Lista de verificación para compradores de software de flujo de trabajo de 2019
El software de flujo de trabajo es uno de los segmentos de productos que avanza más rápidamente en el planeta en este momento. Las empresas de todas las industrias están buscando formas de mejorar la productividad y soluciones de flujo de trabajo puede ayudarles a hacer eso. Quizás esté buscando software de flujo de trabajo en este momento y ya esté familiarizado con funciones estándar como modelado gráfico sencillo, la opción de completar formularios previamente y mostrar informes de rendimiento en paneles. También sabes que tu negocio es único y necesitas una solución personalizada que no esté diseñada sólo para cualquiera. Creamos la Lista de verificación del comprador de software de flujo de trabajo de 2019 para ayudarlo a comprender qué características son absolutamente cruciales en el software de flujo de trabajo y cómo pueden ayudar a su negocio. En este artículo, explicaremos brevemente cada característica para que pueda tomar la mejor decisión para su empresa.
Características del flujo de trabajo de 2019
Scripting personalizado
Necesita software que permita realizar scripts personalizados, incluso cuando muchos de los servicios disponibles tienen poco código (más sobre esto en un momento). El software “listo para usar” puede ser poderoso en sí mismo, pero los scripts personalizados le permiten crear un sistema de flujo de trabajo que se adapte mejor a sus necesidades y adaptar el sistema a cómo pretende usarlo. Eso es lo que hace que los scripts personalizados sean una parte tan valiosa del proceso de implementación: tomas un sistema “listo para usar” y lo conviertes en algo creado específicamente para ayudar a tu organización a tener éxito. La buena noticia es que todos los proveedores de BPM ofrecen secuencias de comandos personalizadas en distintos grados. Deberías tener al menos un desarrollador en tu equipo con experiencia escribiendo scripts. Una vez que haya completado un script reutilizable, podrá crear procesos con ellos sin tener que escribir código nuevo por su cuenta.
Código bajo
Mencionamos un término con el que quizás esté familiarizado o no: “low-code.” ¿Qué significa esto específicamente y cómo puede serle útil? El software de bajo código le permite crear y mantener soluciones con menos codificación que el software tradicional. Esto puede incluir funciones de soltar y arrastrar, imágenes, plantillas y más. El software de código bajo le facilita cambiar procesos sin el problema de recodificar el programa. Como resultado, puedes ampliar la cantidad de personas que usan tu software y crear aplicaciones de automatización más rápido, ya que no necesitas tanto código para completar el proceso que necesitas crear. No es necesario contratar desarrolladores costosos para que escriban código para usted y optimizar sus flujos de trabajo. El software de código bajo también facilita la estandarización del sistema que utilizan todos los departamentos de su empresa, ya que evita opciones de código altamente personalizadas en favor de algo que cualquiera puede construir.
Al analizar el software de flujo de trabajo, es posible que encuentre aplicaciones que requieran una infraestructura completamente interna o la de un proveedor de nube. Debe comprender qué opciones están disponibles para el proyecto principal que impulsa la compra de software, así como qué proyectos futuros podrían requerir. Las implementaciones basadas en la nube están alojadas en el sitio web del proveedor y se puede acceder a ellas en línea. Tardan menos en implementarse que el software local, pero como resultado puedes sacrificar algo de personalización. Por otro lado, el software local se instala en los servidores de su empresa y ofrece más opciones de personalización que una solución basada en la nube. El software basado en la nube generalmente requiere una suscripción mensual, mientras que el software local requiere una inversión de capital inicial. Sin embargo, el costo de vida útil de los dos tipos de plataformas de software se equilibra en 10 años.
Usabilidad y personalización
El software de flujo de trabajo ofrece varios niveles de personalización y recomendamos preguntar a los proveedores qué tan fácil es para los usuarios finales implementar opciones personalizadas. Por ejemplo, es posible que desee que sus empleados elijan cómo se les notificará cuando una actividad en particular requiera su atención, ya sea por correo electrónico, mensaje de texto o algún otro medio. Su software BPM podría entonces permitir a los empleados personalizar sus páginas de inicio de sesión y paneles personales para que les resulte más fácil encontrar la información más relevante para sus trabajos. Estos tipos simples de personalización pueden facilitar que los empleados estén al tanto de tareas importantes y completen un proceso de manera oportuna.
Integraciones
También le recomendamos que busque sistemas de flujo de trabajo que puedan integrarse con su software existente y con los nuevos programas que prevé comprar en el futuro. La integración le ahorrará el costo y los dolores de cabeza que supone utilizar varios programas, además de reducir la cantidad de tiempo y recursos que utilizan los empleados para completar las tareas. Los proveedores pueden utilizar su software como centro de su arquitectura empresarial con opciones de integración limitadas o como una arquitectura abierta con múltiples métodos para interactuar con aplicaciones externas. Esto puede incluir soporte para recopilar datos de otras aplicaciones en tiempo real durante un proceso comercial o enviar datos descubiertos durante un flujo de trabajo a otra aplicación que actúe como sistema de registro.
Código abierto
Es posible que hayas escuchado el término “código abierto” antes. Necesita saber qué significa esto para poder entender por qué es tan crucial para el software de flujo de trabajo que necesita comprar. Tecnología de código abierto simplemente se refiere al código fuente que cualquiera puede modificar. Normalmente, los proveedores de software propietario sólo ponen el código fuente —que determina cómo funciona el software— a disposición de unas pocas personas seleccionadas. Sin embargo, el software de código abierto pone el código fuente a disposición del público. Todavía tienes que aceptar los términos del software antes de obtener acceso a él. ¿Cómo te ayuda esto? Proponentes del código abierto argumentan que su software tiene una ventaja sobre las plataformas propietarias en términos de agilidad, velocidad y seguridad. El software de código abierto también puede permitirle comenzar a pequeña escala y ampliarse, además de ser más económico de implementar que un sistema propietario.
Apoyo
Necesitará un equipo de soporte sólido que lo ayude cuando su software de flujo de trabajo tenga problemas. Debes preguntar a la empresa cómo procesan las solicitudes de ayuda y cuánto tiempo tarda el servicio en completarse. Además, pregunte si los usuarios pueden enviar tickets individualmente o si tienen que ejecutar esas solicitudes a través de un supervisor. Si bien llamar a un servicio de asistencia técnica es una opción, también debe considerar la facilidad de usar el soporte de chat en línea para los usuarios que pueden continuar trabajando incluso cuando un representante de servicio responde a su consulta.
Reglas comerciales
Hay dos tipos de reglas de negocio. Las reglas de producción/inferencia presentan una condición if-then que se ejecuta cuando el usuario completa la regla. Las reglas de condición de reacción/evento reaccionan automáticamente cuando ocurre un proceso, como alertar al miembro del personal adecuado si ya no tiene un artículo en stock. Al analizar las opciones de software, querrá saber qué tipos de reglas se utilizan en esa plataforma y qué control tiene sobre ellas. Los proveedores de software de flujo de trabajo ofrecen diversos grados de control sobre los pasos de la lógica empresarial. Algunos proveedores ofrecen control solo sobre ciertos pasos, mientras que otros permiten que tanto múltiples flujos de trabajo como aplicaciones externas tengan el beneficio de utilizar lógica compartida que se puede cambiar de forma centralizada sin código.
Llevándolo a casa
Usted conoce las necesidades específicas que tiene y, a esta altura, es posible que tenga una mejor idea de cómo el software de flujo de trabajo puede ayudarlo. Independientemente de sus necesidades, las características que hemos revisado en este artículo pueden ayudarlo en cualquier industria en la que se encuentre y a superar cualquier desafío que enfrente. Su negocio es único y, como resultado, enfrenta desafíos únicos. El software de código bajo con funciones avanzadas como secuencias de comandos personalizadas brinda a su organización la flexibilidad para abordar estos desafíos. La personalización por parte del usuario final también puede facilitar que los empleados realicen su trabajo, mejorando su productividad y sus resultados.
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