Los principales beneficios de la automatización de oficinas
¿Cuáles son los principales beneficios de la automatización de oficinas?
Al comienzo del año, las salas de reuniones florecen con nuevas ideas para impulsar el crecimiento de nuevos negocios. La sala vibra de emoción mientras cada departamento presenta sus planes para que sea el mejor año. ¿Con qué frecuencia estas grandes ideas eventualmente retroceden a un segundo plano? Ante la rutina diaria, a menudo priorizamos el trabajo rutinario que llena nuestras listas de tareas. Nuestros días están tan repletos que cada día, 9 de cada 10 trabajadores fallan para completar su lista de tareas. En consecuencia, posponemos las ideas de crecimiento empresarial para más adelante en el año, y a veces se pierden para siempre en las telarañas de planes de negocio olvidados. Las organizaciones líderes están aprovechando tecnología de automatización para eliminar la pérdida de productividad y liberar personal para abordar los proyectos emocionantes y de alto valor que disparan el crecimiento. Desde la front office al back office, cada departamento de su organización tiene el potencial de obtener enormes beneficios de la automatización.
¿Cómo puede la automatización ayudar a su equipo?
Al implementar una sistema de automatización de oficinas, puede contar con la ayuda de software para completar muchas de las tareas repetitivas y que consumen tiempo que limitan la productividad del personal. La automatización de oficinas ayuda a su equipo a:
Reducir el tiempo necesario para ejecutar las operaciones diarias
Libere a su equipo de los procesos manuales basados en papel, como hojas de cálculo engorrosas, contabilidad a lápiz y archivadores repletos.
Deshágase de los cuellos de botella que agotan los ingresos y el tiempo
Acceda rápidamente a la información necesaria para tomar decisiones importantes
Cree más tiempo para las grandes ideas creativas que realmente impactan el éxito de su negocio.
En tu front office, ventas, marketing y atención al cliente pueden utilizar la automatización para identificar mejor a los prospectos de ventas, ofrecer una experiencia de cliente deslumbrante, nutrir clientes potenciales y manejar tickets de soporte más rápidamente. En su oficina administrativa, Los departamentos de Recursos Humanos, compras, contabilidad y cumplimiento pueden aprovechar la automatización para atraer al mejor talento, reducir los pasos de incorporación, digitalizar la facturación y reducir el riesgo regulatorio.Aquí hay algunos ejemplos de cómo las principales organizaciones utilizan la automatización de oficinas para aumentar la productividad y la eficiencia.
Apoyo a las tareas de la oficina administrativa con automatización
Tu front office es la faceta más centrada en el cliente de su organización, responsable de crear una experiencia agradable y sin turbulencias para cada cliente. Si su equipo está atado por tareas tediosas, no pueden centrarse en ejecutar las tareas necesarias para crear experiencias que atraigan a los clientes y cautiven la lealtad.
Departamento de ventas
Desafortunadamente, demasiadas organizaciones limitan involuntariamente la productividad de ventas con tareas administrativas y otros procesos rutinarios, lo que limita el tiempo que los representantes pueden dedicar, bueno, ventas. De hecho, un estudio reciente destacó esta tendencia que afecta los resultados: Los representantes de ventas dedican casi el 65% de su día para completar su lista de tareas. En consecuencia, posponemos las ideas de crecimiento empresarial para más adelante en el año, y a veces se pierden para siempre en las telarañas de planes de negocio olvidados. Las organizaciones líderes están aprovechando
Elimine las transferencias manuales de datos: Los equipos de ventas a menudo trabajan desde múltiples sistemas dispares que no se "comunican" entre sí. En consecuencia, los representantes dedican una parte importante de su día a copiar y pegar datos entre registros, como mover información del cliente de un CRM a un contrato o SLA. Tareas como esta, que siguen reglas y plantillas específicas, son candidatos principales para la automatización.
Encienda su lista de clientes potenciales calientes: En lugar de asignar a su equipo la tarea de llamar a una lista curiosa de clientes potenciales no categorizados, comience a proporcionarles una lista de contactos interesados y listos para comprar. La automatización puede ayudar a clasificar a los clientes según su probabilidad o disposición a comprar, y entregar una lista de clientes potenciales muy interesantes sin la investigación manual.
La automatización puede ayudar a empoderar a su equipo de ventas con las herramientas que necesitan para centrarse en el nivel de construcción de relaciones positivas que impulsa los ingresos.
Equipo de atención al cliente
Sus equipos de servicio y soporte están en la primera línea cuando se trata de calmar las preocupaciones de los clientes. Casi El 33% de los clientes está de acuerdo—una sola interacción de servicio al cliente lenta y complicada es suficiente para que huyan hacia un competidor. Entonces, ¿cómo puede utilizar la automatización para asegurarse de que su equipo de servicio al cliente brinde la asistencia ultrarrápida que los clientes anhelan? En lugar de enviar a todos a la misma línea de soporte y aumentar los tiempos de espera, puede utilizar chatbots para llenar los vacíos. Envíe preguntas sencillas, como cambios de contraseña y seguimiento de pedidos, a software preprogramado que pueda buscar fácilmente en sus sistemas la información correcta. Los chatbots pueden ayudar a liberar el tiempo de su personal para que se centre completamente en preguntas más desafiantes y complejas y ofrezca una resolución de problemas espectacular en tiempo récord.
Apoyo a las tareas de la oficina administrativa con automatización
Mientras que el back office tiene poca interacción cara a cara con su cliente, el ritmo y la atención con la que pueden manejar las tareas diarias pueden repercutir en la experiencia que puede ofrecer a sus clientes.
Adquisitivo
El número de aprobaciones requeridas para finalizar una tarea es uno de los muchos obstáculos para su finalización. Un departamento muy afectado por el proceso de aprobación es Compras. La aprobación de una compra generalmente requiere la firma original de múltiples partes interesadas. Rastrear qué parte interesada está revisando actualmente un pedido, qué pedidos han sido aprobados, y perseguir al otro por el pasillo entre reuniones para su aprobación, es una gran pérdida de tiempo para su personal de compras. Cuanto más tiempo se tarda en realizar una compra, más tiempo se tarda en recibir los materiales, lo que en última instancia retrasa el servicio a su cliente. Utilizando la automatización, puede dirigir automáticamente la documentación necesaria a los supervisores para su revisión. Una vez que un supervisor da su firma, se envía instantáneamente al siguiente en la línea. Después de completar el proceso de aprobación, el sistema puede dirigirlo automáticamente al proveedor. Sin necesidad de buscar en su bandeja de entrada o levantar el teléfono, los profesionales de compras pueden echar un vistazo rápido a un portal para determinar dónde se encuentra un pedido dentro del flujo de trabajo.
Recursos humanos
Una organización es tan poderosa como la fuerza y el talento de su personal. Estas tareas críticas de RR. HH. que apoyan a las estrellas de su personal pueden acumular papeleo y crear rastros de papel imposibles de seguir. ¿Cómo puede la automatización aliviar la carga de su departamento de Recursos Humanos? Demasiadas organizaciones dependen de métodos en papel u otros métodos complicados para tabular el tiempo de vacaciones disponible. En lugar de entregar copias digitales de una solicitud de tiempo libre o intercambiar correos electrónicos, la automatización ayuda a los empleados a enviar solicitudes a través de un portal en línea. Pueden ver fácilmente su tiempo disponible y hacer solicitudes mientras que el sistema puede dirigirlas automáticamente a los supervisores apropiados. Los supervisores incluso pueden recibir solicitudes por mensaje de texto para que puedan aprobar o denegar rápidamente, incluso cuando no están en su escritorio. En lugar de avanzar a trompicones en el ajetreo diario, la automatización puede ayudar a su equipo a romper las barreras de productividad y finalmente abordar los grandes proyectos que realmente hacen crecer su negocio. [cta title="Pruebe la Plataforma de Automatización Inteligente de Procesos de Negocio #1 para Empresas" link_text="Inicie su Prueba Gratuita" link="/request-demo"]
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