5 cosas que debes saber sobre la automatización de procesos de negocio
No pasa un día sin que aparezca un titular elogiando o temiendo la automatización. Es comprensible. El progreso de la tecnología puede ser a la vez emocionante y aterrador. Pero con demasiada frecuencia se pasa por alto que la IA es tu amiga, no tu enemiga.
En primer lugar, ¿qué es la automatización de procesos de negocio?
Empecemos por lo sencillo y dejemos toda la terminología complicada en la puerta. La automatización de procesos de negocio (BPA) ejecuta una secuencia de tareas automáticamente. Las organizaciones utilizan tecnología automatizada para convertir el trabajo manual, mundano y propenso a errores en tareas de conducción autónoma que se ejecutan solas.
¿Qué tipos de procesos automatizan las empresas? Procesos tan sofisticados como órdenes de compra, admisiones universitarias y apertura de cuentas bancarias. Dentro de cada proceso hay una serie de tareas más pequeñas que se ejecutan de forma autónoma, como ingreso de datos, enrutamiento de aprobación, captura de firmas y administración de bases de datos.
Al convertir las tareas manuales en flujos de trabajo de procesos automatizados, las organizaciones pueden:
Profundicemos en dos mitos y tres hechos que le ayudarán a construir una estrategia ganadora de automatización de procesos de negocio.
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❌ Ficción: Todos los procesos son aptos para la automatización
Con todo el revuelo en torno a la hiperautomatización, se podría pensar que es la Un bálsamo para cada problema empresarial. Pero es todo lo contrario: automatizar las cosas equivocadas crea aún más problemas.
¿Qué podría no beneficiarse de la automatización?
Servicio de guante blanco: ya sea su cliente más importante o una oferta exclusiva, algunas interacciones de alto valor producen mejores resultados utilizando el toque humano.
Procesos puntuales o muy ocasionales
Procesos que requieren una contemplación significativa: por ejemplo, una empresa que promociona un programa de membresía de élite podría pensar mucho en evaluar a los solicitantes. Evite automatizar tareas con toneladas de factores atenuantes no repetibles que impulsan cada decisión individual.
Su diferenciador competitivo: la IA y la automatización avanzada solían ser herramientas que sólo las marcas más importantes podían permitirse. Ahora, todos pueden tomar una porción del pastel de la automatización. Evite automatizar lo que hace que su organización sea más valiosa. En lugar de eso, concéntrese en automatizar los procesos que sustentan su éxito para que pueda concentrarse en brindar una experiencia inolvidable.
Los mejores candidatos para la automatización son los procesos que:
Son altamente manuales y repetitivos
Ocurre con frecuencia a lo largo del día
Tienen mucha entrada de datos
Utilice un conjunto de reglas repetidamente estrictas
Drena tanto tiempo que ignores tu competencia principal
Implicar la coordinación entre múltiples sistemas y departamentos
Conllevar importantes implicaciones regulatorias
Al seleccionar los procesos adecuados para la automatización, su organización está mejor posicionada para ganar con la automatización.
❌ Ficción: La automatización es una tecnología única
Pero eso no significa que todas las empresas aprovechen la misma pila tecnológica.
La automatización de procesos de negocio es una familia ajetreada de tecnologías, cada una con su propio conjunto de habilidades distintivas. Estas son las cinco principales tecnologías de automatización inteligente que utilizarán las empresas en 2023:
Automatización robótica de procesos (RPA): RPA recluta una armada de bots de software para realizar tareas manuales a la velocidad del rayo. Las tareas de ingreso de datos manuales “silla giratoria” son el área de especialización de RPA. Puede transferir datos entre sistemas, monitorear sitios web de la competencia para detectar fluctuaciones de precios o iniciar sesión en una aplicación y realizar una serie de tareas. Puede entrenar fácilmente RPA en cualquier proceso que venga con una receta repetible de clics y pulsaciones de teclas.
Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP): IDP gestiona su información de forma más inteligente. Es una herramienta impulsada por IA que no solo digitaliza un documento sino que también extrae y organiza su contenido. IDP puede extraer direcciones postales de miles de aplicaciones escritas a mano y agregar automáticamente los datos a una base de datos CRM. Puede enrutar una factura para su aprobación en función de las partidas. IDP hace que el contenido de sus documentos sea utilizable en sus procesos de negocio.
Inteligencia artificial (IA): la inteligencia artificial ayuda a las organizaciones a analizar los datos a mayor velocidad que nunca— y a aprender de ellos a medida que avanzan. Mientras que las automatizaciones tradicionales harían lo que se les dice, una y otra vez la IA puede identificar áreas de optimización. Sus aplicaciones son infinitas: los administradores de flotas pueden usarlo para enrutar mejor las entregas, los investigadores lo están capacitando para detectar preocupaciones en imágenes médicas y los especialistas en marketing segmentan las audiencias con precisión. También impulsa movimientos estratégicos de primer nivel como gemelos digitales y minería de procesos.
Procesamiento del lenguaje natural e IA generativa: la tecnología de procesamiento del lenguaje natural (PNL) sirve como traductor entre humanos y máquinas. Con la PNL, las computadoras pueden comprender el lenguaje humano—y actuar sobre él. Por ejemplo, la PNL ayuda a un chatbot a comprender “necesito restablecer mi contraseña” y no solo responde, sino que sabe qué hacer detrás de escena para cambiar sus credenciales.
Visión por computadora: la visión por computadora impulsa los autos autónomos, los entrenadores virtuales como los espejos de fitness y el Face ID de su teléfono inteligente. La tecnología otorga a las máquinas un par de ojos para que puedan detectar objetos y tomar decisiones cruciales basadas en lo que ven.
Si bien RPA puede incluir las cifras de ventas en una tabla, Generativo APuedo ayudar a intercambiar ideas sobre la sección escrita del informe. La tecnología es un gran conversador, capaz de ingerir información y convertirla en borradores de correos electrónicos, subtítulos de redes sociales o incluso las respuestas de un chatbot.
✅ Hecho: No hay transformación digital sin automatización de procesos
La frase “transformación digital” ha entusiasmado a las salas de juntas desde principios de la década de 2010. A lo largo de los años, diversas tendencias han impulsado el concepto. Y no muestra signos de desaceleración: el IDC predice que el 40% de los ingresos totales provendrán exclusivamente de productos y servicios digitales en 2026.
La automatización es el factor de crecimiento detrás de todas las empresas, desde los hospitales locales hasta las empresas emergentes que quieren fabricar productos farmacéuticos en órbita. Incluso si no ve su organización como una empresa de tecnología, los expertos le instan a que se vea a sí mismo como una empresa de datos. ¿por qué?
Los minoristas están incorporando diseños de viviendas de Roombas y claves de Wall Street en imágenes satelitales para predecir el botín total de la temporada de compras navideñas. Un solo teléfono inteligente recopila datos de un ejército de sensores a bordo, desde acelerómetros y giroscopios hasta localizadores GPS. Si a esto le sumamos relojes inteligentes, televisores e incluso tostadoras, Huawei predice que cada persona en el planeta lo hará poseer al menos cinco dispositivos inteligentes para 2025.
Gestionar esta cantidad de datos sin precedentes es simplemente imposible sin BPA. La automatización pone en uso todos estos nuevos datos.
Puede activar automatizaciones basadas en ciertos parámetros, recomendar productos, generar informes e identificar anomalías—todo en tiempo real. Si bien antes se necesitaban semanas para preparar un informe financiero estándar, las empresas inteligentes están utilizando la automatización de procesos para enrutar, administrar y analizar conjuntos de datos masivos.
✅ Hecho: La automatización tiene más éxito cuando los humanos participan
Con toda esta charla sobre software y máquinas, parece que los humanos no tienen ningún papel, ¿verdad?
Como consumidor, has participado en varias automatizaciones HITL—incluso de tus empresas tecnológicas favoritas. Netflix utiliza la automatización para generar una programación de programas y películas adaptados a tus gustos y preferencias, diagramados por Venn con personas como tú.
Pero aún así te piden a ti, el humano, que le des el pulgar hacia arriba o hacia abajo a sus picos.
Sus reacciones alimentan su algoritmo para afinar las recomendaciones futuras.
Lo mismo ocurre en el ámbito empresarial. La automatización eficaz no cede el control total a las máquinas.
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Los antropólogos dicen que el cerebro humano ha estado en esto durante entre 35.000 y 1,7 millones de años. En ese tiempo, nos hemos convertido en expertos en intuición: simplemente sabemos cuándo las cosas no están del todo bien. Ya sea que esté utilizando la automatización para ofrecer recomendaciones de vestuario o analizar datos en busca de fallas de cumplimiento, los humanos tienen buen ojo para las cosas que la inteligencia artificial aún no ha abordado.
¿Otra zona donde brillan los humanos? Interacciones con los clientes.
La automatización puede manejar el procesamiento de facturas, juicios de solicitudes y cumplimiento de pedidos. Todo lo que refuerza la acción detrás de escena para que puedas concentrarte en tu mayor activo: tu base de clientes.
En la mayoría de los casos, el toque humano es el toque mágico que puede superar las objeciones y empujar a un cliente indeciso a su club de leales. A medida que más y más empresas prueban chatbots y agentes virtuales, hablar con un ser humano real podría convertirse en un diferenciador competitivo.
✅ Hecho: El éxito de la automatización no es igual para todas las empresas
El barómetro que cada empresa utiliza para medir el éxito del BPA parece diferente. ¿Qué KPI son los más populares de seguir?
Reducción de costes
Mejorar una métrica de servicio al cliente como el tiempo promedio de manejo o el puntaje neto del promotor
Genere más clientes potenciales entrantes
Tasa de error reducida
Tiempo ahorrado
Reducir la rotación de clientes
Procesar más aplicaciones
Independientemente del KPI que sea más importante para su equipo, asegúrese de definir formas muy específicas de medir el éxito. Por ejemplo, en sí mismo, “generar más clientes potenciales” no es un KPI ganador. Fije un número: queremos generar 700 clientes potenciales más durante un período de 60 días. La única forma de encontrar valor en la automatización es determinar con precisión qué tan valiosa es la iniciativa para su empresa.
¿Cómo aumenta el BPA la hiperproductividad?
La automatización de procesos de negocio (BPA) puede cambiar las reglas del juego para su organización en más de un sentido. Una de las formas más importantes de transformar su flujo de trabajo es impulsando la hiperproductividad. En lugar de simplemente ser productivo, su equipo puede volverse hiperproductivo y completar el trabajo más rápido y eficientemente que nunca.
La automatización de procesos de negocio es un siguiente paso emocionante en el que cualquier organización puede sumergirse. Pero, como ocurre con cualquier iniciativa nueva, es posible que tengas preguntas sobre cómo hacerla bien para tu equipo. Chatea con nosotros para aprender el mejor software de automatización para su organización.
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