La optimización de procesos es la práctica de aumentar la eficiencia y eficacia organizacional mejorando continuamente los procesos y midiendo el progreso mediante análisis de datos, informes y pruebas. El uso de datos de flujo de trabajo para optimizar sus procesos genera un círculo virtuoso de mejora continua que puede ahorrarle a su organización tiempo, dinero y dolores de cabeza. En este reciente publicación de blog, exploramos cómo dominar sus datos. En esta publicación, cubriremos cómo utilizar esos datos para optimizar sus procesos. Cubriremos cómo identificar ineficiencias y cómo garantizar que las mejoras sean duraderas y efectivas. Paso uno: identificar qué métricas monitorear y mejorar Decidir qué indicadores clave de rendimiento (KPI) seguir es un paso fundamental para mejorar sus procesos. El seguimiento de las métricas del flujo de trabajo le permite monitorear constantemente la eficiencia de cada uno de sus procesos y comprender mejor dónde se gastan el tiempo y los recursos en cada proceso. En nuestra experiencia, estas son las métricas de flujo de trabajo más comunes y útiles para realizar un seguimiento: Para obtener una descripción general del trabajo que se está realizando:
- El número de veces que se ha ejecutado un proceso en un mes
Para comprender la eficiencia general del proceso:
- Cuánto tiempo tarda en promedio todo el proceso
- El tiempo máximo y mínimo que tarda todo el proceso
Para encontrar cuellos de botella:
- La cantidad promedio de tiempo que tarda cada tarea en completarse
- Las tareas que tardan más en completarse.
- La cantidad de veces que una tarea determinada requirió aclaración
Para comprender cómo salen los recursos de su organización:
- Totales de cualquier variable individual en su BPM: total de transacciones en efectivo aprobadas en solicitudes de compra, costo total de materiales en un formulario de inventario
Además de los KPI seleccionados, aquí hay algunos factores que debe considerar al optimizar sus procesos:Objetivos estratégicos: elija un proceso para optimizar que se alinee con los objetivos estratégicos a largo plazo de su organización. Esto ayuda a garantizar que su trabajo tendrá el mayor impacto posible en su organización y le permitirá comunicar mejor las mejoras que realiza.Costo: ¿Qué proceso ineficiente genera el mayor costo para su empresa? Tenga en cuenta que estos costos pueden presentarse en forma de mano de obra humana, materiales o activos. Además, los costos pueden presentarse en forma de falta de control de calidad o exceso de gasto. Riesgo: La automatización eficaz de procesos también puede ayudarle a minimizar el riesgo interno en su negocio. Si el potencial de error pudiera generar costos futuros significativos para su organización, podría valer la pena priorizar la minimización del riesgo. Esto es particularmente importante en procesos que involucran contabilidad, finanzas y control de calidad. Importancia a largo plazo: Concéntrese en la mejora de procesos a largo plazo y en un proceso que pueda medir y mejorar continuamente. Por lo general, esto dará como resultado los mejores resultados generales para la organización. Analizar estas métricas le permite monitorear constantemente cómo su empresa implementa sus recursos e identificar los cuellos de botella. A través de informes, paneles y análisis de procesos, el software de flujo de trabajo ahora solo le permite ver qué procesos son ineficientes, pero también puede identificar cuellos de botella dentro de cada proceso.Una vez que utilice estas métricas para determinar dónde se encuentran los problemas, el siguiente paso es comprender sus causas. Esto a menudo significa hablar con los miembros de su equipo para comprender cómo interactúan con el flujo de trabajo y adquirir conocimientos sobre el proceso y cada una de sus tareas. Normalmente, las causas fundamentales de los problemas existen en una de tres categorías:Con frecuencia la causa de un cuello de botella es un error humano. Esto puede ocurrir a menudo en áreas de su proceso donde aún es necesaria la entrada manual. En estos casos, busque ampliar la automatización de procesos siempre que sea posible. También es posible que descubra que el problema es la falta de aceptación y comprensión del proceso correcto por parte de su equipo. En estos casos, se necesita capacitación adicional para alinear su organización con su flujo de trabajo. Asegúrese de que los recursos, equipos y sistemas se estén implementando de manera efectiva. Si administra sus propios equipos, como servidores, CPU y bases de datos, asegúrese de que puedan escalar con la cantidad de información y usuarios de su empresa. También es importante mantener suficiente equipo para minimizar el tiempo de inactividad en caso de falla, pero también conservar solo la cantidad que necesite para el tamaño de su empresa para evitar que se desperdicien aún más recursos. Al final, cada empleado debe tener acceso a los recursos que necesita para realizar su trabajo de manera eficiente sin tener que correr por la oficina.Considere las siguientes preguntas:
