser una tarea abrumadora y cargada de emociones. La gestión de procesos de negocio, integrada con software de inteligencia de procesos, simplifica esta función al automatizar la recopilación de datos, realizar un seguimiento de las leyes y regulaciones fiscales pertinentes y garantizar que la organización siga cumpliendo. Al reducir el riesgo de incumplimiento y posibles sanciones, el software de inteligencia de procesos proporciona a los equipos financieros una sensación de seguridad y tranquilidad, lo que les permite centrarse en iniciativas estratégicas que impulsan el crecimiento empresarial.
Gestión de viajes y gastos
Gestionar los viajes y gastos de los empleados puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y está plagado de emociones, ya que requiere equilibrar el control de costos con la satisfacción de los empleados. El software de inteligencia de procesos agiliza esta función automatizando los informes de gastos, rastreando el cumplimiento de las políticas de la empresa y brindando visibilidad en tiempo real del gasto. Al aprovechar los datos de los procesos comerciales, las organizaciones pueden adquirir, analizar y utilizar datos continuamente para obtener información, mejorar la eficiencia e impulsar la toma de decisiones en la gestión de viajes y gastos. Los informes financieros son un proceso cargado de emociones, ya que proporcionan a las partes interesadas una instantánea de la salud financiera de la organización e influyen en decisiones comerciales críticas.
Informes financieros
El software de inteligencia de procesos respalda esta función principal automatizando la recopilación de datos, garantizando la precisión y la coherencia de los informes financieros y proporcionando información en tiempo real sobre el desempeño financiero. Esta mayor visibilidad y control permiten a los equipos financieros producir informes oportunos y precisos, fomentando la confianza entre las partes interesadas y contribuyendo al éxito general de la empresa. Además, las herramientas de inteligencia de procesos desempeñan un papel crucial en la mejora de los procesos de presentación de informes financieros al monitorear los procesos de extremo a extremo, identificar cuellos de botella y garantizar que se cumplan los requisitos de cumplimiento.
El papel de las herramientas de inteligencia de procesos
En conclusión, el software de inteligencia de procesos es una herramienta poderosa que puede revolucionar las funciones financieras básicas, agilizando los flujos de trabajo a través de la automatización inteligente de procesos, mejorando la visibilidad de los datos y mejorando la toma de decisiones. Al abordar los aspectos emocionales de estas funciones, las empresas pueden cultivar un departamento de finanzas más eficiente, resiliente y emocionalmente equilibrado que impulse el éxito financiero de la organización. Esta supervisión mejorada permite a los equipos financieros tomar decisiones basadas en datos que contribuyen a una gestión de viajes y gastos más eficiente y rentable, fomentando en última instancia un entorno de trabajo positivo y apoyando el bienestar de los empleados. Además, la inteligencia de procesos juega un papel crucial en la mejora de la visibilidad de los datos y la toma de decisiones, lo que conduce a una mejora continua y un mejor cumplimiento.
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