Los 5 principales errores de automatización que cometen las empresas
La automatización se ha convertido en un aspecto esencial de los negocios modernos. Pero muchos novatos en automatización que la ven como una tecnología “simplemente impulsiva” pierden sus ventajas inigualables. Implementar la automatización no siempre es sencillo y muchas empresas cometen errores que pueden socavar sus esfuerzos de automatización. En lugar de hacerlo a ciegas, es mejor saber un par de cosas sobre la automatización para evitar sus errores más comunes. Recomendado: Seminario web de lanzamiento de verano de 2023: la automatización es más rápida y sencilla que nunca En este artículo discutiremos:
¿qué sucede cuando automatizas los procesos equivocados
Cuando las empresas ignoran el valor de la interacción humana
Los peligros de ignorar la calidad y el análisis de los datos
No comprender las complejidades de la automatización
No monitorear ni mejorar la automatización
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1. Automatizar los procesos equivocados
Uno de los errores de automatización más comunes que cometen las empresas es automatizar los procesos equivocados. No hay límite para las deslumbrantes aplicaciones de la automatización. Es fácil dejarse llevar por una idea brillante—solo para distraerse con la siguiente función de búsqueda de productos. Entonces, ¿qué tipos de procesos podrían no ¿Ser los mejores candidatos para la automatización?
Tu oferta principal: Formar una guarnición de máquinas entre usted y la alegría de utilizar su producto o servicio enturbia las conexiones con los clientes que hacen que su marca sea tan ineludible. Tenga cuidado con la automatización que convierte sus puntos de contacto más fuertes en transacciones—una relación endeble que sus competidores pueden implementar y replicar fácilmente.
100% de tu servicio al cliente: Sí, los clientes quieren resultados rápidos y un buen servicio al cliente si necesitan ayuda para rastrear un pedido o devolver un artículo roto. Pero para desafíos más complejos, muchos clientes todavía prefieren la asistencia de un ser humano y un sentido más profundo de atención al cliente. Para las interacciones con los clientes en las que las máquinas harán que los clientes se sientan ignorados o ayudados, la automatización no siempre es la respuesta.
Exhibiciones de experiencia: Si desea que los clientes lo perciban a usted o a su organización como una vanguardia de la industria, automatizar las interacciones o la generación de contenido puede degradar su autoridad. Después de todo, los clientes acuden a usted en busca de su perspectiva única.
Decisiones complejas: Algunos procesos tienen un impacto grave en la experiencia de vida de una persona. Préstamos hipotecarios, contrataciones, diagnósticos médicos o solicitudes de ingreso a la universidad son solo algunos de los ejemplos en los que algoritmos solitarios y no monitoreados pueden hundir su reputación. En uno de esos errores, una inteligencia artificial de contratación de Amazon creó un sesgo contra las alumnas del Wellesley College, compuesto exclusivamente por mujeres. El departamento de recursos humanos, sin saberlo, frustró las esperanzas laborales de las mujeres solicitantes— y pocas sabían el razonamiento hasta que alguien investigó un poco. La automatización de partes de estos procesos debería venir acompañada de una fuerte dosis de automatización del circuito por parte de humanos.
Sólo porque es una tarea can estar automatizado no significa que sea uno que tiene sentido para ti. Es fundamental equilibrar la máxima eficiencia con la misión, la estrategia y el espíritu de su organización. Debes probar tu estrategia de automatización.
2. No considerar el elemento humano
Otro error común de automatización es no considerar el elemento humano. Algunos comentaristas ven la automatización como una eliminación de la fuerza bruta para la participación humana. Pero este no siempre es el caso. Por ejemplo, evite automatizar completamente su oferta principal. La automatización debería ayudar a aplanar los obstáculos que interrumpen los viajes de los clientes, no convertirse en el destino mismo. Incluso los favoritos de la IA como Spotify o los amantes de la moda de las cajas de suscripción de ropa en StitchFix frecuentemente promocionan las contribuciones de expertos humanos. La IA a menudo hace un borrador de recomendación, pero los humanos a menudo lo verifican dos veces y con frecuencia refuerzan su resultado. Además, incluso las herramientas de IA necesitan barandillas administradas por humanos. En muchos experimentos, los investigadores han descubierto que la IA manipula el sistema de puntuación en lugar de encontrar una forma más innovadora de ganar un juego de estrategia. Los miembros del equipo son verdaderas encarnaciones de lo que representa su organización—acing, lo que le ayuda a destacarse de otras empresas que podrían utilizar el mismo software, aplicaciones y plantillas que usted. Los humanos, combinados con una rica receta de la IA adecuada, pueden descubrir nuevas fuentes de ingresos y conexiones con clientes que nunca encontrarían solos.
3. Ignorar la calidad de los datos
La automatización depende en gran medida de los datos, y las empresas que ignoran la calidad de los datos lo hacen bajo su propio riesgo. La mala calidad de los datos puede provocar errores, retrasos y resultados aún peores, socavando los beneficios de la automatización. Los errores de datos más comunes en la automatización incluyen:
Preservar la organización de datos no estructurados: Es fácil perder el rastro de documentos difíciles de cuantificar, como archivos PDF, presentaciones, notas escritas a mano, hilos de correo electrónico y más. Para obtener el control de datos no estructurados, intente procesamiento inteligente de documentos.
Existen datos similares en múltiples formatos: Las hojas de cálculo y las bases de datos necesitan una guía de estilo tan sólida como sus elementos de marca. Por ejemplo, escribir números de teléfono o nombres de estados en distintos formatos crea ceguera de datos. Un miembro del equipo que intente obtener una lista de clientes en el Empire State necesitaría saber buscar ‘NY’, ‘NY’ y ‘Nueva York’. Tecnología, como automatización robótica de procesos, puede agilizar la entrada de datos para mantenerlos limpios.
Los datos viven en silos: Una plataforma de marketing por correo electrónico contiene aperturas de campañas, YouTube alberga sus conocimientos sobre redes sociales y las tasas de conversión de ventas solo están en su ERP. Uno de los pilares de una estrategia de automatización eficaz implica orquestación de procesos, un concepto que converge datos que tradicionalmente se ejecutan en paralelo. En lugar de que los datos existan como frascos separados de ingredientes, su objetivo debería ser mezclarlos todos juntos de manera efectiva —como cocinar una comida deliciosa.
Alimente su ecosistema de automatización con datos limpios y confiables para obtener resultados consistentes y revolucionarios.
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4. Subestimar la complejidad de la automatización
La automatización puede ser compleja y muchas empresas subestiman el nivel de esfuerzo y recursos necesarios para implementarla con éxito. Revista de negocios de Harvard cita a un ejecutivo farmacéutico que acumuló años de participación en complejas hojas de ruta de proyectos. “En realidad, nunca he visto uno que produzca un resultado” él se lamentó. ¿la razón? Muchas iniciativas de toda la organización nacen en una sala de juntas o dentro de un pequeño equipo de gerentes. Sin embargo, los proyectos suelen ser más complejos de lo que predicen las partes interesadas. La automatización requiere una comprensión profunda de su inteligencia empresarial. Esto incluye una visión íntima basada en datos sobre cómo fluye la información entre los miembros del equipo y los departamentos. Pocas estrategias de automatización pueden sobrevivir en un silo. Los flujos de trabajo incluyen tareas realizadas por equipos e individuos dispares —algunos de los cuales no tienen una relación de colaboración. Técnicas como la orquestación de procesos pueden ayudarle ‘reunirlo todo’ a eliminar los puntos ciegos generados por una planificación de automatización ineficaz y que requiere mucho tiempo.
5. No supervisar ni mejorar la automatización
Por último, las empresas a menudo cometen el error de no supervisar ni mejorar sus esfuerzos de automatización. La automatización no es una estrategia de “establecerlo y olvidarlo”. Muchas de sus teorías de gestión favoritas, como Six Sigma o Taylorismo, nacieron en el ámbito de la ingeniería. En estas formas de pensar no hay un final. Incorpore nuevos roles, modifique una secuencia de tareas, inicie un nuevo flujo de trabajo o abandone uno redundante por completo. Los procesos se modifican, estimulan y modifican continuamente para probar vías aún mejores hacia el éxito. Para fomentar una mentalidad de mejora continua, asegúrese de su estrategia de automatización:
Gira en torno a métricas de rendimiento sólidas como una roca
Elimina el miedo al fracaso
Implica revisiones de procesos programadas
Acoge con satisfacción nuevas formas de pensar ignorando el status quo
Tiene como objetivo un objetivo específico (¡que estás abierto a actualizar cuando sea necesario!)
¡No dejes ninguna piedra sin mover! Al fomentar un espíritu de escrutinio, puede generar nuevas eficiencias para su equipo. Demasiadas empresas son víctimas del canto de sirena de la automatización y se apresuran a recorrer la isla sin pensarlo mucho. Después de todo, la tecnología viene con promesas irresistibles como mayor eficiencia y reducción drástica de costos —y cuando se utiliza de manera efectiva—cumple. Si sigue esta guía, podrá evitar los problemas de automatización más comunes y convertirse en una de las organizaciones más aclamadas que aprovecha sus beneficios.
¿Cómo impulsa la automatización inteligente la hiperproductividad?
La automatización inteligente de procesos (IPA) puede cambiar las reglas del juego para su organización en más de un sentido. Una de las formas más importantes de transformar su flujo de trabajo es impulsando la hiperproductividad. En lugar de simplemente ser productivo, su equipo puede volverse hiperproductivo y completar el trabajo más rápido y eficientemente que nunca. ¿Quieres utilizar la automatización a tu favor? Chatea con nuestro equipo para saber cuál es el mejor software de automatización para su organización.
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